會議會展公司管理辦法總則目的為加強會議會展公司的規(guī)范化管理，提高公司運營效率和服務(wù)質(zhì)量，保障公司及客戶的合法權(quán)益，促進會議會展行業(yè)的健康發(fā)展，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本會議會展公司全體員工及與公司相關(guān)的各類會議、會展活動的組織與實施。基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展經(jīng)營活動。2.質(zhì)量至上原則：始終將提供高質(zhì)量的會議會展服務(wù)作為核心目標(biāo)，確?；顒拥捻樌M行和圓滿成功。3.客戶導(dǎo)向原則：以客戶需求為出發(fā)點，提供個性化、專業(yè)化的服務(wù)，滿足客戶多樣化的要求。4.團隊協(xié)作原則：強調(diào)各部門之間、員工之間的協(xié)作配合，形成高效的工作團隊。組織架構(gòu)與職責(zé)公司組織架構(gòu)公司設(shè)立董事會、管理層、各職能部門，具體組織架構(gòu)如下：1.董事會：公司最高決策機構(gòu)，負(fù)責(zé)制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策等。2.管理層：包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理等，負(fù)責(zé)組織實施董事會決策，管理公司日常運營。3.職能部門：項目策劃部：負(fù)責(zé)會議會展項目的策劃、創(chuàng)意設(shè)計等。客戶服務(wù)部：與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解需求，提供全程服務(wù)支持。場地布置部：承擔(dān)活動場地的設(shè)計、搭建、布置工作。技術(shù)保障部：負(fù)責(zé)活動中的技術(shù)設(shè)備支持、音視頻控制等。后勤保障部：提供物資采購、餐飲住宿安排、安全保障等后勤服務(wù)。財務(wù)部：負(fù)責(zé)公司財務(wù)管理、預(yù)算編制與執(zhí)行等。人力資源部：負(fù)責(zé)人事招聘、培訓(xùn)、績效考核等工作。各部門職責(zé)1.項目策劃部深入了解客戶需求，結(jié)合市場趨勢，制定專業(yè)的會議會展策劃方案。進行活動主題創(chuàng)意設(shè)計，確定活動流程、環(huán)節(jié)安排等。負(fù)責(zé)與相關(guān)合作伙伴溝通協(xié)調(diào)，確保策劃方案的可行性。2.客戶服務(wù)部建立并維護良好的客戶關(guān)系，及時響應(yīng)客戶咨詢與需求。協(xié)助客戶完成活動前期的各項準(zhǔn)備工作，如資料收集、合同簽訂等。在活動期間全程跟蹤服務(wù)，及時解決客戶提出的問題，確保客戶滿意度。3.場地布置部根據(jù)策劃方案進行場地的設(shè)計規(guī)劃，繪制詳細(xì)的布置圖紙。負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的搭建工作，確保搭建質(zhì)量與安全。精心進行場地裝飾布置，營造符合活動主題的氛圍。4.技術(shù)保障部提前做好活動所需技術(shù)設(shè)備的選型、采購與調(diào)試工作。在活動現(xiàn)場保障技術(shù)設(shè)備的正常運行，負(fù)責(zé)音視頻的切換、控制等。及時處理技術(shù)故障，確?；顒蛹夹g(shù)環(huán)節(jié)的順利進行。5.后勤保障部負(fù)責(zé)活動所需物資的采購、租賃與管理，確保物資供應(yīng)充足。安排活動期間的餐飲、住宿等后勤服務(wù)，保障參會人員的生活需求。制定安全保障方案，負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，確保人員與財產(chǎn)安全。6.財務(wù)部編制公司年度財務(wù)預(yù)算，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算控制。負(fù)責(zé)活動項目的成本核算與費用結(jié)算，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。進行財務(wù)分析，為公司決策提供財務(wù)支持。7.人力資源部根據(jù)公司發(fā)展需求，制定人力資源規(guī)劃，招聘合適的人才。組織員工培訓(xùn)，提升員工專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力。建立科學(xué)的績效考核體系，激勵員工積極工作。會議會展項目管理項目策劃1.需求調(diào)研項目策劃部應(yīng)與客戶進行深入溝通，通過面談、問卷調(diào)查、實地考察等方式，全面了解客戶對會議會展活動的目標(biāo)、主題、規(guī)模、時間、地點、參與人員等方面的需求。分析市場動態(tài)和競爭對手情況，為項目策劃提供參考依據(jù)。2.方案制定根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司資源和專業(yè)能力，制定詳細(xì)的項目策劃方案。方案應(yīng)包括活動主題、目的、議程安排、場地布置、宣傳推廣、預(yù)算計劃、風(fēng)險評估及應(yīng)對措施等內(nèi)容。組織相關(guān)部門和專家對策劃方案進行評審，確保方案的科學(xué)性、合理性和可行性。3.方案審批策劃方案經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、市場情況和資源狀況，對方案進行全面評估，提出修改意見或批準(zhǔn)實施。項目籌備1.成立項目團隊根據(jù)項目策劃方案和實際工作需要，組建由各職能部門人員組成的項目團隊。明確項目團隊成員的職責(zé)分工，確保各項工作任務(wù)落實到人。2.場地預(yù)訂與布置場地布置部按照策劃方案要求，及時預(yù)訂合適的活動場地。