公司租賃房租管理辦法總則1.目的為加強公司租賃房屋的管理，規(guī)范租賃行為，保障公司合法權益，合理使用房屋資源，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有租賃房屋的管理，包括辦公用房、員工宿舍及其他經營性租賃房屋。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保租賃行為合法合規(guī)。經濟效益原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，合理控制租賃成本，提高房屋使用效益。規(guī)范管理原則：建立健全租賃房屋管理制度，明確各部門職責，規(guī)范租賃流程。安全保障原則：確保租賃房屋的使用安全，維護公司員工的生命財產安全。租賃房屋的規(guī)劃與需求管理1.需求調研各部門根據業(yè)務發(fā)展需要，提前向行政部門提交房屋租賃需求申請，詳細說明所需房屋的用途、面積、位置、租賃期限等信息。行政部門定期收集、匯總各部門的房屋租賃需求，結合公司實際情況進行分析評估，制定年度房屋租賃計劃。2.規(guī)劃審批年度房屋租賃計劃報公司管理層審批，經批準后作為公司租賃房屋的依據。對于臨時性、特殊需求的房屋租賃，需經相關部門負責人審核，報公司領導批準后實施。租賃房屋的選址與簽約1.選址標準選址應綜合考慮公司業(yè)務需求、地理位置、交通便利性、周邊配套設施等因素。優(yōu)先選擇交通便利、配套設施完善、安全可靠的房屋作為租賃對象。避免租賃存在安全隱患、產權糾紛或不符合法律法規(guī)要求的房屋。2.房源信息收集行政部門通過多種渠道收集房源信息，包括房產中介、網絡平臺、實地走訪等。對收集到的房源信息進行整理、篩選，建立房源信息庫，記錄房屋的基本情況、租金價格、租賃條件等。3.談判簽約根據房源信息庫，行政部門組織相關人員對意向房源進行實地考察，評估房屋狀況是否符合公司需求。與出租方進行租賃談判，明確租賃價格、租賃期限、租金支付方式、房屋維修責任、違約責任等條款。談判達成一致后，簽訂租賃合同。租賃合同應使用規(guī)范的文本格式，明確雙方的權利義務，確保合同合法有效。租賃合同簽訂后，行政部門負責將合同原件歸檔保存，并將相關信息及時通知財務部門和使用部門。租金支付與費用管理1.租金支付財務部門根據租賃合同約定的租金支付方式和期限，按時支付租金。租金支付前，財務部門應核對租賃合同、租金發(fā)票等相關憑證，確保支付金額準確無誤。如遇特殊情況需要延期支付租金，應提前與出租方溝通協(xié)商，并取得對方同意。延期支付租金應按照合同約定支付逾期違約金。2.費用管理租賃房屋產生的水電費、物業(yè)費、取暖費等其他費用，由使用部門負責按時繳納。使用部門應在收到繳費通知后，及時向財務部門申請費用報銷，并提供相關繳費憑證。財務部門對費用報銷進行審核，確保費用支出合理合規(guī)后予以報銷。房屋使用與維護1.使用規(guī)定使用部門應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。未經行政部門書面同意，使用部門不得將租賃房屋轉租、轉借他人使用。使用部門應愛護租賃房屋及附屬設施設備，保持房屋整潔衛(wèi)生，合理使用水電等資源。2.維護責任出租方負責租賃房屋主體結構的維修和保養(yǎng)，確保房屋安全使用。使用部門負責租賃房屋內部設施設備的日常維護和保養(yǎng)，如發(fā)現設施設備損壞應及時通知行政部門。行政部門負責協(xié)調出租方對租賃房屋進行定期檢查和維修，確保房屋處于良好的使用狀態(tài)。3.維修流程使用部門發(fā)現房屋設施設備損壞后，應填寫《房屋維修申請表》，詳細說明損壞情況和維修要求，提交行政部門。行政部門對《房屋維修申請表》進行審核，確認后聯(lián)系出租方安排維修人員進行維修。維修完成后，使用部門對維修情況進行驗收，并在《房屋維修驗收單》上簽字確認。行政部門負責將維修費用結算憑證歸檔保存，并按照合同約定與出租方進行費用結算。安全管理1.安全責任公司對租賃房屋的安全管理工作負總責，各使用部門負責本部門使用房屋區(qū)域的安全管理。行政部門應定期組織對租賃房屋進行安全檢查，發(fā)現安全隱患及時督促整改。使用部門應加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識，確保租賃房屋的使用安全。2.安全措施租賃房屋應配備必要的消防器材和安全設施設備，并確保其完好有效。使用部門應保持租賃房屋疏散通道暢通，嚴禁在疏散通道內堆放雜物。嚴禁在租賃房屋內使用明火、私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等行為。3.應急管理公司制定租賃房屋安全應急預案，明確應急處置流程和各部門職責。行政部門定期組織安全演練，提高員工的應急處置能力。發(fā)生安全事故時，使用部門應立即采取應急措施，并及時報告行政部門和公司領導。行政部門應按照應急預案組織救援和處置工作，配合相關部門進行調查處理。合同管理1.合同簽訂租賃合同簽訂前，行政部門應審核合同條款，確保合同內容符合法律法規(guī)要求和公司利益。合同簽訂后，行政部門負責將合同原件歸檔保存，并建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。2.合同變更與解除在租賃合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同，應經雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除后，行政部門應及時更新合同臺賬，并將相關情況通知財務部門和使用部門。3.合同糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，行政部門應及時收集相關證據，與出租方進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，可根據合同約定或相關法律法規(guī)，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在合同糾紛處理過程中，應及時向公司領導匯報進展情況，確保公司合法權益得到維護。檔案管理1.檔案收集行政部門負責收集、整理租賃房屋管理過程中產生的各類文件資料，包括租賃合同、租金發(fā)票、維修記錄、安全檢查報告等。各使用部門應積極配合行政部門做好檔案資料的收集工作，及時將本部門相關資料提交行政部門。2.檔案整理與歸檔行政部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、裝訂、歸檔。檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案資料的安全完整。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱檔案資料的，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經行政部門負責人批準后辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案資料時，應在規(guī)定的地點進行，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案資料。查閱或借閱完畢后，應及時歸還檔案資料。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對租賃房屋的使用情況、安全管理、費用繳納等進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。公司內部審計部門不定期對租賃房屋管理情況進行審計，檢查租賃行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.考核評價行政部門對各使用部門的租賃房屋管理工作進行考核評價，考