梁溪區(qū)品質(zhì)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)梁溪區(qū)品質(zhì)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于梁溪區(qū)各部門、各單位以及相關(guān)項(xiàng)目涉及的品質(zhì)檔案管理工作。（三）定義1.品質(zhì)檔案：指在梁溪區(qū)各項(xiàng)工作中形成的，反映工作品質(zhì)、過程和結(jié)果的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等工作環(huán)節(jié)。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。梁溪區(qū)檔案管理工作在區(qū)政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門、各單位具體負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案管理工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，符合形成規(guī)律，整理規(guī)范，便于保管和利用。3.方便利用、安全保密原則。以服務(wù)工作為宗旨，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）區(qū)檔案行政管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定梁溪區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，開展檔案工作執(zhí)法檢查。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管梁溪區(qū)重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立全區(qū)檔案信息資源共享平臺(tái)。（二）各部門、各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度，建立健全本部門、本單位的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)組織本部門、本單位檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.按照規(guī)定向區(qū)檔案行政管理部門移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好檔案的保管、利用等工作。4.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案管理的日常工作，并接受區(qū)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.積極開展檔案利用工作，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與梁溪區(qū)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.梁溪區(qū)各部門、各單位在履行職能過程中形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。3.梁溪區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料。4.反映梁溪區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、文化建設(shè)、民生保障等方面的資料，如統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研成果、宣傳資料等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位形成的文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁數(shù)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對(duì)重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案整理人員按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.整理好的檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，移交本單位檔案管理人員。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案上架保管。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整、裝訂整齊。2.歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔說明，簡要介紹檔案的形成過程、主要內(nèi)容和保管期限等情況。五、檔案的保管（一）保管場所1.各部門、各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并異地存放。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案銷毀1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、檔號(hào)、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由兩名以上檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本部門、本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱梁溪區(qū)相關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.本部門、本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱梁溪區(qū)相關(guān)檔案，應(yīng)提前向區(qū)檔案行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，持單位介紹信和有效身份證件到指定地點(diǎn)查閱、借閱。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱目的、內(nèi)容、期限等信息，并按照規(guī)定繳納查閱、借閱費(fèi)用。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找、提供所需檔案。2.對(duì)重要檔案的利用，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，了解利用效果，及時(shí)反饋利用意見。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立梁溪區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為梁溪區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立梁溪區(qū)檔案信息資源共享網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和共享。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立健全檔案數(shù)據(jù)管理制度，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和準(zhǔn)確。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化設(shè)備的管理和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查、維修和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案信息化工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，規(guī)范操作行為。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各部門、各單位負(fù)責(zé)對(duì)本部門、本單位的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：區(qū)檔案行政管理部門每年組織一次全區(qū)檔案管理工作專項(xiàng)檢查，各部門、各單位每半年進(jìn)行一次自查。2.不定期抽查：區(qū)檔案行政管理部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)督查：對(duì)涉及重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)督查。