指定電子印章管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子印章的管理，確保電子印章的安全使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及所屬子公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用電子印章的管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，確保電子文件和電子簽名的法律效力。2.安全性原則：采取有效措施保障電子印章的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止印章被盜用、冒用或篡改。3.規(guī)范性原則：明確電子印章的申請(qǐng)、審批、使用、保管等流程，規(guī)范操作行為。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反電子印章管理規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指基于電子簽名技術(shù)，以電子形式存在的、與實(shí)物印章具有同等法律效力的印章。（二）分類1.公司公章電子印章：代表公司行使權(quán)利和履行義務(wù)的具有最高效力的電子印章。2.法定代表人電子印章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要法定代表人簽署的電子印章。3.部門專用電子印章：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行使用的電子印章，僅在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有效。4.業(yè)務(wù)專用電子印章：針對(duì)特定業(yè)務(wù)類型設(shè)置的電子印章，如合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。三、電子印章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.各部門或分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需要使用電子印章的，應(yīng)填寫《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)印章的類型、用途、使用范圍等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)需求證明材料。（二）審批1.《電子印章申請(qǐng)表》提交至公司印章管理部門。2.印章管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性以及相關(guān)材料的完整性。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和管理要求，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。4.審批通過(guò)的申請(qǐng)，由印章管理部門負(fù)責(zé)安排電子印章的制作與發(fā)放。四、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.公司選擇具有資質(zhì)的電子印章制作機(jī)構(gòu)，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求制作電子印章。2.制作機(jī)構(gòu)應(yīng)確保電子印章的安全性和可靠性，采用符合國(guó)家規(guī)定的電子簽名技術(shù)，并提供相應(yīng)的技術(shù)支持和服務(wù)。（二）發(fā)放1.電子印章制作完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)將電子印章發(fā)放至申請(qǐng)部門或個(gè)人。2.發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格記錄發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人、印章類型等信息，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管電子印章的存儲(chǔ)介質(zhì)或密鑰，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、電子印章的使用（一）使用范圍1.電子印章僅用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要蓋章確認(rèn)的文件、合同、報(bào)表等各類電子文檔。2.嚴(yán)禁將電子印章用于任何違法違規(guī)或未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）使用流程1.文件起草部門或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成電子文檔的起草和審核后，如需加蓋電子印章，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程提交審批。2.審批通過(guò)后，由專人負(fù)責(zé)使用電子印章進(jìn)行蓋章操作。蓋章人員應(yīng)確保蓋章的電子文檔內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并在蓋章前對(duì)電子印章的有效性進(jìn)行檢查。3.蓋章完成后，應(yīng)對(duì)蓋章后的電子文檔進(jìn)行備份，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（三）使用權(quán)限1.不同類型的電子印章設(shè)置不同的使用權(quán)限，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。2.公司公章電子印章的使用需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批；法定代表人電子印章的使用需經(jīng)法定代表人本人同意；部門專用電子印章和業(yè)務(wù)專用電子印章的使用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。3.嚴(yán)禁超越權(quán)限使用電子印章。六、電子印章的保管（一）存儲(chǔ)介質(zhì)保管1.電子印章存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，存儲(chǔ)介質(zhì)的使用和管理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)安全規(guī)定。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，采取必要的防盜、防火、防潮、防磁等措施。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）密鑰保管1.電子印章密鑰是電子印章安全使用的關(guān)鍵，必須嚴(yán)格保管。2.密鑰應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的安全意識(shí)和職業(yè)道德。3.密鑰的存儲(chǔ)和傳輸應(yīng)采用加密技術(shù)，確保密鑰的安全性。4.密鑰的使用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的授權(quán)和記錄，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)使用密鑰。（三）保管責(zé)任1.電子印章保管人員應(yīng)對(duì)電子印章的安全保管負(fù)責(zé)，如因保管不善導(dǎo)致電子印章被盜用、冒用或泄露，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)電子印章的保管情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保印章的安全存儲(chǔ)和正常使用。七、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更電子印章的，應(yīng)按照電子印章申請(qǐng)與審批流程重新申請(qǐng)制作電子印章。2.原電子印章在新印章制作完成并發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷處理。（二）注銷1.電子印章不再使用或因其他原因需要注銷的，由使用部門或個(gè)人填寫《電子印章注銷申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷原因。2.《電子印章注銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至印章管理部門。3.印章管理部門對(duì)注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)辦理電子印章的注銷手續(xù)，并將注銷情況進(jìn)行記錄。4.電子印章注銷后，其存儲(chǔ)介質(zhì)和密鑰應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)電子印章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查電子印章管理制度的執(zhí)行情況、使用流程的合規(guī)性、印章保管的安全性等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正電子印章管理中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門對(duì)公司電子印章使用情況的監(jiān)督檢查，確保公司電子印章的管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.對(duì)于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告公司管理層。九、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.任何部門或個(gè)人違反本辦法規(guī)定使用電子印章，給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)違規(guī)使用電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）糾紛處理1.因電子印章使用引發(fā)的法律糾紛，公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)