人員進(jìn)出痕跡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員進(jìn)出管理，規(guī)范人員進(jìn)出行為，確保公司安全與秩序，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、外來訪客、臨時(shí)工作人員等所有進(jìn)出公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域及其他相關(guān)場所的人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人員進(jìn)出管理符合要求。2.安全有序原則：保障公司人員、財(cái)產(chǎn)安全，維護(hù)正常的工作和生產(chǎn)秩序，避免人員無序流動(dòng)帶來的安全隱患。3.可追溯原則：對人員進(jìn)出情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時(shí)能夠準(zhǔn)確追溯人員的進(jìn)出時(shí)間、地點(diǎn)等信息。二、人員分類及進(jìn)出規(guī)定（一）公司員工1.正常上班時(shí)間員工應(yīng)按照公司規(guī)定的作息時(shí)間按時(shí)上下班，通過公司指定的出入口進(jìn)出。進(jìn)入公司時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示有效工作證件，配合門禁系統(tǒng)或安保人員的查驗(yàn)。離開公司時(shí)，如無特殊情況，應(yīng)從正常下班的出入口離開。若因工作需要加班，應(yīng)在加班結(jié)束后盡快離開公司，并確保關(guān)閉工作區(qū)域的電器設(shè)備、門窗等。2.非上班時(shí)間因工作需要在非上班時(shí)間進(jìn)入公司的員工，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并說明進(jìn)入公司的時(shí)間、事由等信息。進(jìn)入公司時(shí)，同樣需出示有效工作證件，經(jīng)安保人員核實(shí)后登記進(jìn)入。離開公司時(shí)，應(yīng)在安保人員處進(jìn)行登記注銷。（二）外來訪客1.預(yù)約來訪公司員工如有外來訪客，應(yīng)提前與訪客溝通，告知公司的來訪規(guī)定，并通過公司內(nèi)部的訪客預(yù)約系統(tǒng)或其他指定方式進(jìn)行預(yù)約。預(yù)約信息應(yīng)包括訪客姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由、接待部門及接待人等。接待部門及接待人在收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)審核并確認(rèn)。如預(yù)約信息無誤，應(yīng)批準(zhǔn)預(yù)約，并將預(yù)約信息發(fā)送至安保部門備案。2.來訪登記訪客到達(dá)公司時(shí)，應(yīng)先在公司大門或指定的訪客接待處進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括訪客姓名、單位、身份證號碼、聯(lián)系電話、來訪時(shí)間、來訪事由、接待部門及接待人等。訪客需出示有效身份證件，安保人員對其身份信息進(jìn)行核實(shí)，并與預(yù)約信息進(jìn)行比對。如信息一致，安保人員為訪客發(fā)放臨時(shí)訪客證件，并告知訪客公司的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。3.陪同進(jìn)入訪客在進(jìn)入公司前，應(yīng)由接待部門的接待人陪同。接待人應(yīng)全程陪同訪客，不得擅自離開，確保訪客在公司內(nèi)的行為符合規(guī)定。訪客在公司內(nèi)活動(dòng)期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得進(jìn)入未經(jīng)允許的區(qū)域。如需前往其他部門或區(qū)域，接待人應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并帶領(lǐng)訪客前往。4.離開登記訪客離開公司時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)訪客證件交還給安保人員。安保人員對訪客的離開時(shí)間進(jìn)行登記，并核實(shí)訪客是否有物品遺留在公司內(nèi)。如訪客有物品遺留在公司內(nèi)，安保人員應(yīng)及時(shí)通知接待部門及接待人，由接待人負(fù)責(zé)聯(lián)系訪客取回物品。（三）臨時(shí)工作人員1.入職登記臨時(shí)工作人員入職時(shí)，所在部門應(yīng)安排專人帶領(lǐng)其到人力資源部門辦理入職手續(xù)。入職手續(xù)包括填寫個(gè)人信息登記表、簽訂臨時(shí)工作協(xié)議等。人力資源部門在辦理入職手續(xù)時(shí)，應(yīng)核實(shí)臨時(shí)工作人員的身份信息，并為其發(fā)放臨時(shí)工作證件。臨時(shí)工作證件應(yīng)注明有效期限、工作區(qū)域等信息。2.工作期間管理臨時(shí)工作人員在工作期間，應(yīng)佩戴臨時(shí)工作證件，按照公司指定的路線和區(qū)域進(jìn)行工作。不得擅自進(jìn)入其他無關(guān)區(qū)域。所在部門應(yīng)安排專人對臨時(shí)工作人員進(jìn)行管理，確保其工作行為符合公司要求。