保險理賠歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保險理賠檔案的規(guī)范化管理，確保理賠檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高理賠工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及保險行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類保險業(yè)務(wù)的理賠檔案管理，包括但不限于財(cái)產(chǎn)保險、人身保險等理賠案件所形成的各類文件、資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：理賠檔案應(yīng)如實(shí)反映保險事故的發(fā)生、處理過程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋理賠案件從受理到結(jié)案全過程的所有相關(guān)資料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和管理。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)理賠檔案中涉及的客戶隱私和商業(yè)機(jī)密，防止信息泄露。二、理賠檔案的內(nèi)容與分類（一）理賠檔案的內(nèi)容理賠檔案主要包括以下幾類資料：1.理賠申請書：客戶提交的保險理賠申請文件，包含基本信息、事故描述、索賠金額等。2.保險合同：與理賠案件相關(guān)的保險合同副本，明確保險責(zé)任、范圍等條款。3.事故證明材料：如事故報告、警方證明、醫(yī)院診斷證明、傷殘鑒定報告等，用以證實(shí)保險事故的發(fā)生及相關(guān)情況。4.理賠調(diào)查資料：包括調(diào)查記錄、詢問筆錄、現(xiàn)場勘查報告、第三方鑒定意見等，用于核實(shí)事故真實(shí)性和損失程度。5.理賠審批文件：各級審批環(huán)節(jié)的意見、批示，體現(xiàn)理賠決策過程。6.賠付計(jì)算書：詳細(xì)記錄理賠金額的計(jì)算依據(jù)和過程。7.付款憑證：顯示保險賠款支付情況的憑證。8.其他相關(guān)資料：如客戶補(bǔ)充提供的資料、與案件有關(guān)的往來信函等。（二）理賠檔案的分類根據(jù)理賠案件的性質(zhì)、險種等因素，理賠檔案可分為以下幾類：1.財(cái)產(chǎn)險理賠檔案：針對企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險、家庭財(cái)產(chǎn)保險等財(cái)產(chǎn)損失類理賠案件的檔案。2.人身險理賠檔案：涵蓋人壽保險、健康保險、意外險等涉及人身傷亡或健康賠付的理賠檔案。3.車險理賠檔案：專門管理汽車保險理賠案件的相關(guān)資料。4.特殊案件理賠檔案：對于一些復(fù)雜、重大或具有特殊性質(zhì)的理賠案件單獨(dú)分類管理。三、理賠檔案的收集與整理（一）收集要求1.理賠部門應(yīng)在案件處理過程中及時收集各類相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于客戶提交的資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，不符合要求的及時通知客戶補(bǔ)充或更正。3.調(diào)查人員在開展理賠調(diào)查工作時，應(yīng)同步收集調(diào)查過程中形成的各類資料，并及時移交檔案管理部門。（二）整理方法1.分類整理：按照理賠檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類，同類資料集中存放。2.編號排序：為每份理賠檔案編制唯一的檔案編號，并按照編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.資料裝訂：將每份理賠檔案中的資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對于紙張過大或過小的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編制目錄：為每份理賠檔案編制詳細(xì)的目錄，注明資料名稱、頁碼等信息，方便查閱。四、理賠檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.理賠案件結(jié)案后，理賠人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的理賠檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收理賠檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料齊全、整理規(guī)范。核對無誤后，辦理檔案歸檔手續(xù)。3.歸檔后的理賠檔案應(yīng)按照檔案編號順序存放于專門的檔案柜或存儲設(shè)備中。（二）保管期限1.各類理賠檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及保險行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，財(cái)產(chǎn)險理賠檔案保管期限為[X]年，人身險理賠檔案保管期限為[X]年，車險理賠檔案保管期限為[X]年，特殊案件理賠檔案保管期限根據(jù)具體情況確定，但不得少于[X]年。2.保管期限自理賠案件結(jié)案之日起計(jì)算。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.保持保管場所的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、理賠檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱理賠檔案的，應(yīng)填寫《理賠檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《理賠檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱理賠檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱申請應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并簽訂《理賠檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案有損壞、遺失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、理賠檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化要求1.為提高理賠檔案的管理效率和利用價值，逐步推進(jìn)理賠檔案的數(shù)字化管理工作。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.對理賠檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描時，應(yīng)按照一定的分辨率和格式進(jìn)行處理，確保掃描圖像的質(zhì)量符合檔案保存和查閱要求。（二）數(shù)字化流程1.掃描前準(zhǔn)備：對需要數(shù)字化的理賠檔案進(jìn)行整理、核對，確保檔案資料齊全、完整。拆除檔案中的金屬物，對破損、褶皺的紙張進(jìn)行修復(fù)或處理。2.掃描操作：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對理賠檔案進(jìn)行逐頁掃描，掃描過程中應(yīng)注意保持圖像的清晰度和完整性。對于雙面檔案，應(yīng)進(jìn)行雙面掃描，并確保兩面圖像拼接準(zhǔn)確。3.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進(jìn)行命名和編號，確保與紙質(zhì)檔案編號一致。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的理賠檔案圖像與對應(yīng)的檔案信息進(jìn)行掛接，建立電子索引，便于快速查詢和檢索。5.存儲管理：將數(shù)字化理賠檔案存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化檔案的利用1.公司內(nèi)部人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查閱數(shù)字化理賠檔案，查閱流程與查閱紙質(zhì)檔案相同。2.對于需要提供給外部單位或個人的理賠檔案資料，可根據(jù)實(shí)際情況提供數(shù)字化副本，但應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和管理。七、理賠檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的理賠檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織理賠部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。對于確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的理賠檔案，應(yīng)編制《理賠檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案編號、名稱、數(shù)量等信息。2.《理賠檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。3.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在《理賠檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時，將銷毀情況記錄存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立健全理賠檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對理賠檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、數(shù)字化管理、鑒定銷毀等工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價1.將理賠檔案管理工作納入公司績效考核體系，對在理賠檔案管理工作中表現(xiàn)突