公司部門資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門資料的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖紙、技術(shù)資料等各類資料。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保資料的全面收集、整理和保存，避免重要資料缺失。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)應(yīng)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、損壞或丟失。5.可追溯性原則：資料應(yīng)具備清晰的標(biāo)識(shí)和記錄，便于查詢和追溯其來源、流轉(zhuǎn)過程及使用情況。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批資料管理的相關(guān)制度和流程。2.監(jiān)督資料管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和決策。（二）資料管理部門1.制定和完善資料管理辦法及相關(guān)制度。2.負(fù)責(zé)公司整體資料管理工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。3.組織資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和保管。4.建立資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理和共享。5.定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)措施。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門資料管理工作的組織和實(shí)施。2.督促本部門員工及時(shí)、準(zhǔn)確地提交各類資料，并對(duì)資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本部門員工正確使用和保管資料。（四）資料管理人員1.具體負(fù)責(zé)資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。2.對(duì)資料進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，確保資料的安全和完整。3.協(xié)助各部門查詢和使用資料，提供相關(guān)技術(shù)支持。（五）其他員工1.按照本辦法及相關(guān)規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地提交個(gè)人工作中產(chǎn)生的各類資料。2.妥善保管和正確使用所接觸到的公司資料，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或銷毀。三、資料的分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司與客戶、供應(yīng)商簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)表。4.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。5.技術(shù)資料類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)報(bào)告等。6.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料，如會(huì)議紀(jì)要、宣傳資料、客戶資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料編號(hào)采用[部門代碼][年份][流水號(hào)]的格式。2.部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱和職能，設(shè)定相應(yīng)的兩位代碼，如行政部為“XZ”，財(cái)務(wù)部為“CW”等。3.年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的資料編號(hào)為“23”。4.流水號(hào)：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，行政部2023年第5份文件的編號(hào)為“XZ23005”。四、資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確資料收集的責(zé)任人，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集。2.資料收集應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括前期調(diào)研、策劃、實(shí)施、總結(jié)等各個(gè)階段產(chǎn)生的資料。3.對(duì)于外部獲取的資料，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品資料、政府部門發(fā)布的政策文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和登記。（二）整理要求1.資料管理人員應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份資料進(jìn)行審核，確保資料內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。3.去除資料中的重復(fù)、冗余信息，對(duì)重要資料進(jìn)行標(biāo)注和索引，以便于查詢和使用。五、資料的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)按照編號(hào)順序排列，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.歸檔資料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，以便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照資料類別和年份進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.電子資料：存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照資料分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，每個(gè)文件夾下按照編號(hào)順序存儲(chǔ)電子文檔。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、資料的借閱與使用（一）借閱流程1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交資料管理部門審核。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。如批準(zhǔn)借閱，應(yīng)在《資料借閱申請(qǐng)表》上簽字，并登記借閱資料的相關(guān)信息。4.借閱人憑《資料借閱申請(qǐng)表》到資料管理部門領(lǐng)取資料。資料管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)資料數(shù)量、檢查資料完整性，并提醒借閱人注意資料的保管和歸還期限。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印或摘錄資料內(nèi)容，應(yīng)事先征得資料管理部門的同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還流程1.借閱人歸還資料時(shí)，應(yīng)到資料管理部門辦理歸還手續(xù)。資料管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還資料的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。2.資料管理人員在確認(rèn)資料無誤后，在《資料借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表存檔。3.歸還的資料應(yīng)按照原存放位置進(jìn)行歸位，確保資料存儲(chǔ)的整齊和有序。七、資料的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.資料管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制資料的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)定不同的查閱級(jí)別，確保資料只能被授權(quán)人員訪問。4.在資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止資料泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和可讀性。對(duì)于損壞或老化的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更新。3.制定資料備份計(jì)劃，定期對(duì)重要資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。4.加強(qiáng)對(duì)資料管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。如發(fā)生資料丟失、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、資料的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對(duì)資料進(jìn)行清理，清理范圍包括已過期、已失效、不再使用或無保存價(jià)值的資料。2.清理工作應(yīng)遵循謹(jǐn)慎、合理的原則，確保重要資料不被誤清理。（二）清理流程1.資料管理部門每年定期組織資料清理工作，制定清理計(jì)劃和清單。2.各部門按照清理計(jì)劃，對(duì)本部門的資料進(jìn)行自查和清理，將擬清理的資料清單提交給資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)各部門提交的資料清單進(jìn)行審核，確定最終的清理資料清單。4.對(duì)于擬清理的資料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。（三）銷毀流程1.經(jīng)審核批準(zhǔn)后的清理資料，由資料管理部門組織銷毀。銷毀方式可根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒等。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。3.銷毀完成后，應(yīng)填寫《資料銷毀記錄》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。4.《資料銷毀記錄》應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.資料管理部門定期對(duì)各部門資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱、保密等方面。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門資料管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并將自查情況報(bào)告資料管理部門。（二）外部審計(jì)1.公司定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括資料管