支隊(duì)檔案管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)支隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在支隊(duì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于支隊(duì)機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。支隊(duì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由支隊(duì)辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映支隊(duì)各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集和整理支隊(duì)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到檔案整理規(guī)范、保管有序、利用便捷。（四）檔案定義本辦法所稱檔案，是指支隊(duì)在履行職能活動(dòng)中直接形成的，對(duì)支隊(duì)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）支隊(duì)辦公室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定支隊(duì)檔案管理工作制度和辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)支隊(duì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理支隊(duì)機(jī)關(guān)的各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，建立和完善支隊(duì)檔案管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各單位檔案管理部門1.負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)。2.組織本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.定期向支隊(duì)辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案，并接受支隊(duì)辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。4.積極配合支隊(duì)辦公室開展檔案信息化建設(shè)，提供本單位相關(guān)檔案數(shù)據(jù)和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為支隊(duì)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.支隊(duì)機(jī)關(guān)及所屬各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與支隊(duì)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。支隊(duì)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。支隊(duì)召開的重要會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。支隊(duì)開展的各類業(yè)務(wù)工作文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件等。支隊(duì)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。支隊(duì)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。支隊(duì)組織的各類活動(dòng)照片、錄像、錄音等聲像檔案。2.各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本單位形成的檔案材料，確保檔案的完整性。（二）收集要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集和整理工作。收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本單位形成的檔案材料進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案材料齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.各單位應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理，便于歸檔和查找。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.檔案整理應(yīng)采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一。檔案編號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號(hào)等要素。4.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。聲像檔案應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)和電子副本，進(jìn)行妥善保管。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立實(shí)物檔案清單，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息。實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織支隊(duì)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由支隊(duì)辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各單位檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和確定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定的方法，逐件審查檔案材料，分析其內(nèi)容和形式，判斷其保存價(jià)值。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)考慮檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等因素，綜合評(píng)估檔案對(duì)支隊(duì)工作和社會(huì)的利用價(jià)值。3.對(duì)于涉及支隊(duì)重要工作、重大事件、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于一般性文件材料，可根據(jù)實(shí)際情況確定較短的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案主要包括：支隊(duì)制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要文件、會(huì)議記錄等。支隊(duì)的歷史沿革、大事記、組織沿革等檔案。支隊(duì)獲得的省部級(jí)以上榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。涉及支隊(duì)重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、重大案件等方面的檔案。其他具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管30年的檔案主要包括：支隊(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件、資料、報(bào)表等。支隊(duì)開展的一般性業(yè)務(wù)工作檔案，如項(xiàng)目檔案、合同協(xié)議等。支隊(duì)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。其他在30年內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。3.定期保管10年的檔案主要包括：支隊(duì)在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件、資料、報(bào)表等。支隊(duì)開展的臨時(shí)性工作檔案，如短期活動(dòng)記錄、臨時(shí)性任務(wù)文件等。其他在10年內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。（五）保管期限調(diào)整檔案保管期限確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。檔案保管期限調(diào)整后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行重新整理和標(biāo)注。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.支隊(duì)?wèi)?yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，選用質(zhì)量可靠、規(guī)格統(tǒng)一的檔案柜、檔案盒等裝具。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，盒內(nèi)檔案應(yīng)排列有序，標(biāo)識(shí)清楚。3.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換或修復(fù)，確保檔案裝具的完好無損。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放，不得混存。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)。檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防鼠等安全設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)熟悉安全設(shè)施設(shè)備的使用方法，掌握基本的安全應(yīng)急處置技能。5.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保檔案庫(kù)房安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案的合理利用和安全保密。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足支隊(duì)內(nèi)部工作需要，為支隊(duì)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。（二）利用范圍1.支隊(duì)機(jī)關(guān)及所屬各單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱支隊(duì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱支隊(duì)檔案，應(yīng)提前向支隊(duì)辦公室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱人員名單等信息，經(jīng)支隊(duì)辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員姓名、單位、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息，并要求查閱、借閱人員簽字確認(rèn)。4.查閱、借閱檔案的期限應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見執(zhí)行，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.檔案借閱一般應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)后，由檔案管理人員將檔案送至借閱人員所在單位或指定地點(diǎn)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍。3.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無誤后，加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)支隊(duì)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是建立覆蓋支隊(duì)機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、信息化管理和智能化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)支隊(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、掛接等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合支隊(duì)檔案管理工作需要的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)。建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)支隊(duì)內(nèi)部各單位之間檔案信息的共享和交換，為支隊(duì)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.安全保障體系建設(shè)。建立健全檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，其存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。系統(tǒng)應(yīng)具有用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志記錄與審計(jì)等功能，確保系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。3.檔案信息資源共享平臺(tái)應(yīng)建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，確保檔案信息的安全共享。共享平臺(tái)應(yīng)提供便捷的查詢、檢索和下載功能，方便用戶獲取檔案信息。4.檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行編制，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送支隊(duì)辦公室和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案工作存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。（二）移交工作1.各單位應(yīng)按照規(guī)定定期向支隊(duì)辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。2.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案移交后，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題或需要補(bǔ)充材料的，移交單位應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)處理。3.支隊(duì)辦公室應(yīng)定期對(duì)各單位移交的檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，確保移交檔案的質(zhì)量。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交單位重新整理后再行移交。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和支隊(duì)保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員有違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、信息系統(tǒng)等方面的安全管理，確保檔