技術(shù)資料收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司技術(shù)資料的收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司技術(shù)創(chuàng)新能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、產(chǎn)品銷售及售后服務(wù)等活動(dòng)中所產(chǎn)生的各類技術(shù)資料的收集與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保技術(shù)資料的收集、管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面性原則涵蓋公司技術(shù)活動(dòng)全過程中產(chǎn)生的各類資料，保證資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則技術(shù)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司技術(shù)工作實(shí)際情況，避免虛假或錯(cuò)誤信息。4.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的資料，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則資料的收集、整理和存儲(chǔ)應(yīng)便于查閱、使用和更新，提高工作效率。二、技術(shù)資料的分類與范圍（一）研發(fā)類技術(shù)資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、研究?jī)?nèi)容、技術(shù)路線、預(yù)期成果等。2.可行性研究報(bào)告對(duì)項(xiàng)目技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等方面的可行性進(jìn)行分析論證。3.技術(shù)方案針對(duì)研發(fā)項(xiàng)目提出的具體技術(shù)解決方案，包含詳細(xì)的技術(shù)原理、工藝流程、參數(shù)指標(biāo)等。4.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)與記錄實(shí)驗(yàn)過程中的原始數(shù)據(jù)、觀察記錄、測(cè)試報(bào)告等。5.設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)等各類圖紙，包括二維圖紙和三維模型。6.技術(shù)總結(jié)報(bào)告項(xiàng)目完成后的技術(shù)工作總結(jié)，包括技術(shù)成果、創(chuàng)新點(diǎn)、存在問題及改進(jìn)建議等。（二）生產(chǎn)類技術(shù)資料1.生產(chǎn)工藝文件如工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)產(chǎn)品的生產(chǎn)制造過程。2.質(zhì)量控制文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.設(shè)備技術(shù)資料設(shè)備說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.生產(chǎn)計(jì)劃與調(diào)度文件生產(chǎn)計(jì)劃安排、物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)表等。（三）銷售與售后類技術(shù)資料1.產(chǎn)品說明書介紹產(chǎn)品的性能、特點(diǎn)、使用方法、技術(shù)參數(shù)等，為客戶提供產(chǎn)品信息。2.技術(shù)白皮書針對(duì)特定技術(shù)領(lǐng)域或產(chǎn)品的詳細(xì)技術(shù)說明，展示公司技術(shù)實(shí)力。3.客戶技術(shù)咨詢記錄記錄客戶提出的技術(shù)問題及公司的解答內(nèi)容。4.產(chǎn)品維修手冊(cè)指導(dǎo)售后服務(wù)人員進(jìn)行產(chǎn)品維修的技術(shù)資料，包括故障診斷方法、維修步驟、零部件更換說明等。三、技術(shù)資料收集職責(zé)分工（一）技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)研發(fā)項(xiàng)目中各類技術(shù)資料的產(chǎn)生、整理和初步審核。2.及時(shí)向資料管理部門提交研發(fā)過程中的重要技術(shù)資料，如技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.配合資料管理部門對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)。（二）生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中技術(shù)資料的記錄和更新，如生產(chǎn)工藝文件的執(zhí)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。2.定期將生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料移交至資料管理部門。3.根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況，提出對(duì)生產(chǎn)技術(shù)資料的修訂需求。（三）銷售部門1.收集客戶技術(shù)咨詢信息，并及時(shí)傳遞給技術(shù)部門進(jìn)行解答，同時(shí)整理客戶技術(shù)咨詢記錄提交至資料管理部門。2.負(fù)責(zé)向客戶提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品說明書、技術(shù)白皮書等銷售技術(shù)資料。3.將客戶反饋的產(chǎn)品技術(shù)問題及時(shí)反饋給技術(shù)部門和資料管理部門。（四）資料管理部門1.制定技術(shù)資料收集管理制度和流程，明確各部門職責(zé)和工作要求。2.負(fù)責(zé)技術(shù)資料的統(tǒng)一收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管。3.建立技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理，方便查閱和共享。4.定期對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.對(duì)技術(shù)資料的借閱、使用情況進(jìn)行登記和跟蹤管理。四、技術(shù)資料收集流程（一）資料產(chǎn)生各部門在技術(shù)活動(dòng)開展過程中，按照相關(guān)工作規(guī)范及時(shí)產(chǎn)生各類技術(shù)資料。資料產(chǎn)生過程應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保資料的質(zhì)量。（二）資料整理產(chǎn)生資料的部門對(duì)資料進(jìn)行初步整理，確保資料內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。整理后的資料應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行編排，便于后續(xù)的提交和管理。