管理類文件如何管理辦法總則目的為加強公司管理類文件的規(guī)范化管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，提高公司運營效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部所有管理類文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、修訂、廢止等全過程管理。管理職責1.行政部門負責管理類文件的歸口管理工作，制定和完善文件管理制度。組織文件的起草、審核、批準、發(fā)布等工作。負責文件的編號、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。2.各部門負責本部門管理類文件的起草、修訂和審核工作，并提交行政部門進行統(tǒng)一管理。負責本部門文件的使用、保管和定期清理工作。配合行政部門做好文件管理的相關工作。文件分類與編號文件分類管理類文件分為以下幾類：1.公司制度：包括公司章程、各項管理制度、規(guī)定等。2.部門職責：明確各部門職責、工作流程和權限等文件。3.會議紀要：記錄公司各類會議主要內容和決議的文件。4.通知通告：傳達公司各項通知、通告、決定等信息的文件。5.報告請示：向上級匯報工作進展、問題及請示事項的文件。6.其他文件：不屬于以上分類的其他管理類文件。文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一格式，由公司代碼、文件類別代碼、年份、順序號組成。公司代碼：[具體公司代碼]文件類別代碼：用兩位大寫字母表示，如“GZ”表示公司制度，“BM”表示部門職責，“JY”表示會議紀要，“TZ”表示通知通告，“BG”表示報告請示，“QT”表示其他文件。年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。順序號：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。2.示例：[公司代碼][文件類別代碼][年份][順序號]，如“[公司代碼]GZ2023001”表示公司2023年發(fā)布的第1號公司制度文件。文件起草與審核文件起草1.文件起草應遵循以下原則：符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。結合公司實際情況，具有可操作性。語言規(guī)范、準確、簡潔，避免歧義。2.起草部門應明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內容等，并確保文件內容完整、邏輯清晰。3.文件起草人應認真收集相關資料，進行充分的調研和分析，確保文件的科學性和合理性。文件審核1.文件起草完成后，應提交本部門負責人進行審核。審核內容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性、可操作性等。2.部門負責人審核通過后，將文件提交行政部門進行統(tǒng)一審核。行政部門審核重點關注文件格式、編號、語言表達等是否符合公司文件管理規(guī)定，并對文件內容進行必要的協(xié)調和溝通。3.對于涉及多個部門的文件，行政部門應組織相關部門進行會審，確保文件內容得到各部門的認可和支持。文件批準與發(fā)布文件批準1.經(jīng)審核通過的文件，由公司總經(jīng)理或其授權人進行批準。2.批準人應認真審查文件內容，確保文件符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略，對文件的質量和有效性負責。文件發(fā)布1.文件批準后，由行政部門負責統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內部網(wǎng)絡、公告欄、郵件等。2.文件發(fā)布時，應注明文件名稱、編號、發(fā)布日期、生效日期等信息，確保文件的清晰和準確傳達。3.對于重要文件，行政部門應組織相關人員進行培訓和宣貫，確保員工了解文件內容和要求，正確執(zhí)行文件規(guī)定。文件使用與保管文件使用1.公司員工應按照文件規(guī)定的權限和流程使用文件，確保文件的正確執(zhí)行。2.各部門應指定專人負責文件的領取、發(fā)放和回收工作，建立文件使用登記臺賬，記錄文件的使用情況。3.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改，應及時反饋給行政部門，不得擅自修改文件內容。文件保管1.行政部門應建立專門的文件檔案室，對管理類文件進行集中保管。2.文件應按照類別、年份、編號等進行分類存放，便于查找和管理。3.文件檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保文件的安全和完整。4.行政部門應定期對文件進行清理和盤點，對過期、失效或不再使用的文件進行及時銷毀。文件修訂與廢止文件修訂1.隨著公司業(yè)務發(fā)展和內外部環(huán)境變化，文件需要進行修訂時，由原起草部門或相關部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和范圍，并提交修訂后的文件草案。3.文件修訂流程與起草、審核、批準、發(fā)布流程相同，經(jīng)批準后的修訂文件應及時發(fā)布，并注明修訂版本號和生效日期。文件廢止1.文件因以下原因需要廢止時，由行政部門提出廢止申請：文件已被新的文件替代。文件規(guī)定的事項已不再適用。文件因法律法規(guī)、政策調整等原因需要廢止。2.廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權人批準后，由行政部門發(fā)布廢止通知。3.廢止的文件應及時從文件檔案室中清理，并進行妥善處理，防止文件的流失和濫用。文件借閱與查閱文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交行政部門審批。行政部門根據(jù)文件的密級和借閱權限進行審批，批準后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借、復印、泄露文件內容，確保文件的安全和保密。文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，可直接到文件檔案室進行查閱。2.查閱文件時，應在文件查閱登記簿上登記查閱文件名稱、編號、查閱時間、查閱人等信息。3.文件檔案室管理人員應協(xié)助查閱人查找文件，并提供必要的查閱條件，但不得代查閱人摘錄、復制文件內容。保密管理保密范圍管理類文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息的，應按照公司保密制度進行嚴格保密。保密措施1.文件起草、審核、批準、發(fā)布、使用、保管等過程中，相關人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內容。2.對于涉及保密的文件，應在文件上加蓋“保密”標識，并按照保密級別進行管理。3.限制文件的查閱和借閱范圍，對涉及保密的文件，未經(jīng)授權不得查閱和借閱。4.加強對文件存儲介質的管理，防止信息泄露。存儲保密文件的介質應進行加密處理，并妥善保管。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門負責定期對公司管理類文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件起草、審核、批準、發(fā)布、使用、保管、修訂、廢止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、文件抽查、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況?？己嗽u價1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件起草質量、