公司特殊費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司特殊費用的管理，規(guī)范特殊費用的使用行為，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，根據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及特殊費用的支出管理。特殊費用是指在公司日常經營活動中，因特定業(yè)務需求、突發(fā)事件或其他特殊情況而發(fā)生的非常規(guī)費用支出，包括但不限于業(yè)務招待費、差旅費、會議費、培訓費、廣告宣傳費、捐贈支出等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：特殊費用的支出必須符合國家法律法規(guī)、財務制度以及公司相關規(guī)定，確保費用支出合法合規(guī)。2.預算控制原則：特殊費用應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算額度進行控制和使用，不得超預算支出。3.審批流程規(guī)范原則：明確特殊費用的審批流程，嚴格執(zhí)行審批制度，確保費用支出經過必要的審核和批準。4.效益性原則：注重特殊費用的使用效益，合理安排資金，避免浪費和不必要的支出，確保費用支出能夠為公司帶來相應的經濟效益或社會效益。二、特殊費用分類及管理規(guī)定（一）業(yè)務招待費1.定義：業(yè)務招待費是指公司為經營業(yè)務的需要而支付的應酬費用，包括餐飲、香煙、水、食品、正常的娛樂活動等產生的費用支出。2.使用范圍：主要用于公司與客戶、供應商、合作伙伴等進行商務洽談、業(yè)務合作、市場調研等活動時發(fā)生的招待支出。3.管理規(guī)定預算管理：業(yè)務招待費應納入公司年度預算，各部門根據業(yè)務需求編制業(yè)務招待費預算，經公司審批后執(zhí)行。審批流程：業(yè)務招待費支出前，需填寫《業(yè)務招待費申請表》，詳細注明招待對象、事由、預計金額等信息，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可安排招待活動。標準控制：業(yè)務招待費應嚴格控制支出標準，根據招待對象的級別和業(yè)務性質，合理確定招待規(guī)格和費用額度。嚴禁超標準招待或鋪張浪費。報銷要求：報銷業(yè)務招待費時，應提供真實、合法、有效的發(fā)票及相關憑證，發(fā)票內容應與實際招待內容相符。同時，需在發(fā)票背面注明招待對象、事由等信息。（二）差旅費1.定義：差旅費是指公司員工因公務出差而發(fā)生的交通、住宿、伙食補貼等費用支出。2.使用范圍：包括國內出差和國外出差，具體涵蓋員工因開展業(yè)務洽談、項目調研、會議培訓、售后服務等工作需要而前往異地的相關費用。3.管理規(guī)定預算管理：各部門應根據年度業(yè)務計劃，合理編制差旅費預算，明確出差人員、出差地點、出差頻率等信息。差旅費預算經公司審批后執(zhí)行。審批流程：員工出差前，需填寫《出差申請表》，注明出差事由、目的地、預計出差時間、費用預算等內容，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可出差。標準控制：嚴格執(zhí)行公司制定的差旅費報銷標準，包括交通費用標準、住宿費用標準、伙食補貼標準等。出差人員應按照標準選擇合適的交通工具、住宿酒店，不得超標乘坐或住宿。報銷要求：員工出差結束后，應在規(guī)定時間內辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供真實、有效的發(fā)票及相關憑證，如機票、車票、住宿發(fā)票、出差審批單等。發(fā)票內容應與出差行程相符，同時需在發(fā)票背面注明出差事由、起止時間等信息。（三）會議費1.定義：會議費是指公司召開各類會議所發(fā)生的費用，包括會議場地租賃、會議設備租賃、會議資料印刷、參會人員食宿等費用支出。2.使用范圍：適用于公司組織召開的各類工作會議、業(yè)務研討會、項目推進會等。3.管理規(guī)定預算管理：會議主辦部門應提前編制會議費預算，明確會議主題、參會人員、會議時間、會議地點、費用預算等內容。會議費預算經公司審批后執(zhí)行。審批流程：會議主辦部門需填寫《會議費申請表》，詳細說明會議情況，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可組織會議。標準控制：嚴格控制會議規(guī)模和費用標準，盡量選擇經濟實惠的會議場地和設備，合理安排參會人員食宿，避免鋪張浪費。嚴禁以會議名義組織公款旅游或發(fā)放禮品等違規(guī)行為。報銷要求：會議結束后，會議主辦部門應及時辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供會議通知、參會人員名單、會議發(fā)票、費用明細清單等相關憑證。發(fā)票內容應與會議實際支出相符，同時需在發(fā)票背面注明會議主題、時間、地點等信息。（四）培訓費1.定義：培訓費是指公司為提高員工業(yè)務素質和技能水平而組織開展的各類培訓活動所發(fā)生的費用，包括培訓師資費、培訓教材費、培訓場地費、培訓設備費等。2.使用范圍：涵蓋公司內部組織的各類專業(yè)技能培訓、管理培訓、職業(yè)素養(yǎng)培訓等，以及員工參加外部專業(yè)機構舉辦的與工作相關的培訓課程。3.管理規(guī)定預算管理：人力資源部門應根據公司年度培訓計劃，編制培訓費預算，明確培訓項目、培訓對象、培訓費用等內容。培訓費預算經公司審批后執(zhí)行。審批流程：培訓主辦部門需填寫《培訓費申請表》，詳細說明培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓師資等情況，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可組織培訓。標準控制：合理安排培訓資源，選擇合適的培訓方式和培訓機構，確保培訓效果的同時控制培訓成本。