（三）資料提交各部門定期將整理好的技術(shù)資料提交至資料管理部門。提交時(shí)應(yīng)填寫資料交接清單，明確資料的名稱、數(shù)量、提交部門、提交時(shí)間等信息。（四）資料審核資料管理部門收到提交的技術(shù)資料后，對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)反饋給提交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。（五）資料存儲(chǔ)審核通過的技術(shù)資料按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保資料的安全保存和便捷查閱。五、技術(shù)資料的整理與編號(hào)（一）整理要求1.資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類，同類資料應(yīng)集中存放。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。3.資料應(yīng)保持整潔、清晰，如有破損或模糊不清的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新整理。4.資料中的圖表、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有變更應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注說明。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)采用層次編碼法，由公司代碼、部門代碼、資料類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成。2.公司代碼：采用公司名稱的英文縮寫首字母組合。3.部門代碼：按照公司內(nèi)部部門劃分，每個(gè)部門對(duì)應(yīng)一個(gè)特定的代碼。4.資料類別代碼：根據(jù)技術(shù)資料的分類，為每一類資料設(shè)定一個(gè)代碼。5.年份代碼：采用資料產(chǎn)生的年份后兩位數(shù)字表示。6.順序號(hào)：按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開始。例如：公司代碼為ABC，部門代碼為R&D，資料類別為研發(fā)項(xiàng)目技術(shù)方案，年份為2023年，該類資料中的第5份資料編號(hào)為ABCR&D0123005。六、技術(shù)資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備。按照資料類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)建立電子檔案管理系統(tǒng)，將技術(shù)資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。對(duì)電子資料進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的訪問權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。4.建立技術(shù)資料保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。5.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的資料，應(yīng)按照保密制度進(jìn)行特殊保管，設(shè)置專門的保密存儲(chǔ)區(qū)域，限制人員訪問。七、技術(shù)資料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)資料時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。（二）審批流程1.申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核通過后簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至資料管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批同意后簽字蓋章。3.申請(qǐng)表返回至借閱人，借閱人持審批通過的申請(qǐng)表到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借技術(shù)資料。歸還時(shí)，資料管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借技術(shù)資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.在使用技術(shù)資料過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.如需對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)制或摘錄的資料應(yīng)注明來源，并按照公司規(guī)定進(jìn)行管理。八、技術(shù)資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)資料，如未公開的技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.客戶信息、合作伙伴信息等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的敏感資料。（二）保密措施1.對(duì)保密資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確標(biāo)注“保密”字樣。2.嚴(yán)格限制保密資料的接觸人員，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理保密資料。3.在資料存儲(chǔ)、傳輸過程中采取加密措施，確保保密資料的安全性。4.與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。5.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.資料管理部門定期對(duì)保密資料的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部設(shè)立保密監(jiān)督崗位，對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理。九、技術(shù)資料的更新與廢止（一）更新1.隨著公司技術(shù)發(fā)展、業(yè)務(wù)變更或法律法規(guī)要求的變化，技術(shù)資料需要及時(shí)進(jìn)行更新。2.資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門相關(guān)技術(shù)資料的更新工作，更新后應(yīng)及時(shí)提交至資料管理部門進(jìn)行審核和存儲(chǔ)。3.資料管理部門對(duì)更新后的技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)、分類和存儲(chǔ)，并確保原資料與更新后的資料進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)。（