公司存儲資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司存儲資料的管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司正常運營，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有部門、分支機構及員工在工作過程中產生、使用、存儲和流轉的各類資料，包括但不限于文件、合同、報表、數據、圖紙、影像資料等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保資料管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：涵蓋公司各類業(yè)務活動中產生的全部資料，保證資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：資料內容真實、準確，數據可靠，避免錯誤信息的傳遞和使用。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的存儲安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。5.可追溯性原則：能夠清晰記錄資料的產生、流轉、使用等過程，便于查詢和追溯。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司規(guī)章制度、通知、報告、會議紀要等。2.業(yè)務合同類：各類采購合同、銷售合同、服務合同等。3.財務資料類：財務報表、賬目、憑證、預算等。4.人事檔案類：員工基本信息、考勤記錄、培訓檔案、績效考核資料等。5.技術文檔類：產品研發(fā)資料、技術方案、工藝流程、圖紙等。6.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別、管理和查詢，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號格式如下：[資料類別代碼（2位字母）][年份（4位數字）][流水號（4位數字）]例如：行政文件類：AD20230001業(yè)務合同類：CT20230002財務資料類：FI20230003人事檔案類：HR20230004技術文檔類：TD20230005市場營銷類：MM20230006其他資料類：OT20230007資料類別代碼具體對應如下：AD行政文件CT業(yè)務合同FI財務資料HR人事檔案TD技術文檔MM市場營銷OT其他資料三、資料的產生與收集（一）職責分工1.各部門負責本部門業(yè)務范圍內資料的產生和收集工作，并指定專人負責資料管理。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責組織相關部門共同完成資料的收集和整理。（二）資料產生要求1.員工在工作過程中應及時、準確地記錄和整理相關資料，確保資料內容真實、完整。2.資料的格式應規(guī)范統(tǒng)一，便于后續(xù)的存儲、查詢和使用。對于電子資料，應按照規(guī)定的文件名命名規(guī)則進行命名；對于紙質資料，應在資料首頁右上角標注編號，并在相應位置加蓋部門印章。（三）收集流程1.資料產生后，產生部門的資料管理人員應及時對資料進行初步審核，確保資料符合要求。2.審核通過的資料，資料管理人員應按照資料分類和編號規(guī)則進行編號，并填寫《資料收集登記表》（見附件1），詳細記錄資料的名稱、編號、產生日期、來源、保管期限等信息。3.資料管理人員將編號后的資料及《資料收集登記表》一并提交給部門負責人進行審核，部門負責人審核無誤后簽字確認。4.部門負責人簽字確認后的資料，由資料管理人員按照規(guī)定的時間和方式移交至公司資料管理部門。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料：設立專門的紙質資料檔案室，按照資料類別和年度進行分類存放。檔案室應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質資料的安全存儲。2.電子資料：建立電子資料存儲系統(tǒng)，采用服務器存儲和磁盤陣列備份相結合的方式，確保電子資料的安全性和可靠性。電子資料應按照資料分類進行文件夾結構存儲，并建立相應的索引目錄，便于快速查詢。（二）保管期限根據資料的性質和重要程度，確定不同資料的保管期限。具體保管期限如下：1.行政文件類：長期保存。2.業(yè)務合同類：按照合同約定的履行期限屆滿后再保存[X]年。3.財務資料類：永久保存。4.人事檔案類：員工離職后保存[X]年。5.技術文檔類：根據產品生命周期和技術更新情況確定保管期限，一般為[X]年至[永久]。6.市場營銷類：保存[X]年。7.其他資料類：根據實際情況確定保管期限，一般為[X]年至[永久]。（三）資料保管要求1.資料管理人員應定期對紙質資料進行盤點和清查，確保資料的完整性和準確性。如發(fā)現資料缺失、損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。2.定期對電子資料進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。3.嚴格限制資料存儲區(qū)域的訪問權限，只有經過授權的人員才能進入資料存儲區(qū)域。對于紙質資料檔案室，應配備專人負責門禁管理；對于電子資料存儲系統(tǒng)，應設置不同級別的用戶權限，確保資料的安全性。4.對超過保管期限的資料，由資料管理部門會同相關部門進行鑒定，確定是否需要銷毀。如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱資料的，可向資料管理部門提出查閱申請。資料管理部門根據申請人的工作權限和查閱目的，確定是否予以批準。2.