保險特別約定管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范保險特別約定的管理，確保保險合同的嚴謹性、準確性和有效性，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類保險業(yè)務(wù)中涉及的特別約定的制定、審核、執(zhí)行和變更等管理活動。（三）基本原則1.合法性原則特別約定應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及保險監(jiān)管部門的相關(guān)規(guī)定，不得違反法律強制性條款。2.準確性原則特別約定的內(nèi)容應(yīng)準確清晰，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述，確保雙方對約定內(nèi)容的理解一致。3.完整性原則特別約定應(yīng)涵蓋保險合同中需要特別說明或調(diào)整的關(guān)鍵事項，保證合同條款的完整性。4.一致性原則特別約定應(yīng)與保險合同的基本條款相互銜接，保持邏輯一致，不得出現(xiàn)矛盾或沖突。二、特別約定的定義與范圍（一）定義保險特別約定是指在保險合同基本條款之外，經(jīng)投保人與保險公司協(xié)商一致，對保險合同的某些條款進行補充、修改或特別說明的約定事項。（二）范圍1.保險標的的特殊情況說明，如標的的價值、使用性質(zhì)、風險狀況等與常規(guī)情況不同的描述。2.保險責任與除外責任的特別約定，包括對某些風險是否承擔保險責任、承擔責任的范圍和條件等進行明確。3.保險金額、保險費、保險期限等保險合同要素的特別約定調(diào)整。4.賠付條件、賠付比例、賠付方式等理賠相關(guān)的特別約定。5.其他需要特別約定的事項，如特別的告知義務(wù)、合同的生效條件、爭議解決方式等。三、特別約定的制定（一）提出1.業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談保險業(yè)務(wù)過程中，如發(fā)現(xiàn)需要對保險合同基本條款進行特別約定的情況，應(yīng)及時收集相關(guān)信息，并填寫《保險特別約定申請表》。申請表應(yīng)詳細說明特別約定的事項、原因、涉及的保險合同信息、對保險責任和風險的影響等內(nèi)容。2.客戶如有特別要求需要在保險合同中進行特別約定的，應(yīng)通過業(yè)務(wù)部門提交書面申請，說明特別約定的具體內(nèi)容和期望達成的目的。（二）審核1.業(yè)務(wù)部門提交的《保險特別約定申請表》首先由部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括特別約定的必要性、合理性、對公司風險的影響等。初審?fù)ㄟ^后，將申請表及相關(guān)資料提交至風險管理部門。2.風險管理部門對特別約定進行風險評估，從公司整體風險承受能力、保險責任與風險匹配度等方面進行審核。評估通過后，將申請表及相關(guān)資料轉(zhuǎn)至法律合規(guī)部門。3.法律合規(guī)部門對特別約定進行合法性審查，確保其符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。審查重點包括特別約定的條款是否存在法律風險、是否侵犯第三方權(quán)益、是否與現(xiàn)行保險政策相悖等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。（三）協(xié)商與確定1.經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、風險管理部門和法律合規(guī)部門的審核后，如特別約定內(nèi)容可行，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶就特別約定的具體條款進行協(xié)商。協(xié)商過程中，應(yīng)向客戶充分說明特別約定的內(nèi)容、對保險合同的影響以及可能產(chǎn)生的后果，確?？蛻衾斫獠⑼庀嚓P(guān)條款。2.雙方達成一致意見后，將特別約定的具體內(nèi)容明確記錄在《保險特別約定協(xié)商記錄》中，由雙方簽字確認。協(xié)商記錄應(yīng)包括特別約定的條款、雙方的溝通情況、達成一致的依據(jù)等詳細信息。3.根據(jù)協(xié)商記錄，業(yè)務(wù)部門負責起草保險特別約定條款，并提交至合同管理部門進行合同條款的整合和錄入。合同管理部門應(yīng)確保特別約定條款與保險合同其他條款的格式規(guī)范、邏輯連貫，并對整個保險合同文本進行審核，避免出現(xiàn)錯別字、格式錯誤等問題。四、特別約定的審核流程（一）初審1.業(yè)務(wù)部門負責人對特別約定的必要性、合理性進行初步審核，重點關(guān)注特別約定是否符合客戶實際需求，是否會對公司業(yè)務(wù)拓展產(chǎn)生積極影響，以及是否存在潛在的業(yè)務(wù)風險。2.初審內(nèi)容包括特別約定事項的背景情況、涉及的保險標的信息、對保險責任和費率的影響等。如發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)部門負責人應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，要求補充信息或修改特別約定內(nèi)容。（二）風險評估1.風險管理部門從公司整體風險角度對特別約定進行評估。評估內(nèi)容包括特別約定可能帶來的風險類型、風險程度、風險發(fā)生的可能性以及對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營穩(wěn)定性的影響。2.運用風險評估模型和方法，對特別約定涉及的保險業(yè)務(wù)進行量化分析，如計算風險敞口、評估賠付概率等。對于風險較高的特別約定，提出風險防控措施和建議，如要求增加保費、限制保險責任范圍或加強風險監(jiān)控等。（三）合法性審查1.法律合規(guī)部門依據(jù)國家法律法規(guī)、保險監(jiān)管規(guī)定以及公司內(nèi)部制度，對特別約定的合法性進行審查。審查內(nèi)容包括特別約定的條款是否符合法律強制性規(guī)定、是否存在法律漏洞或潛在的法律糾紛風險。2.對特別約定涉及的保險業(yè)務(wù)模式、合同條款結(jié)構(gòu)等進行合法性分析，確保特別約定在法律框架內(nèi)有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)特別約定存在法律問題，及時與業(yè)務(wù)部門和風險管理部門溝通，提出修改意見，確保特別約定合法合規(guī)。（四）終審1.經(jīng)過初審、風險評估和合法性審查后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)對特別約定進行終審。