義務(wù)禮品采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司義務(wù)禮品采購行為，加強采購管理，確保采購禮品的質(zhì)量和適用性，同時遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因履行義務(wù)而進行的禮品采購活動，包括但不限于商務(wù)往來、節(jié)日慰問、活動獎勵等涉及的禮品采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴格遵循行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范采購流程。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、品質(zhì)優(yōu)良的禮品，以保障禮品的適用性和美譽度。4.成本控制原則：在保證禮品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。5.公平公正原則：采購過程應公開透明，確保公平競爭，維護公司利益。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.根據(jù)公司義務(wù)活動的安排和需求預測，由相關(guān)部門提前制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的種類、數(shù)量、規(guī)格、用途、預計采購時間等詳細信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核，確保計劃的合理性和可行性。對于重大采購項目，還需提交公司管理層審批。（二）預算編制1.依據(jù)采購計劃，財務(wù)部門負責編制禮品采購預算。預算應涵蓋禮品的采購成本、運輸費用、稅費等所有相關(guān)支出。2.預算編制應充分考慮市場價格波動因素，確保預算的準確性和可靠性。同時，要嚴格控制預算額度，避免超預算采購。（三）預算調(diào)整1.如因特殊原因需要調(diào)整采購計劃或預算，相關(guān)部門應提前提交書面申請，詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及對預算的影響。2.預算調(diào)整申請經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門復核后，報公司管理層審批。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整預算。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商篩選機制，通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證件的審查。3.實地考察供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，確保其具備良好的信譽和供應能力。4.根據(jù)審核和考察結(jié)果，建立合格供應商名錄，并定期對名錄進行更新和維護。（二）供應商評估1.定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于不合格供應商，及時淘汰并從合格供應商名錄中移除。（三）供應商合作與溝通1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.建立與供應商的定期溝通機制，及時了解產(chǎn)品供應情況、市場動態(tài)等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.鼓勵供應商提出改進建議和創(chuàng)新方案，共同推動采購工作的優(yōu)化和提升。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)采購計劃填寫采購申請表，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、用途等信息，并簽字確認。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，包括禮品的必要性、預算合理性、供應商選擇等方面。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關(guān)部門進行會審，充分聽取各方意見。會審通過后，報公司管理層審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，在合格供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，并按照合同約定的條款進行采購操作，包括下達訂單、跟蹤生產(chǎn)進度、安排運輸?shù)取?.采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商提供的產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或其他違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或承擔相應責任。（四）驗收與入庫1.禮品到貨前，采購部門應通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標準對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告并簽字確認。3.對于驗收不合格的禮品，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施。4.驗收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員按照規(guī)定進行入庫登記，并妥善保管。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準確。2.合同簽訂前，采購部門應會同法務(wù)部門對合同條款進行審核，避免出現(xiàn)法律風險和漏洞。3.合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并由采購部門負責合同的存檔和保管。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照合同約定履行義務(wù)，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量供應禮品。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同變更與終止1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，雙方應按照合同約定辦理終止手續(xù)，并對合同履行情況進行結(jié)算和清理。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，負責對采購活動進行全過程監(jiān)督。監(jiān)督小組由財務(wù)、審計、法務(wù)等部門人員組成。2.監(jiān)督小組定期對采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、合同履行情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。2.審計過程中，審計人員可通過查閱文件資料、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等方式，對采購活動進行全面評估。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應出具審計報告，并提出相應的審計建議。（三）違規(guī)處理1.對于在采購活動中違反法律法規(guī)、公司規(guī)定或合同約定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責任人應承擔賠償責任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。七、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應及時收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、采購合同信息等。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類整理、存儲和管理，以便于查詢和使用。（二）信息分析與利用1.定期對采購信息進行分析，總結(jié)采購活動中的經(jīng)驗教訓，為采購決策提供參考依據(jù)。2.通過對市場價格信息的分析，掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，降低采購成本。3.根據(jù)供應商信息和產(chǎn)品質(zhì)量信息，優(yōu)化供應商選擇和采購產(chǎn)品質(zhì)量控制，提高采購工作的效率和質(zhì)量。（三）信息保密1.采購信息屬于公司商業(yè)機密，相關(guān)人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露采購信息給無關(guān)人