查閱行政文件類、財務資料類、人事檔案類等涉及公司機密的資料，需經相關部門負責人審批后，方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司資料的，必須經公司總經理批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。查閱過程中，資料管理部門應安排專人陪同，確保資料的安全和保密。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》（見附件2），詳細說明查閱資料的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.將《資料查閱申請表》提交給所在部門負責人審批，部門負責人根據查閱人的工作需要和資料的保密性進行審核，審核通過后簽字確認。3.對于需要相關部門負責人審批的資料，查閱人將《資料查閱申請表》提交給相關部門負責人進行審批，審批通過后簽字確認。4.《資料查閱申請表》經各級審批通過后，查閱人將申請表提交給資料管理部門。資料管理部門根據申請表的內容，為查閱人提供相應的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱資料名稱及編號、查閱目的等信息。5.查閱人查閱資料時，應在資料管理部門指定的地點進行，不得擅自將資料帶出指定區(qū)域。查閱過程中，應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、損壞等。查閱結束后，查閱人應及時將資料歸還資料管理部門，資料管理人員應認真核對資料的完整性和準確性。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱資料的，可向資料管理部門提出借閱申請。資料管理部門根據申請人的工作權限和借閱目的，確定是否予以批準。2.借閱行政文件類、財務資料類、人事檔案類等涉及公司機密的資料，需經公司總經理審批后，方可借閱。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司資料，如因特殊情況確需借閱的，必須經公司總經理批準，并簽訂保密協(xié)議和借閱承諾書后，方可借閱。借閱期限不得超過[X]個工作日。（四）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》（見附件3），詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.將《資料借閱申請表》提交給所在部門負責人審批，部門負責人根據借閱人的工作需要和資料的保密性進行審核，審核通過后簽字確認。3.對于需要公司總經理審批的資料，借閱人將《資料借閱申請表》提交給公司總經理進行審批，審批通過后簽字確認。4.《資料借閱申請表》經各級審批通過后，借閱人將申請表提交給資料管理部門。資料管理部門根據申請表的內容，為借閱人辦理資料借閱手續(xù)，并收取相應的押金（如有需要）。借閱手續(xù)辦理完成后，資料管理部門應做好借閱記錄。借閱記錄應包括借閱時間、借閱人、借閱資料名稱及編號、借閱目的、預計歸還時間等信息。5.借閱人借閱資料時，應在資料管理部門指定的地點進行，不得擅自將資料帶出公司或轉借他人。借閱過程中，應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、損壞等。借閱期限屆滿后，借閱人應及時將資料歸還資料管理部門，資料管理人員應認真核對資料的完整性和準確性。如發(fā)現資料缺失、損壞等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、資料的流轉與共享（一）流轉流程1.資料在公司內部各部門之間流轉時，由轉出部門填寫《資料流轉申請表》（見附件4），詳細說明流轉資料的名稱、編號、流轉原因、接收部門等信息。2.將《資料流轉申請表》提交給轉出部門負責人審批，部門負責人根據流轉的必要性和資料的保密性進行審核，審核通過后簽字確認。3.《資料流轉申請表》經轉出部門負責人審批通過后，由轉出部門資料管理人員將流轉資料及申請表一并提交給接收部門資料管理人員。接收部門資料管理人員在收到流轉資料后，應及時進行核對和簽收，并在申請表上簽字確認。4.接收部門資料管理人員收到流轉資料后，應按照規(guī)定的存儲方式和保管要求進行存放，并更新相關資料的索引目錄。（二）共享機制1.建立公司內部資料共享平臺，各部門可根據工作需要，將本部門允許共享的資料上傳至共享平臺。2.員工可通過共享平臺查閱和下載共享資料，但必須遵守平臺的使用規(guī)定和保密要求。3.對于涉及公司機密的資料，不得在共享平臺上共享。如需共享，必須按照公司的保密規(guī)定進行審批和處理。七、資料的保密與安全（一）保密措施1.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工在資料管理過程中的保密義務。2.對涉及公司機密的資料，應采取加密存儲、訪問控制、水印處理等技術手段，確保資料的保密性。3.在資料的查閱、借閱、流轉等過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止資料泄露。（二）安全保障1.定期對資料存儲設施進行檢查和維護，確保設施的正常運行，防止因設施故障導致資料丟失或損壞。2.制定應急預案，應對可能出現的自然災害、網絡攻擊、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件，確保在事件發(fā)生時能夠及時采取措施，保障資料的安全。3.加強對資料管理部門的安全管理，限制非授權人員進入資料存儲區(qū)域，防止資料被盜或被篡改。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門的資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的產生、收集、存儲、保管、查閱、借閱、流轉等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督小組對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考