交通建設(shè)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通建設(shè)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保交通建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為交通建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供有力支撐，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織承擔(dān)的各類交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，包括公路、橋梁、隧道、港口、航道等工程建設(shè)項(xiàng)目。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：交通建設(shè)檔案管理工作在公司/組織統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，明確各部門(mén)在檔案管理中的職責(zé)，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和形成單位，實(shí)行分級(jí)管理，確保檔案管理工作的高效有序。3.完整準(zhǔn)確原則：全面收集、整理交通建設(shè)項(xiàng)目各階段形成的文件資料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。4.有效利用原則：加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案在交通建設(shè)、工程管理、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的作用，為公司/組織決策和項(xiàng)目建設(shè)提供服務(wù)。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織交通建設(shè)檔案管理制度。負(fù)責(zé)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。集中統(tǒng)一管理交通建設(shè)項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和全員檔案意識(shí)。2.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在交通建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成文件資料的收集、整理和歸檔工作，并按要求及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促和指導(dǎo)各參建單位做好檔案管理工作。3.參建單位職責(zé)建立健全本單位交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作正常開(kāi)展。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)移交。接受項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)整改。二、檔案的形成與收集（一）形成范圍交通建設(shè)項(xiàng)目檔案形成于項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等全過(guò)程，包括以下主要內(nèi)容：1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、地質(zhì)勘察報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程進(jìn)度監(jiān)理文件、工程費(fèi)用監(jiān)理文件等。5.竣工文件：竣工總結(jié)、竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等。6.其他文件：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門(mén)和參建單位應(yīng)及時(shí)收集本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.完整性：收集的文件資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、附圖、附表等，不得遺漏。3.準(zhǔn)確性：文件資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得偽造、篡改。4.規(guī)范性：文件資料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，格式規(guī)范，內(nèi)容完整。（三）收集程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，建立文件資料收集臺(tái)賬，記錄文件資料的名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、收集時(shí)間等信息。2.各部門(mén)和參建單位應(yīng)定期對(duì)收集的文件資料進(jìn)行整理，確保文件資料的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各部門(mén)和參建單位應(yīng)及時(shí)將整理好的文件資料移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)或檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)移交。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照交通建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)程序和文件形成的先后順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和載體形式，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和裝訂，便于檔案的保管和查閱。（二）整理方法1.分類：交通建設(shè)項(xiàng)目檔案一般分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工文件等大類，每大類再根據(jù)文件的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法可采用“項(xiàng)目名稱+分類代碼+年度+順序號(hào)”的形式。3.裝訂：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂。（三）歸檔要求1.歸檔時(shí)間：項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)完成后，按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目階段性驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收前完成檔案歸檔工作。2.歸檔內(nèi)容：歸檔的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和格式轉(zhuǎn)換。3.歸檔手續(xù)：檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回整改。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、密封保管等。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.修復(fù)與搶救：對(duì)于破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救，確保檔案的完整性和可讀性。3.安全防范：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱登記制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱交通建設(shè)項(xiàng)目檔案。外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）服務(wù)措施1.提供咨詢服務(wù)：檔案管理部門(mén)應(yīng)熱情接待檔案利用者，為其提供檔案查閱、借閱等方面的咨詢服務(wù)，解答疑問(wèn)。2.開(kāi)展檔案編研工作：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司/組織工作需要，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、年鑒等，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)、便于利用”的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行全面審查，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析利用情況：根據(jù)檔案的查閱、借閱記錄，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的存毀。3.參考有關(guān)規(guī)定：參照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)鑒定后確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷(xiāo)毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.記錄：銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀情況記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)保障等。3.檔案的質(zhì)量情況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)每年至少組織一次對(duì)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管