臨時(shí)采購藥物管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司臨時(shí)采購藥物的行為，確保藥物采購的合理性、安全性和及時(shí)性，滿足公司業(yè)務(wù)需求，保障員工健康，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部因突發(fā)疾病、緊急醫(yī)療需求等情況而進(jìn)行的臨時(shí)藥物采購活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和藥品管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保臨時(shí)采購藥物的合法性和合規(guī)性。2.安全有效原則：所采購藥物必須符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保用藥安全有效，能夠切實(shí)解決實(shí)際醫(yī)療問題。3.高效及時(shí)原則：在滿足合規(guī)要求的前提下，盡可能提高采購效率，及時(shí)滿足緊急用藥需求。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在臨時(shí)采購藥物過程中的職責(zé)，確保采購流程順暢，責(zé)任可追溯。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)提出臨時(shí)采購藥物的申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購藥物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.對(duì)所申請(qǐng)采購藥物的必要性和合理性負(fù)責(zé)，并配合采購部門進(jìn)行相關(guān)采購工作。（二）采購部門1.根據(jù)需求部門的申請(qǐng)，按照本管理辦法及相關(guān)規(guī)定，選擇合法、可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商藥物的價(jià)格、交貨期等條款，確保采購過程的順利進(jìn)行。3.對(duì)采購藥物的質(zhì)量、價(jià)格、交貨情況等負(fù)責(zé)，及時(shí)向需求部門反饋采購進(jìn)展。（三）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)對(duì)臨時(shí)采購藥物的質(zhì)量進(jìn)行審核和檢驗(yàn)，確保所采購藥物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)采購藥物的驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核臨時(shí)采購藥物的費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。2.對(duì)采購資金的支付進(jìn)行管理，確保資金安全、合理使用。（五）行政管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)臨時(shí)采購藥物的相關(guān)文件、記錄進(jìn)行歸檔管理，確保檔案資料的完整性和可追溯性。2.協(xié)助其他部門協(xié)調(diào)解決臨時(shí)采購藥物過程中出現(xiàn)的問題，保障公司整體運(yùn)營(yíng)的順暢。三、采購申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門如需臨時(shí)采購藥物，應(yīng)填寫《臨時(shí)采購藥物申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），申請(qǐng)表應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：申請(qǐng)人姓名、部門、聯(lián)系方式；申請(qǐng)日期；藥物名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量；采購原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)間；病情簡(jiǎn)要描述（如有）。2.申請(qǐng)表由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門。（二）審批流程1.行政管理部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)的必要性、信息完整性等。2.經(jīng)初步審核通過的申請(qǐng)表，由行政管理部門轉(zhuǎn)交給質(zhì)量控制部門進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。質(zhì)量控制部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)量評(píng)估，并在申請(qǐng)表上簽署意見。3.質(zhì)量評(píng)估通過后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并注明是否同意支付采購費(fèi)用。4.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)做出審批決定。審批通過的申請(qǐng)表返回行政管理部門，由行政管理部門通知采購部門進(jìn)行采購；審批未通過的，應(yīng)注明原因并反饋給需求部門。四、供應(yīng)商選擇與采購（一）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有合法的藥品經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，提供的藥品應(yīng)符合國(guó)家藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并具備相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。2.信譽(yù)良好，無不良經(jīng)營(yíng)記錄，在行業(yè)內(nèi)具有較高的口碑和知名度。3.具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求，解決藥品質(zhì)量、供應(yīng)等方面的問題。4.價(jià)格合理，在保證藥品質(zhì)量的前提下，能夠提供具有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。（二）供應(yīng)商篩選與確定1.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。2.對(duì)于臨時(shí)采購藥物的需求，采購部門應(yīng)從供應(yīng)商名錄中選擇至少[X]家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。3.采購部門應(yīng)向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確藥物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格等采購需求，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。4.采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，綜合考慮藥品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。選擇結(jié)果應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確以下內(nèi)容：雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；藥物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、金額；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及期限；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；付款方式及期限；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式等。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)將合同副本分別送交需求部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門和行政管理部門備案。（四）采購執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保藥物按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.