企業(yè)檔案中心管理辦法一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案中心管理，有效保護和利用檔案資源，提高企業(yè)管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)檔案中心及各部門檔案管理工作，涵蓋企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)審計等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案中心對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為企業(yè)各項工作提供有力支持。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案中心設(shè)置企業(yè)設(shè)立檔案中心，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理企業(yè)各類檔案。（二）檔案中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度。2.制定和完善檔案管理工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案編研工作，為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作。2.按照檔案中心的要求，及時將本部門檔案移交檔案中心歸檔。3.配合檔案中心開展檔案管理相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷文件，會議文件、決議，工作計劃、總結(jié)，人事檔案，行政公文等。2.生產(chǎn)經(jīng)營檔案：涵蓋市場調(diào)研、銷售合同、生產(chǎn)計劃、物資采購、質(zhì)量控制等方面的文件。3.技術(shù)研發(fā)檔案：包含科研項目立項、研究報告、技術(shù)圖紙、專利文件等。4.財務(wù)審計檔案：涉及財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.其他檔案：如企業(yè)文化建設(shè)、對外合作交流等方面的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成過程中的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成后，應(yīng)及時收集整理，防止檔案散失。3.對于重要檔案，應(yīng)采取特殊措施確保其安全收集。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊規(guī)范。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，應(yīng)定期移交檔案中心。2.檔案中心接收檔案時，應(yīng)進行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。3.檔案中心對接收的檔案進行登記、上架保管。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（三）保管條件1.檔案中心應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度相對穩(wěn)定，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案中心定期對保管期滿的檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案中心人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案中心負(fù)責(zé)人、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案中心人員和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱檔案中心的檔案。外部單位因法定事由需要查閱企業(yè)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案中心辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱企業(yè)檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案中心安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）服務(wù)方式1.檔案中心應(yīng)積極開展檔案信息服務(wù)工作，通過編制檔案檢索工具、提供檔案復(fù)印件、舉辦檔案展覽等方式，為企業(yè)提供便捷的檔案利用服務(wù)。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)決策、生產(chǎn)經(jīng)營等提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護等工作流程。2.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的日常運行和維護。3.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，保障檔案信息安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案中心負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案中心的管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.協(xié)調(diào)檔案中心與各部門之間的工作關(guān)系，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等具體工作。2.維護檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)正常運行。3.開展檔案編研工作，為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，解答有關(guān)檔案管理的問題。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)定期對檔案中心及各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等方面。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案中心及各部門檔案管理工作進行