辦公電腦耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公電腦耗材的管理，規(guī)范耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高耗材使用效率，降低辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有辦公電腦及其相關設備所使用的耗材，包括但不限于打印機墨盒、硒鼓、打印紙、復印紙、鼠標、鍵盤、U盤等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公電腦耗材的采購、使用、庫存等由公司指定部門統(tǒng)一管理，確保資源的合理配置和有效利用。2.成本控制原則：在滿足辦公需求的前提下，通過優(yōu)化采購流程、合理庫存管理等措施，降低耗材采購成本和使用成本。3.質量保證原則：所采購的辦公電腦耗材應符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，確保質量可靠，性能穩(wěn)定，以保障辦公設備的正常運行。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在辦公電腦耗材管理中的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、管理職責（一）行政部門1.負責制定辦公電腦耗材管理的相關制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門的耗材需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。3.負責辦公電腦耗材的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購的耗材符合質量要求。4.建立辦公電腦耗材庫存管理制度，定期盤點庫存，及時掌握庫存動態(tài)，確保庫存數(shù)量準確。5.負責對辦公電腦耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，為成本控制和采購決策提供依據(jù)。6.協(xié)調處理辦公電腦耗材管理過程中的相關問題，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）使用部門1.根據(jù)本部門的辦公需求，每月[具體日期]前向行政部門提交下月耗材需求計劃，詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.負責本部門辦公電腦耗材的領用、使用和保管，指定專人負責耗材的領取和發(fā)放，并做好領用記錄。3.監(jiān)督本部門員工正確使用辦公電腦耗材，避免浪費和損壞，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時向行政部門報告。4.配合行政部門做好辦公電腦耗材的盤點工作，提供相關資料和數(shù)據(jù)。（三）財務部門1.負責審核辦公電腦耗材的采購預算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對辦公電腦耗材的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供財務數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)實際工作需要，合理預測辦公電腦耗材的使用量，提前制定需求計劃。需求計劃應詳細列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息。2.行政部門每月[具體日期]收集各部門的耗材需求計劃，結合庫存情況進行匯總分析。根據(jù)匯總結果，制定下月度辦公電腦耗材采購計劃，并報公司領導審批。3.采購計劃應遵循“合理、節(jié)約、適度”的原則，既要滿足辦公需求，又要避免庫存積壓。對于常用耗材，應保持一定的安全庫存，以應對突發(fā)情況。（二）供應商選擇1.行政部門負責建立辦公電腦耗材供應商名錄，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，選擇資質良好、信譽度高、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商。2.對擬選擇的供應商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質量控制體系、售后服務等情況?？疾旌细竦墓碳{入供應商名錄，并簽訂合作協(xié)議。3.定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格等進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等內容。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內容，并按照約定的時間和方式將貨物送達公司指定地點。3.行政部門在收到貨物后，應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.財務部門根據(jù)驗收合格的發(fā)票和入庫單，辦理費用報銷手續(xù)。報銷憑證應真實、合法、有效，符合公司財務制度的規(guī)定。四、庫存管理（一）庫存設置1.行政部門應設立專門的辦公電腦耗材倉庫，用于存放采購入庫的耗材。倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保耗材的質量不受影響。2.根據(jù)耗材的種類、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應詳細記錄耗材的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、型號、領用時間、領用數(shù)量、結存數(shù)量等信息。3.設立庫存預警機制，根據(jù)不同耗材的安全庫存和使用頻率，設定庫存下限。當庫存數(shù)量低于下限值時，及時發(fā)出預警信號，提醒行政部門及時采購。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對辦公電腦耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月[具體日期]，盤點方式可采用實地盤點或永續(xù)盤點。2.在盤點過程中，應認真核對庫存臺賬與實際庫存數(shù)量，對于盤盈、盤虧的情況，應查明原因，并及時進行處理。3.盤點結束后，編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果、差異情況及處理意見。庫存盤點報告經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領導審批。（三）庫存保管1.倉庫管理人員應妥善保管辦公電腦耗材，防止耗材受潮、發(fā)霉、變質、損壞等情況發(fā)生。對于易損、易變質的耗材，應采取特殊的保管措施。2.建立嚴格的出入庫管理制度，所有耗材的出入庫都應辦理相關手續(xù)，填寫出入庫單。出入庫單應經(jīng)相關負責人簽字確認后，方可作為記賬憑證。3.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設施，確保倉庫安全。五、使用管理（一）領用制度1.使用部門應指定專人負責辦公電腦耗材的領用工作。領用人員憑行政部門發(fā)放的領用憑證，到倉庫領取所需耗材。2.領用人員在領取耗材時，應認真核對耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與領用憑證一致。如有不符，應及時與倉庫管理人員溝通。3.倉庫管理人員應按照領用憑證發(fā)放耗材，并在領用憑證上簽字確認。領用人員應妥善保管領用憑證，作為費用報銷的依據(jù)。（二）使用規(guī)范1.各部門應加強對員工的培訓，提高員工對辦公電腦耗材正確使用和節(jié)約意識。員工應嚴格按照操作規(guī)程使用辦公電腦及其相關設備，避免因操作不當導致耗材浪費和設備損壞。2.在使用打印機、復印機等設備時，應根據(jù)實際需要合理設置打印、復印份數(shù)，避免不必要的浪費。對于可雙面打印、復印的文件，應盡量采用雙面打印、復印方式。3.對于鼠標、鍵盤、U盤等易損設備，應注意保護，避免摔打、碰撞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)設備損壞，應及時報修或更換，不得擅自拆卸或維修。（三）廢舊耗材管理1.辦公電腦耗材使用完畢后，產(chǎn)生的廢舊耗材（如墨盒、硒鼓、打印紙等）應統(tǒng)一回收處理。各部門不得隨意丟棄廢舊耗材，應將其分類整理后交行政部門集中處理。2.行政部門應定期與有資質的廢舊物資回收公司聯(lián)系，將回收的廢舊耗材交由其進行環(huán)保處理。在廢舊耗材交接過程中，應做好記錄，確保廢舊耗材得到妥善處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對辦公電腦耗材的采購、使用、庫存等情況進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商的供貨質量、庫存管理情況、領用制度的執(zhí)行情況、廢舊耗材的回收處理情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核機制1.建立辦公電腦耗材管理考核機制，對各部門在辦公電腦耗材管理方面的工作進行考核評價?？己酥笜税ê牟某杀究刂?、使用效率、庫存管理等方面。2.考核周期為每季度一次，由行政部門負責組織實施?？己私Y果將作為部門績效考核的重要依據(jù)之一。3.對于在辦公電腦耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于管理不善、造成浪費或損失的部門和個人，進行批評教育，