與場地提供方溝通協(xié)調(diào)場地使用細(xì)節(jié)，簽訂場地租賃合同。根據(jù)設(shè)計圖紙進行場地搭建和裝飾布置工作，確保場地布置符合活動主題和要求。3.物資采購與準(zhǔn)備后勤保障部依據(jù)項目預(yù)算和實際需求，制定物資采購計劃。負(fù)責(zé)采購活動所需的各類物資，包括辦公用品、宣傳資料、禮品、餐飲用品等。對采購的物資進行驗收、保管和發(fā)放，確保物資質(zhì)量和數(shù)量符合要求。4.人員邀請與通知客戶服務(wù)部協(xié)助客戶確定參會人員名單，并根據(jù)名單發(fā)送邀請函、通知等。提供詳細(xì)的活動信息和參會指南，告知參會人員活動時間、地點、議程、交通方式等注意事項。5.技術(shù)設(shè)備調(diào)試技術(shù)保障部提前對活動所需的技術(shù)設(shè)備進行選型、采購和安裝調(diào)試。包括音響系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、視頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保設(shè)備運行穩(wěn)定、效果良好。在活動前進行全面的技術(shù)設(shè)備檢查和測試，及時排除故障隱患。項目實施1.現(xiàn)場管理成立現(xiàn)場指揮小組，由項目經(jīng)理擔(dān)任組長，負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的總體協(xié)調(diào)和指揮。各職能部門按照職責(zé)分工，在活動現(xiàn)場開展各項工作，確保活動順利進行。加強現(xiàn)場安全管理，設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識，配備必要的安全防護設(shè)備，確保人員和財產(chǎn)安全。2.服務(wù)保障客戶服務(wù)部在活動期間全程跟蹤服務(wù)，及時解決客戶提出的問題和需求。后勤保障部做好餐飲、住宿、交通等后勤服務(wù)工作，確保參會人員生活舒適。技術(shù)保障部實時監(jiān)控技術(shù)設(shè)備運行情況，及時處理技術(shù)故障，保障活動技術(shù)環(huán)節(jié)正常。3.活動執(zhí)行嚴(yán)格按照策劃方案和議程安排執(zhí)行活動，確保活動流程順暢、環(huán)節(jié)緊湊。加強與參會人員、嘉賓、合作伙伴等的溝通協(xié)調(diào)，營造良好的活動氛圍。做好活動現(xiàn)場的攝影、攝像、記錄等工作，為活動總結(jié)和后續(xù)宣傳提供資料。項目收尾1.費用結(jié)算財務(wù)部負(fù)責(zé)與客戶進行費用結(jié)算，按照合同約定收取活動費用。對項目成本進行核算，分析費用支出情況，為后續(xù)項目提供成本控制參考。2.場地清理活動結(jié)束后，后勤保障部組織人員對活動場地進行清理，拆除搭建設(shè)施，恢復(fù)場地原狀。清理場地內(nèi)的垃圾和雜物，確保場地整潔衛(wèi)生。3.客戶反饋與評估客戶服務(wù)部在活動結(jié)束后及時收集客戶反饋意見，了解客戶對活動的滿意度。組織相關(guān)部門和人員對項目進行全面評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議。4.資料歸檔項目團隊負(fù)責(zé)整理項目過程中的各類資料，包括策劃方案、合同協(xié)議、活動照片、視頻等。將資料進行分類歸檔，建立項目檔案，以便日后查閱和參考。人員管理員工招聘與錄用1.招聘計劃人力資源部根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定年度招聘計劃。明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求、招聘時間等內(nèi)容。2.招聘渠道通過多種渠道進行招聘，包括招聘網(wǎng)站、社交媒體、人才市場、校園招聘、內(nèi)部推薦等。拓展招聘渠道，吸引優(yōu)秀人才加入公司。3.招聘流程發(fā)布招聘信息，收集應(yīng)聘簡歷。對應(yīng)聘人員進行初步篩選，確定面試名單。組織面試，包括筆試、面試、實際操作等環(huán)節(jié)。對面試合格人員進行背景調(diào)查和體檢。辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動合同。員工培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃人力資源部根據(jù)員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等。2.培訓(xùn)內(nèi)容開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，如會議會展策劃、場地布置、技術(shù)設(shè)備操作等。進行職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，如溝通技巧、團隊協(xié)作、客戶服務(wù)等。組織行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)培訓(xùn)，使員工了解行業(yè)最新信息和政策要求。3.培訓(xùn)方式采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實踐操作等多種培訓(xùn)方式。鼓勵員工自主學(xué)習(xí)，參加行業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。4.員工發(fā)展建立員工職業(yè)發(fā)展通道，為員工提供晉升機會和發(fā)展空間。根據(jù)員工績效表現(xiàn)和能力水平，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。支持員工參加各類職業(yè)資格考試和認(rèn)證，提升員工專業(yè)水平?？冃Э己伺c激勵1.