如發(fā)現(xiàn)臨時(shí)工作人員有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并上報(bào)相關(guān)部門。3.離職手續(xù)臨時(shí)工作人員離職時(shí)，所在部門應(yīng)安排專人帶領(lǐng)其到人力資源部門辦理離職手續(xù)。離職手續(xù)包括歸還臨時(shí)工作證件、清理工作區(qū)域等。人力資源部門在辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)核實(shí)臨時(shí)工作人員的離職信息，并在系統(tǒng)中進(jìn)行注銷登記。三、人員進(jìn)出登記與記錄（一）登記方式1.門禁系統(tǒng)登記在公司各出入口安裝門禁系統(tǒng)，員工通過刷卡、指紋識別或人臉識別等方式進(jìn)出公司。門禁系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的人員信息管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)時(shí)記錄員工的進(jìn)出時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.紙質(zhì)登記對于外來訪客和臨時(shí)工作人員，在公司大門或指定的訪客接待處設(shè)置紙質(zhì)登記臺賬。訪客和臨時(shí)工作人員應(yīng)按照要求填寫登記信息，安保人員進(jìn)行審核登記。3.電子登記系統(tǒng)公司應(yīng)建立電子登記系統(tǒng)，員工、外來訪客和臨時(shí)工作人員可通過手機(jī)APP、微信公眾號等方式進(jìn)行進(jìn)出登記。電子登記系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便公司對人員進(jìn)出情況進(jìn)行管理和分析。（二）記錄內(nèi)容1.基本信息：包括人員姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系電話等。2.進(jìn)出時(shí)間：精確到年、月、日、時(shí)、分。3.進(jìn)出地點(diǎn)：具體到公司的出入口名稱或門牌號。4.來訪事由（適用于外來訪客）：詳細(xì)說明來訪的目的、與公司的業(yè)務(wù)往來等情況。5.接待部門及接待人（適用于外來訪客）：記錄接待訪客的部門名稱和接待人的姓名。6.工作證件號碼（適用于公司員工）：記錄員工的工作證件編號。7.臨時(shí)工作證件號碼（適用于臨時(shí)工作人員）：記錄臨時(shí)工作人員的臨時(shí)工作證件編號。（三）記錄保存與查詢1.記錄保存門禁系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，保存期限不少于[X]年。紙質(zhì)登記臺賬應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。電子登記系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行安全存儲(chǔ)，保存期限不少于[X]年。備份數(shù)據(jù)和紙質(zhì)登記臺賬應(yīng)存放在安全可靠的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。2.記錄查詢公司內(nèi)部人員因工作需要查詢?nèi)藛T進(jìn)出記錄的，應(yīng)填寫查詢申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由安保部門或相關(guān)管理部門進(jìn)行查詢。外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)要求或其他正當(dāng)理由需要查詢?nèi)藛T進(jìn)出記錄的，應(yīng)提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安保部門或相關(guān)管理部門進(jìn)行查詢。查詢結(jié)果應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行使用，不得泄露給無關(guān)人員。四、門禁管理（一）門禁系統(tǒng)設(shè)置1.公司應(yīng)根據(jù)安全管理需要，在辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、倉庫等重點(diǎn)部位設(shè)置門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的門禁權(quán)限。2.門禁權(quán)限分為長期權(quán)限和臨時(shí)權(quán)限。長期權(quán)限適用于公司正式員工，臨時(shí)權(quán)限適用于外來訪客、臨時(shí)工作人員等。臨時(shí)權(quán)限應(yīng)根據(jù)訪客或臨時(shí)工作人員的來訪時(shí)間、工作區(qū)域等進(jìn)行設(shè)定，有效期屆滿后自動(dòng)失效。（二）門禁卡管理1.公司員工的門禁卡由人力資源部門統(tǒng)一制作和發(fā)放。員工應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人或隨意丟棄。如門禁卡丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門申請補(bǔ)辦。2.外來訪客和臨時(shí)工作人員的臨時(shí)門禁卡由安保部門在訪客登記或臨時(shí)工作人員入職時(shí)發(fā)放。