終審主要從公司戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務(wù)政策導(dǎo)向、客戶關(guān)系維護等宏觀層面進行綜合考量。2.終審意見應(yīng)明確是否同意特別約定的內(nèi)容，并對特別約定的實施和后續(xù)管理提出指導(dǎo)意見。如終審?fù)ㄟ^，特別約定方可正式納入保險合同條款；如終審未通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)終審意見進行修改完善，重新履行審核流程。五、特別約定的執(zhí)行與監(jiān)督（一）執(zhí)行1.保險合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保特別約定條款得到有效執(zhí)行。業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶詳細說明特別約定的內(nèi)容和要求，提醒客戶履行相關(guān)義務(wù)，并及時跟進客戶的執(zhí)行情況。2.在保險期間內(nèi)，如涉及特別約定的保險標的發(fā)生變化或出現(xiàn)需要按照特別約定處理的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并按照特別約定的規(guī)定進行處理。例如，若特別約定對保險標的的維護保養(yǎng)有要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)督促客戶落實相關(guān)措施，以確保保險標的風險狀況符合合同約定。（二）監(jiān)督1.風險管理部門負責對特別約定的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括業(yè)務(wù)部門是否按照特別約定要求履行職責、客戶是否遵守特別約定條款、特別約定的執(zhí)行效果是否符合預(yù)期等。2.通過數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等方式收集特別約定執(zhí)行情況的信息，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行預(yù)警和提示。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行不到位或客戶違反特別約定條款的情況，應(yīng)督促其整改，并評估對公司風險狀況的影響。3.合同管理部門負責對保險合同中特別約定條款的履行情況進行跟蹤，確保特別約定在合同履行過程中得到準確執(zhí)行。對特別約定涉及的保險理賠、續(xù)保等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，保證相關(guān)操作符合特別約定的規(guī)定。六、特別約定的變更（一）變更申請1.在保險合同有效期內(nèi)，如因客戶需求變化、保險標的情況改變、法律法規(guī)調(diào)整等原因需要對特別約定進行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《保險特別約定變更申請表》，詳細說明變更的事項、原因、變更前后的內(nèi)容對比以及對保險合同其他條款的影響等。2.變更申請應(yīng)附上相關(guān)證明材料，如客戶提出變更需求的書面文件、保險標的發(fā)生變化的證明資料、法律法規(guī)調(diào)整的文件等，以便審核部門全面了解變更情況。（二）變更審核1.變更申請?zhí)峤缓?，按照與特別約定制定相同的審核流程進行審核，即先由業(yè)務(wù)部門負責人初審，再經(jīng)風險管理部門風險評估和法律合規(guī)部門合法性審查，最后由公司分管領(lǐng)導(dǎo)終審。2.審核過程中，各部門應(yīng)重點關(guān)注變更的必要性、合理性、對公司風險狀況和客戶權(quán)益的影響等方面。如變更可能導(dǎo)致保險責任范圍擴大、風險增加或?qū)窘?jīng)營產(chǎn)生重大影響的，應(yīng)進行充分評估，并要求業(yè)務(wù)部門提供相應(yīng)的風險防控措施。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)審核通過的特別約定變更申請，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商變更事宜，并簽訂《保險特別約定變更協(xié)議》。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。2.合同管理部門負責對保險合同文本進行相應(yīng)修改，確保特別約定變更后的合同條款準確無誤，并將變更后的保險合同送達客戶。同時，更新公司內(nèi)部的保險合同管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)記錄與實際合同內(nèi)容一致。七、特別約定的檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負責收集與保險特別約定相關(guān)的各類文件和資料，包括《保險特別約定申請表》、《保險特別約定協(xié)商記錄》、《保險特別約定變更申請表》、《保險特別約定變更協(xié)議》、相關(guān)證明材料以及保險合同文本等。2.在保險合同簽訂和特別約定變更完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將上述資料整理齊全，移交至檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫《保險特別約定檔案移交清單》，明確移交資料的名稱、數(shù)量、日期等信息，雙方簽字確認。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的保險特別約定檔案進行整理。根據(jù)文件的類別、時間順序等進行分類編號，編制檔案目錄，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.將整理好的檔案資料進行歸檔存儲，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列；電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并建立索引目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保險特別約定檔案的，應(yīng)填寫《保險特別約定檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。3.涉及對外提供保險特別約定檔案資料的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理手續(xù)。對外提供的檔案