浙江省拆遷檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強浙江省拆遷檔案管理，規(guī)范拆遷檔案的收集、整理、保管和利用，保障拆遷工作的順利進行，維護拆遷當事人的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江省行政區(qū)域內(nèi)國有土地上房屋征收與補償、集體土地征收及房屋拆遷活動中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則拆遷檔案由拆遷實施單位或相關(guān)部門指定的專門機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則拆遷檔案應(yīng)如實反映拆遷活動的全過程，內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。3.齊全完整原則全面收集拆遷活動中形成的各類文件材料，保證檔案資料的齊全完整，不得遺漏重要信息。4.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對拆遷檔案進行分類、整理、編目，便于保管和利用。（四）管理職責1.各級住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門（或負責拆遷管理的部門，以下統(tǒng)稱拆遷管理部門）負責本行政區(qū)域內(nèi)拆遷檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。2.拆遷實施單位負責具體拆遷項目檔案的收集、整理、保管和移交工作，明確檔案管理責任人，確保檔案管理工作的有效落實。3.檔案管理機構(gòu)應(yīng)配備必要的人員和設(shè)施設(shè)備，負責拆遷檔案的集中保管和提供利用服務(wù)。二、檔案的收集（一）收集范圍1.拆遷項目前期文件包括建設(shè)項目批準文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用權(quán)批準文件、拆遷計劃和拆遷方案等。2.拆遷補償安置協(xié)議涵蓋拆遷人與被拆遷人簽訂的各類補償安置協(xié)議，以及相關(guān)的補充協(xié)議。3.被拆遷房屋權(quán)屬證明材料如房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、租賃合同等。4.評估報告包括房地產(chǎn)評估機構(gòu)出具的被拆遷房屋評估報告及相關(guān)資料。5.拆遷補償費用支付憑證記錄拆遷補償款、安置補助費、搬遷補助費等費用的支付情況。6.拆遷過程中形成的其他文件材料如房屋丈量記錄、照片、錄像、會議紀要、信訪材料等。（二）收集要求1.及時性拆遷實施單位應(yīng)在拆遷活動過程中及時收集各類文件材料，確保檔案的形成與拆遷工作同步進行。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，不得缺頁少件，保證檔案能夠全面反映拆遷活動的真實情況。3.準確性對收集的文件材料進行認真核對，確保內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。（三）收集程序1.明確收集責任人拆遷實施單位應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，明確其職責和工作流程。2.建立文件材料交接制度在文件材料形成后，由相關(guān)部門或人員及時移交檔案收集責任人，并辦理交接手續(xù)，注明移交日期、材料名稱、數(shù)量等信息。3.定期檢查檔案收集責任人應(yīng)定期對收集的文件材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標準1.按拆遷項目分類以單個拆遷項目為單位，將該項目形成的檔案集中整理在一起。2.按文件材料性質(zhì)分類可分為拆遷前期文件、拆遷補償安置文件、被拆遷房屋權(quán)屬文件、評估文件、費用支付文件、其他文件等類別。（三）整理方法1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修補和裱糊，去除金屬物后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.編頁對裝訂后的文件材料按順序編寫頁碼，確保頁碼準確無誤，便于查閱。3.分類排列按照分類標準，將文件材料進行分類，并在每一類中按時間順序或重要程度排列。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等信息，便于檢索和查詢。（四）整理要求1.分類科學合理確保分類符合拆遷檔案的形成特點和管理要求，便于檔案的查找和利用。2.排列有序文件材料的排列應(yīng)條理清晰，便于快速定位和查閱。3.編目準確規(guī)范檔案目錄應(yīng)準確反映檔案內(nèi)容，信息完整、規(guī)范，便于計算機管理和手工檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。（二）保管期限1.拆遷檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括拆遷項目的重要審批文件、拆遷補償安置的關(guān)鍵協(xié)議、涉及重大權(quán)益的文件材料等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，一般包括拆遷過程中的主要文件材料、評估報告等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，如一般性的文件材料、臨時記錄等。（三）保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點及時發(fā)現(xiàn)檔案保管過程中存在的問題，如紙張老化、字跡褪色、蟲蛀鼠咬等，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.對破損或變質(zhì)的檔案進行修復(fù)按照檔案修復(fù)的技術(shù)要求，對受損檔案進行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.建立檔案保管統(tǒng)計制度定期統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。4.做好檔案的安全防護工作加強庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.拆遷管理部門、拆遷實施單位及相關(guān)部門因工作需要查閱拆遷檔案。2.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱拆遷檔案。3.被拆遷人及其他利害關(guān)系人因自身權(quán)益需要查閱相關(guān)拆遷檔案。（二）利用程序1.查閱申請查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批檔案管理機構(gòu)對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并出具查閱通知書。3.查閱查閱人憑查閱通知書到檔案管理機構(gòu)指定的場所查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.復(fù)制如需復(fù)制檔案，查閱人應(yīng)向檔案管理機構(gòu)提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理機構(gòu)的印章，并注明與原件一致。（三）利用要求1.嚴格遵守保密制度對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴格保密，不得泄露。2.確保檔案安全查閱過程中應(yīng)注意保護檔案，不得損壞檔案原件，查閱結(jié)束后及時歸還檔案。3.規(guī)范利用登記對檔案的查閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，便于跟蹤和管理。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立全省統(tǒng)一的拆遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)拆遷檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用的要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護實現(xiàn)檔案目錄信息的錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.利用管理記錄檔案的查閱、復(fù)制等利用情況，實現(xiàn)利用申請、審批、登記等流程的信息化管理。4.安全管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保系統(tǒng)正常運行。（四）信息化管理要求1.加強系統(tǒng)建設(shè)與維護不斷完善信息化管理系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.提高人員信息化素質(zhì)加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高其計算機操作技能和信息化管理水平，使其能夠熟練運用信息化管理系統(tǒng)開展工作。3.保障數(shù)據(jù)安全采取有效的數(shù)據(jù)安全防護措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止數(shù)據(jù)被篡改、竊取或丟失。建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)操作進行監(jiān)控和審計。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級拆遷管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)拆遷檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況檢查拆遷實施單位是否建立健全檔案管理制度，是否嚴格按照制度要求開展檔案管理工作。2.檔案的收集、整理、保管和利用情況查看檔案收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范有序、保管是否安全可靠、利用是否符合規(guī)定。3.檔案信息化建設(shè)情況檢查信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運行情況，檔案數(shù)字化處理質(zhì)量，數(shù)據(jù)安全管理等方面的情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查各級拆遷管理部門定期組織對拆遷檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查對重點拆遷項目或檔案管理工作存在問題較多的單位進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查針對拆遷檔案管理中的突出問題或重點環(huán)節(jié)，開展專項檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，拆遷管理部門應(yīng)下達整改通知書，責令相關(guān)單位限期整改。整改單位應(yīng)制定整改方案，明確整改措施和責任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告拆遷管理部門。八、法律責任（一）違反本辦法的責任1.拆遷實施單位或相關(guān)部門違反本辦法規(guī)定，未按要求收集、整理、保管和利用拆遷檔案的，由拆遷管理部門責令限期改正；逾期不改正的，予以通報批評，并可根據(jù)情節(jié)輕重，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分。2.檔案管理人員因工作失誤或故意違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等后果的，依法給予處分；構(gòu)