關于緊急采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司緊急采購行為，確保緊急情況下物資和服務的及時供應，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，同時保障采購活動合法合規(guī)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在遇到緊急情況時進行的物資采購和服務采購活動。（三）基本原則1.及時性原則：以最快的速度完成緊急采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受延誤。2.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量和滿足需求的前提下，合理控制采購成本。4.透明性原則：采購過程應保持一定的透明度，接受必要的監(jiān)督。二、緊急采購的定義與認定（一）定義緊急采購是指因不可抗力、突發(fā)事件、生產(chǎn)急需等特殊原因，無法按照正常采購流程進行的物資和服務采購。（二）認定標準1.因自然災害、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等不可抗力因素導致生產(chǎn)經(jīng)營受到嚴重影響，急需采購物資或服務以恢復正常運轉(zhuǎn)。2.突發(fā)事件導致設備故障、原材料短缺等，嚴重影響生產(chǎn)進度，必須立即采購相關物資或服務。3.生產(chǎn)計劃臨時調(diào)整，現(xiàn)有庫存無法滿足需求，且等待正常采購流程會導致生產(chǎn)停滯。4.其他經(jīng)公司管理層認定為緊急情況的。三、緊急采購的流程（一）需求部門提出申請1.需求部門填寫《緊急采購申請表》，詳細說明緊急采購的原因、物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計金額等信息。2.附上相關證明材料，如事故報告、生產(chǎn)計劃調(diào)整通知等，以支持緊急采購的必要性。（二）審批1.《緊急采購申請表》提交至部門負責人，部門負責人審核申請的合理性和必要性，簽署意見后報分管領導審批。2.分管領導根據(jù)緊急程度和對生產(chǎn)經(jīng)營的影響程度進行審批，對于重大緊急采購事項，需報公司總經(jīng)理批準。（三）采購實施1.經(jīng)審批通過后，采購部門立即啟動緊急采購程序。優(yōu)先從公司合格供應商名錄中選擇供應商進行采購，如名錄中無合適供應商，可通過市場搜索等方式尋找新的供應商。2.采購人員與供應商溝通緊急采購需求，明確交貨時間、質(zhì)量要求、價格等關鍵條款，并簽訂緊急采購合同或采購訂單。合同或訂單應明確雙方的權利和義務，以及違約責任。（四）驗收1.物資到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，制定驗收標準和流程。2.物資到貨時，采購人員、需求部門人員共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。對于重要物資或服務，可邀請專業(yè)技術人員參與驗收。3.如驗收合格，填寫《緊急采購驗收單》；如驗收不合格，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)商解決，要求供應商更換物資或采取其他補救措施。（五）付款1.驗收合格后，采購部門整理相關采購憑證，包括發(fā)票、合同、驗收單等，提交至財務部門辦理付款手續(xù)。2.財務部門按照公司財務制度對采購憑證進行審核，審核無誤后安排付款。四、供應商管理（一）合格供應商名錄建立1.采購部門定期收集供應商信息，包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面。2.對收集到的供應商信息進行評估和篩選，建立公司合格供應商名錄。名錄應實行動態(tài)管理，定期更新。（二）緊急情況下供應商選擇1.優(yōu)先從合格供應商名錄中選擇供應商進行緊急采購。如名錄中無合適供應商，可通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、同行介紹等方式尋找新的供應商。2.對新選擇的供應商進行必要的資質(zhì)審查和信用評估，確保其具備提供所需物資或服務的能力和信譽。（三）供應商合作與監(jiān)督1.與供應商保持密切溝通，及時了解采購物資或服務的生產(chǎn)進度和交貨情況。對于可能影響交貨期的問題，提前協(xié)商解決方案。2.建立供應商評價機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面進行評價。評價結(jié)果作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)。3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、減少訂單量、取消合作資格等措施。五、風險管理（一）緊急采購風險識別1.市場風險：緊急采購時可能因市場供求關系變化導致價格波動較大，增加采購成本。2.質(zhì)量風險：由于采購時間緊迫，可能無法對供應商提供的物資或服務進行充分的質(zhì)量檢驗，導致采購的物資或服務質(zhì)量不符合要求。3.法律風險：緊急采購過程中可能因合同簽訂不規(guī)范、供應商資質(zhì)問題等引發(fā)法律糾紛。（二）風險應對措施1.市場風險應對：采購人員在采購前應盡可能了解市場行情，與多家供應商進行談判，爭取合理的價格。對于價格波動較大的物資，可考慮簽訂框架協(xié)議，約定價格調(diào)整機制。2.質(zhì)量風險應對：加強驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照驗收標準進行檢驗。對于重要物資或服務，可要求供應商提供樣品進行檢測，確保質(zhì)量符合要求。同時，在合同中明確質(zhì)量違約責任，對不符合質(zhì)量要求的物資或服務，要求供應商承擔相應的責任。3.法律風險應對：采購人員應熟悉相關法律法規(guī)，確保采購合同的簽訂和履行合法合規(guī)。在簽訂合同前，對合同條款進行仔細審查，避免出現(xiàn)法律漏洞。如有必要，可咨詢公司法律顧問的意見。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對緊急采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購成本是否合理、采購物資或服務質(zhì)量是否符合要求等。2.公司監(jiān)察部門對緊急采購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和查處，確保采購活動公正、透明。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，配合提供有關緊急采購的資料和信息。2.對于涉及公共利益的緊急采購項目，可邀請社會公眾參與監(jiān)督，提高采購活動的公信力。七、信息管理（一）緊急采購信息收集1.采購部門負責收集緊急采購活動中的各類信息，包括采購申請、審批文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.建立緊急采購信息檔案，對相關信息進行分類整理和歸檔保存，以便查詢和追溯。（二）信息共享與溝通1.采購部門定期將緊急采購信息向需求部門、財務部門等相關部門通報，確保各部門及時了解采購進展情況。2.建立緊急采購信息溝通平臺，方便各部門之間就緊急采購事項進行溝通和協(xié)調(diào)，提高工作效率。八、培訓與宣傳（一）培訓1.人力資源部門定期組織緊急采購管理辦法的培訓，提高員工對緊急采購流程和相關規(guī)定的認識和理解。2.針對采購人員、需求部門人員等不同崗位，開展有針對性的培訓，使其熟悉各自在緊急采購過程中的職責和操作要點。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站等渠道，宣傳緊急采購管理辦法的重要性和主要內(nèi)容，提高員工的重視程度。2.對緊急采購過程中的典型案