公證檔案查詢管理辦法一、總則（一）目的為加強公證檔案的查詢管理，規(guī)范查詢行為，保障公證檔案的安全與完整，維護當事人及相關(guān)利害關(guān)系人的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國公證法》《公證檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所保管的公證檔案的查詢管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則查詢公證檔案應當遵守國家法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.安全保密原則嚴格確保公證檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應當嚴格保密。3.規(guī)范有序原則建立規(guī)范的查詢流程和管理制度，明確查詢權(quán)限、程序和要求，確保查詢工作有序進行。二、查詢主體與權(quán)限（一）當事人公證事項的當事人有權(quán)查詢與其本人相關(guān)的公證檔案。當事人查詢時，應當提交本人有效身份證件及與公證事項相關(guān)的證明材料。（二）公證事項的利害關(guān)系人公證事項的利害關(guān)系人在符合法定條件下，可以查詢相關(guān)公證檔案。利害關(guān)系人查詢時，應當提交本人有效身份證件、與公證事項有利害關(guān)系的證明材料以及相關(guān)司法機關(guān)、行政機關(guān)的協(xié)助查詢通知書等。（三）司法機關(guān)、行政機關(guān)司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦理案件、履行職責需要查詢公證檔案的，應當按照相關(guān)法律規(guī)定和程序，提交協(xié)助查詢通知書、工作證等有效證件。（四）其他經(jīng)授權(quán)的單位或個人經(jīng)本公司/組織書面授權(quán)的其他單位或個人，在授權(quán)范圍內(nèi)可以查詢公證檔案。授權(quán)查詢應當明確查詢的檔案范圍、期限和用途等，并要求授權(quán)單位或個人簽署保密承諾書。三、查詢范圍（一）公證申請書包括當事人提交的申請材料、申請事項的內(nèi)容及相關(guān)說明等。（二）受理通知書記錄公證機構(gòu)受理公證申請的時間、編號等信息。（三）詢問筆錄公證人員對當事人及相關(guān)證人進行詢問的記錄，包括詢問時間、地點、詢問人、被詢問人及詢問內(nèi)容等。（四）證據(jù)材料當事人提交的證明材料、公證機構(gòu)收集的證據(jù)等，如身份證明、財產(chǎn)證明、合同協(xié)議等。（五）公證書原本及副本公證書的正式文本，包括公證事項的證明內(nèi)容、公證機構(gòu)及公證員的簽章等。（六）審批文件公證機構(gòu)內(nèi)部對公證事項進行審批的相關(guān)文件，如審批意見、審批人簽字等。（七）其他與公證事項有關(guān)的材料如現(xiàn)場勘查記錄、翻譯件、往來函件等。四、查詢流程（一）申請查詢?nèi)藨斚虮竟?組織提交查詢申請表，申請表應當填寫查詢?nèi)嘶拘畔?、查詢事項、查詢檔案范圍等內(nèi)容，并簽字或蓋章。同時，按照本辦法規(guī)定提交相關(guān)證明材料。（二）受理本公司/組織檔案管理部門收到查詢申請后，應當對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格、證明材料的真實性與完整性、查詢事項與檔案的關(guān)聯(lián)性等。對于符合條件的申請，予以受理，并出具受理回執(zhí)；對于不符合條件的申請，應當書面告知查詢?nèi)瞬挥枋芾淼睦碛伞＃ㄈ┎樵?.檔案管理部門根據(jù)受理的查詢申請，確定具體的查詢檔案范圍，并安排專人負責查詢。2.查詢?nèi)藛T應當按照規(guī)定的查詢方式和要求進行查詢，不得擅自擴大查詢范圍或篡改查詢內(nèi)容。查詢過程中應當做好記錄，記錄內(nèi)容包括查詢時間、查詢?nèi)?、查詢檔案名稱及編號、查詢結(jié)果等。3.對于可以當場提供查詢結(jié)果的，應當當場提供；對于不能當場提供的，應當在規(guī)定的期限內(nèi)予以答復。（四）結(jié)果反饋查詢結(jié)束后，檔案管理部門應當將查詢結(jié)果以書面形式反饋給查詢?nèi)?。查詢結(jié)果應當清晰、準確地反映所查詢檔案的相關(guān)內(nèi)容。對于查詢到的檔案材料，如需提供復印件的，應當按照規(guī)定進行復印，并加蓋本公司/組織檔案管理專用章。（五）歸檔查詢工作結(jié)束后，檔案管理部門應當將查詢申請表、受理回執(zhí)、查詢記錄、查詢結(jié)果反饋等相關(guān)材料進行整理歸檔，妥善保存。五、檔案利用與保密規(guī)定（一）檔案利用1.查詢?nèi)死霉C檔案應當在本公司/組織指定的場所進行，不得擅自將檔案帶離指定場所。2.查詢?nèi)藨攼圩o檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.未經(jīng)本公司/組織書面同意，查詢?nèi)瞬坏脤⒉樵儷@得的檔案信息用于與查詢目的無關(guān)的其他用途。（二）保密規(guī)定1.本公司/組織工作人員應當嚴格遵守保密制度，對在查詢管理工作中知悉的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私予以保密。2.嚴禁向無關(guān)人員泄露公證檔案內(nèi)容及查詢情況。對于因工作需要知悉檔案信息的人員，應當與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.檔案管理部門應當采取必要的安全保密措施，如對檔案存儲場所進行安全防護、對電子檔案進行加密管理等，防止檔案信息泄露。六、特殊情況處理（一）檔案缺失或損壞如發(fā)現(xiàn)查詢的公證檔案缺失或損壞，檔案管理部門應當及時進行查找和修復。對于無法查找或修復的檔案，應當向查詢?nèi)苏f明情況，并提供相關(guān)證明材料。（二）涉及爭議或法律糾紛當公證檔案查詢涉及爭議或法律糾紛時，本公司/組織應當積極配合相關(guān)司法機關(guān)、行政機關(guān)的調(diào)查工作。按照法律規(guī)定和程序提供檔案材料，并做好相關(guān)記錄。（三）緊急查詢需求對于因特殊緊急情況需要立即查詢公證檔案的，查詢?nèi)藨斦f明緊急情況的原因，并提供相關(guān)證明材料。本公司/組織在核實情況后，應當優(yōu)先處理緊急查詢申請，盡快提供查詢結(jié)果。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督本公司/組織應當建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對公證檔案查詢管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括查詢流程的執(zhí)行情況、檔案利用與保密規(guī)定的落實情況、檔案管理的安全狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應當及時督促整改。（二）外部監(jiān)督接受司法行政機關(guān)、公證協(xié)會等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實提供查詢管理工作的相關(guān)資料和情況。對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應當認真研究并及時整改落實。八、責任追究（一）查詢?nèi)素熑尾樵內(nèi)诉`反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，應當承擔相應的法律責任：1.提供虛假證明材料騙取查詢資格的；2.擅自擴大查詢范圍、篡改查詢內(nèi)容或泄露檔案信息的；3.將檔案帶離指定場所、涂改、污損檔案或抽取、撤換檔案材料的；4.將查詢獲得的檔案信息用于與查詢目的無關(guān)的其他用途，給本公司/組織或他人造成損失的。（二）本公司/組織工作人員責任本公司/組織工作人員在公證檔案查詢管理工作中違反法律法規(guī)、本辦法規(guī)定及保密制度，有下列行為之一的，應當依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：1.對符合條件的查詢申請不予受理或故意刁難查詢?nèi)说模?.未按照規(guī)定程序