嚴格審核培訓費用支出，確保費用支出合理合規(guī)。報銷要求：培訓結束后，培訓主辦部門應及時辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供培訓通知、培訓合同、培訓發(fā)票、培訓考核記錄等相關憑證。發(fā)票內容應與培訓實際支出相符，同時需在發(fā)票背面注明培訓項目、時間、地點等信息。（五）廣告宣傳費1.定義：廣告宣傳費是指公司為推廣產品、服務或提升公司品牌形象而發(fā)生的費用支出，包括廣告制作費、媒體發(fā)布費、宣傳活動費等。2.使用范圍：主要用于公司各類產品廣告、促銷活動宣傳、品牌推廣等方面的費用支出。3.管理規(guī)定預算管理：市場部門應根據公司年度營銷計劃，編制廣告宣傳費預算，明確廣告宣傳項目、費用預算、預期效果等內容。廣告宣傳費預算經公司審批后執(zhí)行。審批流程：廣告宣傳項目實施前，需填寫《廣告宣傳費申請表》，詳細說明宣傳內容、宣傳渠道、費用預算等情況，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可開展廣告宣傳活動。標準控制：制定廣告宣傳費用標準，嚴格控制廣告宣傳費用支出。選擇合適的廣告宣傳渠道和方式，確保宣傳效果的同時注重成本效益。加強對廣告宣傳活動的效果評估，及時調整宣傳策略。報銷要求：廣告宣傳活動結束后，市場部門應及時辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供廣告宣傳合同、發(fā)票、宣傳效果報告等相關憑證。發(fā)票內容應與廣告宣傳實際支出相符，同時需在發(fā)票背面注明宣傳項目、時間、地點等信息。（六）捐贈支出1.定義：捐贈支出是指公司出于履行社會責任、支持公益事業(yè)等目的，向社會公益組織、慈善機構或其他相關單位進行的捐贈行為所發(fā)生的費用支出。2.使用范圍：主要用于支持教育、扶貧、環(huán)保、救災等社會公益事業(yè)。3.管理規(guī)定預算管理：公司捐贈支出應納入年度預算管理，由公司管理層根據公司戰(zhàn)略和社會責任目標，確定捐贈項目和捐贈額度。捐贈預算經公司審批后執(zhí)行。審批流程：公司發(fā)生捐贈支出前，需填寫《捐贈支出申請表》，詳細說明捐贈對象、捐贈事由、捐贈金額等信息，按照公司規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后方可進行捐贈。標準控制：捐贈支出應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保捐贈行為合法合規(guī)、真實有效。嚴格控制捐贈額度，避免過度捐贈對公司財務狀況造成不利影響。報銷要求：捐贈完成后，需取得合法有效的捐贈票據，并及時辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供捐贈申請表、捐贈票據、受贈單位出具的收款證明等相關憑證。同時，需在報銷憑證上注明捐贈項目、捐贈時間等信息。三、審批流程（一）費用申請1.各部門根據業(yè)務需求，填寫相應的特殊費用申請表，詳細說明費用支出的事由、對象、金額、預計時間等信息。2.申請表應經部門負責人審核簽字，確保費用支出符合部門業(yè)務需要和預算安排。（二）部門初審1.部門負責人對本部門提交的特殊費用申請表進行初審，重點審核費用支出的必要性、合理性以及是否在預算范圍內。2.對于不符合要求的申請，部門負責人應及時與申請人員溝通，要求其補充或修改相關信息，直至符合要求為止。（三）財務審核1.財務部門收到特殊費用申請表后，對費用支出的合法性、合規(guī)性以及預算執(zhí)行情況進行審核。2.財務審核主要包括對發(fā)票真實性、有效性的審核，費用標準的合規(guī)性審核，以及與預算額度的比對等。3.對于不符合財務規(guī)定的費用申請，財務部門應及時反饋給申請部門，并說明原因，要求其進行調整或補充相關資料。（四）審批決策1.根據費用金額大小和重要程度，按照公司規(guī)定的審批權限，提交公司領導或相關審批會議進行審批決策。2.審批決策人員應綜合考慮費用支出的必要性、合理性、合規(guī)性以及對公司業(yè)務的影響等因素，做出審批決定。3.對于重大特殊費用支出，可能需要經過公司管理層集體研究討論后做出決策。（五）報銷支付1.費用申請獲得批準后，申請人員按照公司財務報銷制度的規(guī)定，準備相關報銷憑證，辦理報銷手續(xù)。2.財務部門對報銷憑證進行再次審核，審核無誤后予以報銷支付。報銷款項應按照規(guī)定的支付方式及時支付給相關人員或單位。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對特殊費用的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.審計內容包括費用申請的真實性、審批流程的合規(guī)性、費用支出的合理性以及報銷憑證的完整性等方面。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務監(jiān)督1.財務部門負責對特殊費用的日常核算和監(jiān)督管理，定期對特殊費用的支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正異常支出。2.加強對費用報銷憑證的審核，確保報銷憑證真實、合法、有效，防止虛假報銷等違規(guī)行為的發(fā)生。3.定期向公司管理層匯報特殊費用的管理情況，為公司決策提供財務數(shù)據支持。（三）部門自查1.各部門應定期對本部門特殊費用的使用情況進行自查，確保費用支出符合公司規(guī)定和部門業(yè)務需要。2.自查內容包括費用申請的合規(guī)性、費用支出的合理性、報銷手續(xù)的完整性等方面。3.對于自查發(fā)現(xiàn)的問題，各部門應及時進行整改，并將整改情況報告公司相關部門。五、違規(guī)處理（一）對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰措施，包括但不限于：1.責令改正，追回違規(guī)支出的費用；2.對直接