包裝行業(yè)訂單管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范包裝行業(yè)訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單準確、及時執(zhí)行，滿足客戶需求，提升公司市場競爭力和客戶滿意度，實現公司業(yè)務的可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及包裝產品訂單的接收、評審、下達、執(zhí)行、跟蹤及變更等相關活動，包括但不限于紙質訂單、電子訂單等各類形式的訂單。（三）基本原則1.合法性原則：訂單管理過程必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準和規(guī)范，確保公司經營活動合法合規(guī)。2.準確性原則：訂單信息應準確無誤，包括產品規(guī)格、數量、交貨期、交貨地點、客戶要求等關鍵內容，避免因信息錯誤導致的生產延誤、客戶投訴等問題。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應按照規(guī)定的時間節(jié)點處理訂單，確保訂單能夠按時交付，提高客戶滿意度。4.協作性原則：訂單管理涉及多個部門，各部門應密切協作、相互配合，形成高效的工作流程，共同完成訂單任務。二、訂單接收（一）接收渠道1.客戶直接下單：客戶通過電話、郵件、傳真或上門等方式直接向公司下達訂單。2.銷售部門轉單：銷售部門在與客戶簽訂合同或協議后，將訂單信息傳遞至訂單管理部門。（二）訂單信息記錄1.訂單管理部門在接收到訂單后，應立即對訂單信息進行詳細記錄，包括但不限于訂單編號、客戶名稱、聯系人、聯系電話、產品名稱、規(guī)格型號、數量、交貨期、交貨地點、包裝要求、特殊要求等。2.對于客戶提供的電子訂單，應及時進行下載、保存，并確保訂單信息的完整性和準確性。對于紙質訂單，應進行掃描或拍照留存電子文檔，同時將紙質訂單原件妥善歸檔。（三）訂單初步審核1.訂單管理部門在記錄訂單信息后，應對訂單的完整性和合規(guī)性進行初步審核。審核內容包括訂單是否包含必要的信息、客戶要求是否明確、交貨期是否合理等。2.如發(fā)現訂單信息不完整或存在疑問，訂單管理部門應及時與客戶或銷售部門溝通，要求補充或澄清相關信息，確保訂單信息準確無誤后再進行下一步處理。三、訂單評審（一）評審組織訂單評審由訂單管理部門牽頭，組織銷售部門、生產部門、技術部門、質量部門等相關部門共同參與。（二）評審內容1.客戶要求評審：銷售部門負責對客戶訂單中的交貨期、交貨地點、包裝要求、特殊要求等進行評審，確保能夠滿足客戶需求，并與客戶進行有效溝通。技術部門負責對產品的技術要求、規(guī)格型號等進行評審，確認公司是否具備生產能力和技術條件，如有疑問應及時與客戶溝通解決。2.生產能力評審：生產部門根據訂單數量、交貨期等要求，評估自身生產能力，包括設備產能、人員配備、原材料供應等情況，判斷是否能夠按時、按質、按量完成訂單生產任務。如生產部門認為無法滿足訂單要求，應及時提出調整建議，如增加設備、人員加班、調整生產計劃等，或與銷售部門協商與客戶溝通延長交貨期等事宜。3.質量要求評審：質量部門依據訂單中的質量標準和客戶特殊要求，制定相應的質量控制計劃和檢驗標準，確保產品質量符合要求。質量部門應對生產過程中的質量控制措施進行評審，確保能夠有效預防和控制質量問題的發(fā)生。（三）評審結果處理1.訂單評審結束后，評審小組應形成評審意見，明確訂單是否可以接受。如訂單可以接受，各部門應按照評審意見開展后續(xù)工作；如訂單存在問題無法接受，訂單管理部門應及時與銷售部門溝通，由銷售部門與客戶協商解決，如協商達成一致，應重新進行訂單評審。2.對于因客戶要求變更導致訂單需要重新評審的情況，應按照上述評審流程進行重新評審，并記錄評審過程和結果。四、訂單下達（一）下達流程1.訂單評審通過后，訂單管理部門根據評審結果，將訂單下達至相關部門執(zhí)行。訂單下達應明確訂單編號、產品名稱、規(guī)格型號、數量、交貨期、交貨地點、質量要求、包裝要求等關鍵信息。2.訂單管理部門應及時將訂單下達情況通知銷售部門，以便銷售部門與客戶保持溝通，及時反饋訂單執(zhí)行進度。（二）下達方式1.對于內部訂單，訂單管理部門可通過公司內部管理系統(tǒng)或工作聯系單等方式將訂單下達至相關部門。2.對于外部供應商訂單，訂單管理部門應根據采購合同或協議，通過郵件、傳真、采購訂單系統(tǒng)等方式將訂單發(fā)送至供應商，并要求供應商確認訂單接收情況。五、訂單執(zhí)行（一）生產部門1.生產部門接到訂單后，應根據訂單要求制定詳細的生產計劃，明確生產任務、生產進度安排、人員調配、設備維護等內容。2.生產部門應按照生產計劃組織生產，確保生產過程的順利進行。在生產過程中，應嚴格按照操作規(guī)程和質量標準進行操作，確保產品質量合格。3.生產部門應及時跟蹤生產進度，如發(fā)現生產過程中出現問題或延誤，應及時采取措施解決，并向訂單管理部門和銷售部門反饋生產進度情況。（二）采購部門1.采購部門根據訂單中的原材料需求，制定采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。