建筑財務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司建筑財務(wù)檔案管理，規(guī)范財務(wù)檔案管理行為，保證財務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在建筑財務(wù)活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的財務(wù)檔案的管理。（三）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交等工作，并對財務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性負責(zé)。指定專人作為財務(wù)檔案管理員，具體負責(zé)財務(wù)檔案管理的日常工作。2.檔案管理部門負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督財務(wù)部門的檔案管理工作，對接收的財務(wù)檔案進行統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定的期限和程序進行檔案的查閱、借閱和銷毀等工作。3.其他部門各部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好財務(wù)檔案的收集工作，及時將涉及財務(wù)活動的文件、資料等移交財務(wù)部門。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門和檔案管理部門分工負責(zé)，分級實施管理。2.真實完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司的財務(wù)活動情況，確保檔案內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備、資料齊全。3.安全保密原則。加強財務(wù)檔案的安全防護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則。在確保財務(wù)檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、財務(wù)檔案的內(nèi)容與分類（一）會計憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證；匯總憑證是對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。（二）會計賬簿類1.總賬：按照總分類賬戶分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，是編制財務(wù)報表的主要依據(jù)。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，詳細反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.固定資產(chǎn)卡片：記錄固定資產(chǎn)詳細信息的卡片，包括固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、原值、折舊等內(nèi)容。5.輔助賬簿：對某些在總賬和明細賬中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿，如備查賬簿等。（三）財務(wù)報告類1.月度財務(wù)報告：反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告的基礎(chǔ)上，更加全面地反映公司季度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，內(nèi)容與月度財務(wù)報告基本相同。3.年度財務(wù)報告：全面、綜合地反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況的報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等，是公司年度財務(wù)決算的重要文件。（四）其他類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單余額不一致時，為了核對賬目而編制的調(diào)節(jié)表，反映企業(yè)銀行存款的實際情況。2.銀行對賬單：銀行定期向企業(yè)提供的反映企業(yè)銀行賬戶收支情況的對賬單，是企業(yè)核對銀行存款賬目和編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表的重要依據(jù)。3.納稅申報表：企業(yè)按照國家稅收法律法規(guī)規(guī)定，定期向稅務(wù)機關(guān)申報繳納稅款的報表，包括增值稅申報表、企業(yè)所得稅申報表等。4.財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告：反映公司財務(wù)預(yù)算編制、執(zhí)行情況以及對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進行分析評價的報告，為公司管理層決策提供依據(jù)。5.會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊：記錄會計檔案移交、保管和銷毀情況的清冊，是會計檔案管理工作的重要記錄。三、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各部門在財務(wù)活動中形成的各類文件、資料，確保財務(wù)檔案的及時、完整收集。2.各部門應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時將相關(guān)的原始憑證、文件等移交財務(wù)部門，不得積壓或擅自銷毀。3.財務(wù)檔案管理員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的財務(wù)檔案進行認真核對，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理方法1.會計憑證的整理按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在對應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證進行匯總，編制原始憑證匯總表，并將其附在相關(guān)記賬憑證后面。檢查記賬憑證的內(nèi)容是否完整，包括日期、編號、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等，如有缺漏或錯誤，應(yīng)及時更正補充。將整理好的會計憑證按照月份和類別進行裝訂，在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理對各種會計賬簿進行核對，確保賬賬相符、賬證相符。檢查賬簿的扉頁內(nèi)容是否填寫齊全，包括賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。對活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，并按照順序編號，然后裝訂成冊，加具封面。在賬簿的脊背處注明賬簿名稱、年度、月份和起止頁數(shù)等。3.財務(wù)報告的整理按照月度、季度、年度順序，將財務(wù)報告進行分類整理。檢查財務(wù)報告的封面、扉頁、報表及附注等內(nèi)容是否齊全，簽字蓋章是否完整。將財務(wù)報告按照時間順序裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份等信息。4.其他財務(wù)檔案的整理對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他財務(wù)檔案，應(yīng)按照時間順序進行整理，并分別裝訂成冊。對財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告等文件，應(yīng)按照類別進行整理，每類文件應(yīng)按照時間順序排列，并編制目錄。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類保管期限為年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年。4.其他類保管期限為銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告等保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊和銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立索引目錄，便于查找和利用。（三）保管要求1.財務(wù)檔案管理員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。2.對電子財務(wù)檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子財務(wù)檔案應(yīng)采用加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全保密。3.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自出借、銷毀、涂改財務(wù)檔案。如因工作需要查閱、借閱財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)查閱申請的內(nèi)容進行審核，如認為符合查閱條件，應(yīng)在申請表上簽署意見，并安排財務(wù)檔案管理員提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在財務(wù)檔案室指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.查閱人員如需復(fù)印財務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并由財務(wù)檔案管理員負責(zé)復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、年度、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)借閱申請的內(nèi)容進行審核，如認為符合借閱條件，應(yīng)在申請表上簽署意見，并與借閱單位或個人簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.財務(wù)檔案保管期滿，但涉及未了事項或法律糾紛等情況的，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進行清理，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、年度、卷號、冊數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員