訪客和臨時(shí)工作人員在離開公司時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)門禁卡交還給安保部門。3.門禁卡應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保其有效性和安全性。如發(fā)現(xiàn)門禁卡存在異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如掛失、注銷等。（三）門禁系統(tǒng)維護(hù)與管理1.公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)門禁系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對門禁系統(tǒng)進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保門禁系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。在維修期間，應(yīng)采取臨時(shí)安全措施，如設(shè)置專人值守、使用臨時(shí)門禁等，確保人員進(jìn)出安全。3.加強(qiáng)對門禁系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改門禁系統(tǒng)的設(shè)置和參數(shù)。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障或安全事故，操作人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、安保人員職責(zé)（一）人員查驗(yàn)1.安保人員應(yīng)在公司各出入口對進(jìn)出人員進(jìn)行查驗(yàn)，確保人員身份合法有效。對公司員工，應(yīng)檢查其工作證件；對外來訪客，應(yīng)檢查其臨時(shí)訪客證件；對臨時(shí)工作人員，應(yīng)檢查其臨時(shí)工作證件。2.如發(fā)現(xiàn)人員未按規(guī)定出示有效證件或證件存在異常情況，安保人員應(yīng)拒絕其進(jìn)入公司，并及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。（二）登記管理1.負(fù)責(zé)外來訪客和臨時(shí)工作人員的登記工作，認(rèn)真核對登記信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.按照規(guī)定為外來訪客和臨時(shí)工作人員發(fā)放臨時(shí)訪客證件或臨時(shí)工作證件，并告知其相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。3.對人員進(jìn)出登記記錄進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢。（三）現(xiàn)場秩序維護(hù)1.維護(hù)公司出入口及周邊區(qū)域的秩序，確保人員進(jìn)出順暢，車輛停放有序。2.對公司內(nèi)的可疑人員和行為進(jìn)行關(guān)注和巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.協(xié)助相關(guān)部門處理人員進(jìn)出過程中發(fā)生的糾紛和突發(fā)事件，保障公司安全與穩(wěn)定。（四）門禁系統(tǒng)管理1.熟悉門禁系統(tǒng)的操作流程，負(fù)責(zé)門禁系統(tǒng)的日常使用和管理。2.對門禁系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告并協(xié)助維修人員進(jìn)行處理。3.根據(jù)人員權(quán)限管理規(guī)定，及時(shí)調(diào)整和更新人員的門禁權(quán)限，確保門禁系統(tǒng)的安全性和有效性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門、安保部門等相關(guān)管理部門應(yīng)定期對人員進(jìn)出痕跡管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括人員進(jìn)出登記記錄、門禁系統(tǒng)運(yùn)行情況、安保人員履職情況等。2.內(nèi)部檢查應(yīng)形成書面報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反人員進(jìn)出痕跡管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供人員進(jìn)出痕跡管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工如有違反人員進(jìn)出痕跡管理規(guī)定的行為，如未按規(guī)定出示工作證件、轉(zhuǎn)借門禁卡、擅自帶領(lǐng)外來人員進(jìn)入公司等，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司安全事故或造成其他損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。（二）外來訪客和臨時(shí)工作人員違規(guī)處理1.外來訪客和臨時(shí)工作人員如有違反人員進(jìn)出痕跡管理規(guī)定的行為，如未按規(guī)定進(jìn)行登記、冒用他人證件、擅自進(jìn)入未經(jīng)允許的區(qū)域等，安保人員應(yīng)及時(shí)