2.采購部門應與供應商保持密切溝通，確保原材料按時、按質、按量供應。如因供應商原因導致原材料供應延遲或質量問題，采購部門應及時協調解決，并向生產部門和訂單管理部門反饋情況。3.采購部門應做好采購物資的驗收工作，確保采購物資符合訂單要求。對于不合格的采購物資，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。（三）質量部門1.質量部門按照訂單質量要求和質量控制計劃，對原材料、生產過程和成品進行檢驗和檢測。2.在原材料檢驗環(huán)節(jié)，質量部門應嚴格按照檢驗標準對采購的原材料進行檢驗，確保原材料質量合格后方可投入生產。3.在生產過程檢驗環(huán)節(jié)，質量部門應加強對生產過程的巡檢和抽檢，及時發(fā)現和糾正質量問題，確保產品質量符合要求。4.在成品檢驗環(huán)節(jié)，質量部門應對成品進行全面檢驗，確保成品質量合格后方可入庫或發(fā)貨。對于不合格的成品，應及時通知生產部門進行返工或報廢處理。（四）物流部門1.物流部門根據訂單交貨期和交貨地點，制定物流配送計劃，選擇合適的運輸方式和物流公司進行貨物運輸。2.物流部門應確保貨物包裝完好、標識清晰，按照規(guī)定的運輸要求進行運輸，避免貨物在運輸過程中受損。3.物流部門應及時跟蹤貨物運輸進度，如出現運輸延誤或貨物丟失等情況，應及時采取措施解決，并向訂單管理部門和銷售部門反饋運輸情況。六、訂單跟蹤（一）跟蹤責任部門訂單管理部門負責對訂單執(zhí)行全過程進行跟蹤，協調各部門之間的工作，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現的問題。（二）跟蹤內容1.生產進度跟蹤：訂單管理部門定期與生產部門溝通，了解訂單生產進度，包括已完成數量、未完成數量、預計完成時間等，確保訂單能夠按時完成生產任務。2.采購進度跟蹤：訂單管理部門與采購部門保持聯系，跟蹤原材料采購進度，確保原材料按時供應，不影響生產進度。3.質量檢驗跟蹤：訂單管理部門關注質量部門的檢驗情況，及時了解產品質量狀況，如發(fā)現質量問題，督促相關部門及時處理。4.物流配送跟蹤：訂單管理部門與物流部門溝通，掌握貨物運輸進度，確保貨物按時、安全送達客戶手中。（三）跟蹤結果反饋1.訂單管理部門應定期將訂單跟蹤情況以報表或報告的形式反饋給銷售部門，以便銷售部門及時向客戶反饋訂單執(zhí)行進度。2.如訂單執(zhí)行過程中出現重大問題或延誤，訂單管理部門應及時組織相關部門召開協調會議，分析問題原因，制定解決方案，并將處理結果及時反饋給銷售部門和客戶。七、訂單變更（一）變更申請1.客戶或公司內部各部門如需對訂單進行變更，應填寫訂單變更申請表，詳細說明變更內容、變更原因、變更時間等信息。2.訂單變更申請表應經相關部門負責人審核簽字后，提交至訂單管理部門。（二）變更評審1.訂單管理部門收到訂單變更申請表后，應組織相關部門對變更內容進行評審。評審內容包括變更對產品質量、生產進度、交貨期、成本等方面的影響。2.評審結束后，評審小組應形成評審意見，明確變更是否可行。如變更可行，各部門應按照評審意見制定相應的變更措施，并組織實施；如變更不可行，應及時與申請部門溝通，說明原因。（三）變更執(zhí)行1.經評審通過的訂單變更，訂單管理部門應及時將變更信息傳達至相關部門，并督促各部門按照變更要求執(zhí)行。2.各部門應根據訂單變更要求，調整生產計劃、采購計劃、質量控制計劃等相關工作安排，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。（四）變更記錄訂單管理部門應對訂單變更的全過程進行記錄，包括變更申請、評審意見、變更措施、執(zhí)行情況等信息，并存檔備案，以便日后查詢和追溯。八、訂單結算與付款（一）結算流程1.銷售部門負責與客戶進行訂單結算工作，根據訂單約定的價格、數量、交貨情況等，編制結算清單。2.結算清單經客戶確認后，銷售部門將結算清單提交至財務部門進行審核。3.財務部門審核無誤后，開具發(fā)票，并按照公司財務管理制度進行收款處理。（二）付款管理1.對于公司采購的原材料和服務等訂單，采購部門應按照采購合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。2.付款申請應經相關部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門審核通過后，按照公司財務管理制度進行付款操作。（三）賬目核對1.財務部門應定期與銷售部門、采購部門核對訂單賬目，確保賬目清晰、準確。2.如發(fā)現賬目差異，應及時查明原因，進行調整和處理，并形成賬目核對報告。九、訂單歸檔與統(tǒng)計分析（一）訂單歸檔1.訂單執(zhí)行完畢后，訂單管理部門應將訂單相關資料進行整理歸檔，包括訂單原件、評審記錄、變更記錄、生產記錄、檢驗報告、發(fā)貨憑證、結算清單等。2.訂單歸檔資料應按照時間順序、訂單編號等進行分類存放，便于查詢和追溯。（二）統(tǒng)計分析1.訂單管理部門應定期對訂單數據進行統(tǒng)計分析，包括訂單數量、銷售額、交貨期達成率、客戶滿意度等指標。2.通過統(tǒng)計分析，總結訂單管理過程中的經驗教訓，發(fā)現存在的問題和不足