勞動合同保存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司勞動合同的保存管理，規(guī)范勞動合同簽訂、履行、變更、解除、終止等環(huán)節(jié)的檔案管理工作，確保勞動合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與員工簽訂的各類勞動合同以及與勞動合同管理相關(guān)的其他文件、資料的保存管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保勞動合同保存管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：如實反映勞動合同簽訂、履行等全過程情況，保證檔案資料的真實性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保勞動合同檔案的安全，防止信息泄露，維護(hù)公司和員工的隱私。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司人力資源管理決策提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除、終止等具體工作，并及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門勞動合同的日常管理工作，確保勞動合同的簽訂、履行符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.定期對勞動合同管理情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)勞動合同檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對接收的勞動合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范有序存放。3.負(fù)責(zé)勞動合同檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.按照規(guī)定提供勞動合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工勞動合同的日常管理工作，指定專人負(fù)責(zé)勞動合同的簽訂、保管等事宜。2.配合人力資源部門和檔案管理部門做好勞動合同的相關(guān)工作，及時提供所需資料和信息。三、勞動合同的簽訂與接收（一）簽訂流程1.人力資源部門根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和崗位需求，制定勞動合同簽訂計劃。2.與員工協(xié)商一致后，起草勞動合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。勞動合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。3.組織員工簽訂勞動合同，確保員工本人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章。簽訂過程中，應(yīng)向員工詳細(xì)說明勞動合同的各項條款，解答員工的疑問。4.對簽訂后的勞動合同進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。（二）接收要求1.人力資源部門應(yīng)在勞動合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將勞動合同原件及相關(guān)附件（如員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等）移交檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫《勞動合同移交清單》，詳細(xì)記錄勞動合同的編號、簽訂日期、員工姓名、崗位等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門接收勞動合同檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單內(nèi)容與實際檔案是否一致，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回人力資源部門補(bǔ)充完善。四、勞動合同檔案的整理與分類（一）整理要求1.檔案管理部門收到勞動合同檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。整理工作包括去除金屬物、裁剪整齊、修補(bǔ)破損等，確保檔案的整潔和完好。2.對每份勞動合同進(jìn)行逐頁編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和核對。3.檢查勞動合同的內(nèi)容是否完整，如有缺頁、漏簽等情況，應(yīng)及時與人力資源部門溝通解決。（二）分類方法1.按照勞動合同的簽訂時間進(jìn)行分類，可分為年度合同檔案。例如，將每年簽訂的勞動合同分別整理成一卷或多卷。2.也可按照員工崗位類別進(jìn)行分類，如管理人員勞動合同檔案、技術(shù)人員勞動合同檔案、普通員工勞動合同檔案等。3.在每一類檔案中，再按照勞動合同的編號順序進(jìn)行排列，便于管理和查找。五、勞動合同檔案的編號與裝訂（一）編號規(guī)則1.勞動合同檔案編號采用[具體編號方式]，由[編號組成部分及含義]組成。例如，編號為“LD2023001”，其中“LD”表示勞動合同檔案類別，“2023”表示簽訂年份，“001”表示該年份內(nèi)的第1份勞動合同檔案。2.編號應(yīng)確保唯一性，避免重復(fù)編號。同時，編號應(yīng)具有一定的邏輯性和擴(kuò)展性，便于今后檔案數(shù)量增加時的編號管理。（二）裝訂要求1.勞動合同檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、編號等信息，便于識別和存放。2.每份勞動合同應(yīng)按照簽訂順序依次排列，附件應(yīng)附在相應(yīng)勞動合同之后。裝訂時應(yīng)使用線繩或膠裝方式，確保檔案牢固、整齊。3.在檔案盒內(nèi)，應(yīng)放置《勞動合同目錄》，詳細(xì)列出盒內(nèi)每份勞動合同的編號、名稱、簽訂日期、員工姓名等信息，便于快速查找和查閱。六、勞動合同檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。庫房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.勞動合同檔案的保管期限為自勞動合同終止或解除之日起[X]年。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。2.在保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由人力資源部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見。（三）保護(hù)措施1.定期對勞動合同檔案進(jìn)行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的勞動合同檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。查閱和借閱此類檔案時，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記備案。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、銷毀、出借勞動合同檔案。如因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。七、勞動合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞動合同檔案的，應(yīng)填寫《勞動合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審核。2.人力資源部門審核通過后，開具《勞動合同檔案查閱介紹信》，申請人持介紹信到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理部門工作人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。3.查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的勞動合同檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱勞動合同檔案的，應(yīng)填寫《勞動合同檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提供有效證明材料。2.《勞動合同檔案借閱申請表》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的勞動合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無損。八、勞動合同檔案的信息化管理（一）建立電子檔案1.檔案管理部門應(yīng)逐步建立勞動合同檔案的電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括勞動合同文本、附件、相關(guān)審批文件等。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，便于檢索和查詢。（二）信息安全管理1.加強(qiáng)勞動合同檔案電子信息的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止信息泄露、篡改和丟失。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，制定數(shù)據(jù)備份計劃，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到存儲介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制電子檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案系統(tǒng)。對訪問電子檔案系統(tǒng)的人員進(jìn)行身份認(rèn)證和審計，記錄其操作行為，以便進(jìn)行追溯和管理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立勞動合同保存管理監(jiān)督機(jī)制，人力資源部門和檔案管理部門應(yīng)定期對勞動合同保存管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對勞動合同保存管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否