在采購過程中，如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、藥品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況反饋給需求部門。3.采購部門應(yīng)建立采購臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購藥物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、交貨日期等信息，確保采購過程可追溯。五、驗(yàn)收與入庫（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量控制部門在收到采購藥物到貨通知后，應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收，并準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和文件，如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件、檢驗(yàn)報(bào)告模板等。2.需求部門應(yīng)安排熟悉藥物使用情況的人員協(xié)助驗(yàn)收工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和信息。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.藥品外觀檢查：檢查藥品包裝是否完好，標(biāo)簽內(nèi)容是否清晰、完整，包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)日期、有效期、批準(zhǔn)文號(hào)等。2.藥品數(shù)量核對(duì)：按照采購合同和送貨清單，核對(duì)藥品的數(shù)量是否準(zhǔn)確無誤。3.藥品質(zhì)量檢驗(yàn)：依據(jù)國(guó)家藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)采購藥物進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目可包括藥品的性狀、鑒別、檢查、含量測(cè)定等。4.隨貨同行單檢查：檢查隨貨同行單是否與采購合同一致，包括供應(yīng)商名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式等信息。（三）驗(yàn)收流程1.藥品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量控制部門在接到通知后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)采購藥物進(jìn)行逐一檢查，并填寫《臨時(shí)采購藥物驗(yàn)收單》（以下簡(jiǎn)稱“驗(yàn)收單”）。驗(yàn)收單應(yīng)包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)論等信息。3.驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將藥品移交至倉庫辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單和采購合同，對(duì)入庫藥品進(jìn)行核對(duì)、登記，確保入庫信息準(zhǔn)確無誤。4.驗(yàn)收不合格的藥品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。處理方式可包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等，具體處理措施應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況確定。在處理過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保問題可追溯。六、儲(chǔ)存與保管（一）儲(chǔ)存條件1.倉庫應(yīng)具備適宜的儲(chǔ)存條件，根據(jù)藥物的特性，設(shè)置不同的儲(chǔ)存區(qū)域，如常溫庫、陰涼庫、冷庫等。2.儲(chǔ)存環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合藥品儲(chǔ)存要求。對(duì)于有特殊儲(chǔ)存要求的藥物，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的條件進(jìn)行儲(chǔ)存。（二）保管措施1.倉庫應(yīng)建立健全藥品保管制度，對(duì)入庫藥品進(jìn)行分類存放，實(shí)行分區(qū)管理。不同劑型、規(guī)格、批次的藥品應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.定期對(duì)庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/半年/年，具體周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定。盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。3.加強(qiáng)對(duì)倉庫的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保藥品儲(chǔ)存安全。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)儲(chǔ)存藥品進(jìn)行檢查，查看藥品的外觀、包裝等是否有異常情況。如發(fā)現(xiàn)藥品有變質(zhì)、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。七、使用與發(fā)放（一）使用流程1.需求部門使用臨時(shí)采購藥物時(shí)，應(yīng)填寫《臨時(shí)采購藥物領(lǐng)用單》（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)用單”），注明領(lǐng)用藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)用單由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至倉庫管理人員。3.倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用單，對(duì)庫存藥品進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后發(fā)放藥品，并在領(lǐng)用單上簽字。（二）發(fā)放記錄倉庫管理人員應(yīng)建立臨時(shí)采購藥物發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限為[X]年。八、費(fèi)用報(bào)銷與結(jié)算（一）報(bào)銷流程1.采購部門完成采購任務(wù)并取得合法有效的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票及相關(guān)采購憑證提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，以及采購費(fèi)用是否符合公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的報(bào)銷憑證，由財(cái)務(wù)部門辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，并按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行付款。（二）結(jié)算方式1.公司與供應(yīng)商的結(jié)算方式應(yīng)在采購合同中明確約定，可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行結(jié)算。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和期限，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，確保公司財(cái)務(wù)往來清晰、準(zhǔn)確。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)采購藥物管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購資金的使用情況、藥品質(zhì)量控制情況等。2.行政管理部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)按照各自職責(zé)，對(duì)臨時(shí)采購藥物管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.積極配合藥品監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供臨時(shí)采購藥物管理的相關(guān)資料和信