興業(yè)證券采購管理辦法一、總則（一）目的為加強興業(yè)證券采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于興業(yè)證券總部及各分支機構(gòu)的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、信息技術(shù)設備、金融產(chǎn)品與服務、咨詢服務等各類采購項目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商有平等機會參與競爭，不得偏袒任何一方。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機制，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。（四）職責分工1.采購管理部門負責制定和完善公司采購管理制度、流程和標準。組織實施采購活動，包括采購需求的收集、采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。協(xié)調(diào)與其他部門在采購工作中的溝通與協(xié)作，跟蹤采購項目的進展情況，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。負責采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析和報告，為公司決策提供支持。2.需求部門負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息。參與采購供應商的選擇、采購合同的評審等工作，提供專業(yè)意見和建議。負責對采購物品或服務進行驗收，確保符合需求部門的要求。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的評審，對合同中的財務條款進行審核。負責采購款項的支付審核與結(jié)算工作，監(jiān)督采購資金的使用情況。4.風險管理部門負責對采購活動中的風險進行識別、評估和監(jiān)控。制定采購風險管理策略和措施，提出風險防范建議，確保采購活動符合公司風險管理要求。5.審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性以及采購效益等。對采購活動中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。二、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，在每年年末編制下一年度的采購預算。采購預算應詳細列出采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額等內(nèi)容。2.采購管理部門負責匯總各需求部門的采購預算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標和資源狀況，對采購預算進行審核和平衡，形成公司年度采購預算草案。3.年度采購預算草案經(jīng)財務部門審核后，提交公司管理層審批。經(jīng)批準的采購預算是公司年度采購活動的依據(jù)，各部門應嚴格執(zhí)行。（二）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務發(fā)展需要或其他特殊原因，確需調(diào)整采購預算的，需求部門應提出書面申請，詳細說明預算調(diào)整的原因、調(diào)整內(nèi)容及預計增加或減少的采購金額。2.采購管理部門對預算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見后報財務部門。財務部門對預算調(diào)整的必要性和合理性進行評估，并審核調(diào)整后的預算對公司財務狀況的影響。3.預算調(diào)整申請經(jīng)財務部門審核通過后，提交公司管理層審批。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整采購預算。三、采購流程管理（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展和工作實際需要，填寫《采購需求申請表》，詳細描述采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交付時間、售后服務要求等內(nèi)容。2.《采購需求申請表》經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，提交給采購管理部門。（二）采購計劃制定1.采購管理部門收到《采購需求申請表》后，對采購需求進行分析和評估，結(jié)合庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購方式、預計采購時間、采購責任人等內(nèi)容。對于重大采購項目，采購管理部門應組織相關(guān)部門進行專題論證，確保采購計劃的合理性和可行性。（三）供應商選擇與管理1.采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.對于擬采購的項目，采購管理部門從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，向其發(fā)出《采購詢價單》或《采購招標邀請書》，邀請供應商參與報價或投標。3.采購管理部門組織相關(guān)人員對供應商的報價或投標文件進行評審，評審內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務、信譽等方面。根據(jù)評審結(jié)果，選擇確定中標供應商或入圍供應商。4.采購管理部門與中標供應商或入圍供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。5.采購管理部門建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等情況進行評估。對于評估不合格的供應商，采購管理部門應及時采取措施，如暫停合作、取消合作資格等，并將相關(guān)情況記錄在供應商數(shù)據(jù)庫中。（四）采購合同簽訂與執(zhí)行1.《采購合同》經(jīng)采購管理部門負責人審核后，提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，采購管理部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關(guān)部門。2.采購管理部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付采購物品或服務。需求部門應積極配合采購管理部門，做好采購物品或服務的驗收準備工作。3.在采購合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，采購管理部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。涉及合同變更、解除的事項應按照公司合同管理的相關(guān)規(guī)定進行審批。（五）采購驗收1.采購物品或服務交付后，需求部門應按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、外觀等方面。2.需求部門驗收合格后，填寫《采購驗收單》，經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，提交給采購管理部門。采購管理部門將《采購驗收單》作為支付采購款項的依據(jù)之一。3.如采購物品或服務驗收不合格，需求部門應及時通知采購管理部門，采購管理部門負責與供應商協(xié)商解決。供應商應按照合同約定承擔相應的違約責任，如更換貨物、退貨、賠償損失等。（六）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，對采購款項的支付進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票信息等。2.經(jīng)財務部門審核無誤后，按照公司資金支付管理的相關(guān)規(guī)定辦理采購款項的支付手續(xù)。采購款項的支付應嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行，不得提前或延遲支付。四、采購方式管理（一）集中采購1.對于通用性強、采購量大、標準化程度高的采購項目，公司實行集中采購。集中采購由采購管理部門統(tǒng)一組織實施，通過招標、詢價等方式確定供應商和采購價格。2.集中采購應建立規(guī)范的采購流程和管理制度，確保采購活動的公開、公平、公正。采購管理部門應定期對集中采購項目的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化集中采購方案。（二）分散采購1.對于專業(yè)性較強、個性化需求較高、采購量較小的采購項目，由需求部門負責組織實施分散采購。需求部門應按照公司采購管理的相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購方式，確定供應商和采購價格。2.采購管理部門對分散采購項目進行監(jiān)督和指導，確保采購活動符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（三）招標采購1.對于達到公司規(guī)定招標限額標準的采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照《中華人民共和國招標投標法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。2.招標采購應組建評標委員會，評標委員會由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員和外部專家組成。評標委員會應按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，確保評標結(jié)果的公正、公平。（四）詢價采購1.對于采購金額較小、采購需求明確、市場競爭充分的采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應向不少于三家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.采購管理部門根據(jù)供應商的報價情況，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇確定成交供應商。（五）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購管理部門應組織相關(guān)部門進行論證，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)，并報公司管理層審批。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險管理部門會同采購管理部門、審計部門等相關(guān)部門，對采購活動中的風險進行識別和評估。采購活動中的風險主要包括采購決策風險、供應商選擇風險、合同風險、驗收風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采用定性與定量相結(jié)合的方法進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。對于高風險的采購項目，應采取重點監(jiān)控、加強審核等措施；對于一般風險的采購項目，可采取常規(guī)管理、定期檢查等措施。2.建立采購風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預警采購過程中的潛在風險。當風險指標達到預警值時，應及時采取措施進行處理，避免風險擴大。（三）風險監(jiān)控與改進1.采購管理部門負責對采購風險進行日常監(jiān)控，跟蹤風險應對措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.定期對采購風險管理工作進行總結(jié)和評估，分析風險應對措施的有效性，針對存在的問題及時進行改進，不斷完善采購風險管理體系。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應制定詳細的審計計劃，采用抽樣審計、專項審計等方式對采購項目進行審計。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題