考核體系人力資源部建立科學(xué)合理的績效考核體系，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)應(yīng)涵蓋工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。2.考核方式采用上級評價、同事評價、自我評價、客戶評價等多種考核方式相結(jié)合。定期對員工進行績效考核，及時反饋考核結(jié)果。3.激勵措施根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，包括獎金、晉升、榮譽證書等。對績效不達標(biāo)的員工進行輔導(dǎo)和改進，如績效面談、培訓(xùn)提升等。建立員工激勵機制，激發(fā)員工工作積極性和創(chuàng)造力。員工紀(jì)律與獎懲1.紀(jì)律規(guī)定制定員工行為規(guī)范和工作紀(jì)律，明確員工在工作中的行為準(zhǔn)則和要求。員工應(yīng)遵守公司規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到早退、曠工。嚴(yán)格遵守工作流程和操作規(guī)范，確保工作質(zhì)量和安全。2.獎勵制度對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻的員工給予表彰和獎勵。獎勵方式包括物質(zhì)獎勵和精神獎勵，如獎金、獎品、榮譽稱號等。3.懲罰制度對違反公司規(guī)章制度、工作失誤給公司造成損失的員工進行懲罰。懲罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。對違規(guī)違紀(jì)行為進行嚴(yán)肅處理，維護公司正常秩序。財務(wù)管理預(yù)算管理1.預(yù)算編制財務(wù)部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和項目策劃方案，編制年度財務(wù)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費用預(yù)算、利潤預(yù)算等。各部門應(yīng)配合財務(wù)部做好預(yù)算編制工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。2.預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)預(yù)算，確保各項收支按照預(yù)算計劃進行。各部門應(yīng)控制費用支出，不得超預(yù)算開支。財務(wù)部定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序進行申請和審批。預(yù)算調(diào)整應(yīng)充分考慮公司經(jīng)營狀況、市場變化等因素，確保調(diào)整后的預(yù)算合理可行。成本控制1.成本核算財務(wù)部對會議會展項目進行成本核算，明確項目成本構(gòu)成。成本核算應(yīng)包括直接成本和間接成本，如場地租賃、物資采購、人員薪酬、設(shè)備折舊等。2.成本控制措施優(yōu)化項目策劃方案，合理控制活動規(guī)模和成本支出。加強物資采購管理，通過招標(biāo)、詢價等方式降低采購成本。提高工作效率，減少不必要的人力、物力浪費。嚴(yán)格控制費用報銷，確保費用支出真實、合理、合規(guī)。財務(wù)審計與監(jiān)督1.內(nèi)部審計定期開展內(nèi)部審計工作，對公司財務(wù)收支、經(jīng)濟活動、內(nèi)部控制等進行審計監(jiān)督。內(nèi)部審計應(yīng)獨立、客觀、公正，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部加強對公司財務(wù)活動的日常監(jiān)督，確保財務(wù)數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。建立健全財務(wù)管理制度和內(nèi)部控制體系，防范財務(wù)風(fēng)險。3.外部審計按照國家法律法規(guī)要求，聘請外部審計機構(gòu)對公司年度財務(wù)報表進行審計。配合外部審計機構(gòu)開展工作，提供相關(guān)資料和信息。風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別建立風(fēng)險識別機制，對會議會展項目可能面臨的風(fēng)險進行全面識別。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋市場風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、人員風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進行排序，確定重點風(fēng)險。風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避對于無法承受或控制的風(fēng)險，采取風(fēng)險規(guī)避措施，如取消或調(diào)整項目。2.風(fēng)險降低通過制定風(fēng)險應(yīng)對方案，采取措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。如加強市場調(diào)研、優(yōu)化技術(shù)方案、提高人員素質(zhì)、完善安全措施等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移將部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方，如購買保險、簽訂免責(zé)條款等。4.風(fēng)險接受對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小且影響程度較低的風(fēng)險，采取風(fēng)險接受策略，做好應(yīng)對準(zhǔn)備。風(fēng)險監(jiān)