企業(yè)發(fā)票存根管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票存根的管理，規(guī)范發(fā)票開具、使用及保存行為，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合法性，根據(jù)國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票存根的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，確保發(fā)票存根管理工作合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則發(fā)票存根的記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，不得遺漏或篡改。3.安全保密原則加強(qiáng)發(fā)票存根的安全保管，防止丟失、損毀和泄露，確保公司財(cái)務(wù)信息安全。4.便于查詢?cè)瓌t發(fā)票存根的管理應(yīng)便于查詢和核對(duì)，以滿足公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和稅務(wù)檢查等工作的需要。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開具給增值稅一般納稅人的發(fā)票，作為購(gòu)買方抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票主要用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開具給增值稅小規(guī)模納稅人以及其他不需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的購(gòu)買方的發(fā)票。2.卷票適用于公司在特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場(chǎng)景下，如餐飲、住宿等行業(yè)，為消費(fèi)者開具的發(fā)票。（三）機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票用于公司銷售機(jī)動(dòng)車時(shí)開具給購(gòu)買方的發(fā)票，是辦理車輛注冊(cè)登記等手續(xù)的重要憑證。（四）通用機(jī)打發(fā)票根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，在特定地區(qū)或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的發(fā)票，如部分行業(yè)的小額交易或特殊業(yè)務(wù)場(chǎng)景。（五）其他發(fā)票根據(jù)國(guó)家稅收政策和公司業(yè)務(wù)需要，可能涉及使用的其他種類發(fā)票，如定額發(fā)票等。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.發(fā)票開具人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開具流程。2.開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。如涉及商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，應(yīng)準(zhǔn)確無誤填寫。4.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，購(gòu)買方的開票信息（包括名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)）應(yīng)準(zhǔn)確提供，確保發(fā)票能夠正常抵扣。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)收入時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門開具發(fā)票。2.財(cái)務(wù)部門收到開票通知后，核對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)信息，確認(rèn)無誤后，由專人負(fù)責(zé)開具發(fā)票。3.開具發(fā)票過程中，應(yīng)使用稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一規(guī)定的開票軟件，并確保開票數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.發(fā)票開具完成后，應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序整理好發(fā)票存根聯(lián)，并及時(shí)傳遞給發(fā)票存根保管人員。（三）作廢發(fā)票處理1.當(dāng)月開具的發(fā)票發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。作廢時(shí)，應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)發(fā)票（含未打印的發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。2.跨月發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤的，不得作廢，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)手續(xù)，并在開票軟件中進(jìn)行操作。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購(gòu)買商品、接受勞務(wù)或服務(wù)時(shí)，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制章、發(fā)票專用章等必要要素。2.取得的發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括發(fā)票的名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票認(rèn)證通過，以保證公司能夠正常抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（二）取得流程1.采購(gòu)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行采購(gòu)或接受勞務(wù)服務(wù)時(shí)，應(yīng)要求銷售方提供發(fā)票。2.取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系溝通，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。4.審核無誤的發(fā)票，應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，并妥善保管。五、發(fā)票存根的保管（一）保管責(zé)任公司設(shè)立專門的發(fā)票存根保管崗位，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票存根的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票存根管理規(guī)定。（二）保管期限1.增值稅專用發(fā)票存根聯(lián)的保管期限為10年。2.其他發(fā)票存根聯(lián)的保管期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為5年。（三）保管方式1.發(fā)票存根應(yīng)按照發(fā)票種類、號(hào)碼順序進(jìn)行整理裝訂，每本裝訂成冊(cè)，并在封面上注明發(fā)票種類、起止號(hào)碼、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。2.裝訂后的發(fā)票存根應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，防止發(fā)票存根受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.對(duì)于電子發(fā)票存根，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可查詢性。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保管期間的檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票存根的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票存根的裝訂是否整齊、編號(hào)是否連續(xù)、存放是否安全等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的發(fā)票存根清查工作，確保發(fā)票存根的數(shù)量、金額與財(cái)務(wù)記錄一致，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、發(fā)票存根的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因財(cái)務(wù)管理、稅務(wù)審計(jì)、業(yè)務(wù)查詢等工作需要查閱發(fā)票存根的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。2.外部單位（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等）依法需要查閱公司發(fā)票存根的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《發(fā)票存根查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的發(fā)票種類、號(hào)碼范圍、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員在發(fā)票存根保管人員的陪同下，按照指定的范圍和方式進(jìn)行查閱。3.查閱過程中，查閱人員不得擅自抽取、涂改、損毀發(fā)票存根，如需復(fù)印或拍照相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)發(fā)票存根保管人員同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《發(fā)票存根查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）發(fā)票存根的使用限制發(fā)票存根僅限于公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和稅務(wù)檢查等合法用途，不得用于其他非法目的。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自對(duì)外提供發(fā)票存根復(fù)印件或其他相關(guān)資料。七、發(fā)票存根的銷毀（一）銷毀條件發(fā)票存根保管期滿，且經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核同意后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門提出發(fā)票存根銷毀申請(qǐng)，填寫《發(fā)票存根銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀發(fā)票的種類、號(hào)碼范圍、所屬年度、保管期限等信息，并附發(fā)票存根清單。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人批準(zhǔn)后，報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)備案。3.主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核同意后，公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)指定的方式和地點(diǎn)進(jìn)行發(fā)票存根的銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)票種類、號(hào)碼范圍、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存10年。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票存根管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)發(fā)票存根的開具、取得、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票存根管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票存根管理是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票存根及相關(guān)資料。對(duì)于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)按照要求進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票，如虛開發(fā)票、開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得虛假發(fā)票、未按要求填寫發(fā)票信息等。3.發(fā)票存根保管不善，導(dǎo)致發(fā)票丟失、損毀、泄露等。4.擅自銷毀發(fā)票存根或未按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.違反發(fā)票存根查閱與使用規(guī)定，擅自對(duì)外提供發(fā)票存根復(fù)印件或其他相關(guān)資料。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反發(fā)票存根管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、警告