大學合同管理辦法細則一、引言在大學的日常運營中，合同管理是一項至關(guān)重要的工作。它涉及到學校與外部機構(gòu)、企業(yè)以及個人之間的各類合作與交易，涵蓋了教學、科研、后勤等多個領(lǐng)域。一份嚴謹規(guī)范的合同不僅能夠保障學校的合法權(quán)益，還能促進各項工作的順利開展，維護良好的合作關(guān)系。為了進一步加強大學合同管理，提高合同管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本辦法細則。二、適用范圍本辦法細則適用于大學與校外單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于教學科研合作合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、物資采購合同、服務(wù)外包合同、租賃合同等。三、合同管理原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的相關(guān)規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.風險防控原則充分評估合同風險，采取有效措施防范和化解風險，保障學校的利益不受損失。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。4.統(tǒng)一管理原則學校對合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門的職責分工，建立健全合同管理制度和流程。四、合同管理流程合同立項1.各部門根據(jù)工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、內(nèi)容、金額、履行期限、合作方等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至學校合同管理部門。3.合同管理部門對申請進行初審，審核通過后報學校分管領(lǐng)導審批。合同起草1.合同立項獲批后，由業(yè)務(wù)部門負責起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和學校的相關(guān)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、表述準確。2.在起草合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合作方充分溝通，確保合同條款得到雙方認可。3.合同文本起草完成后，應(yīng)提交至學校法務(wù)部門進行合法性審查。合同審核1.法務(wù)部門對合同文本進行合法性審查，重點審查合同的主體資格、條款內(nèi)容、違約責任等是否符合法律法規(guī)的要求。2.審核通過后，法務(wù)部門出具《合同合法性審查意見書》。3.合同管理部門對合同文本進行形式審查，重點審查合同的格式、排版、簽字蓋章等是否符合學校的相關(guān)規(guī)定。4.審核通過后，合同管理部門出具《合同形式審查意見書》。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門和合同管理部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。合同簽訂1.合同文本修改完善后，由業(yè)務(wù)部門負責人、學校分管領(lǐng)導簽字確認。2.涉及金額較大或重要的合同，需經(jīng)學校校長辦公會或黨委會審議通過。3.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合作方已完成簽約前的各項準備工作，如資質(zhì)審核、授權(quán)委托等。4.合同簽訂時，應(yīng)嚴格按照學校的規(guī)定辦理簽字蓋章手續(xù)，確保合同的真實性和有效性。合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)問題或糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合作方溝通協(xié)商，尋求解決方案。3.對于重大合同或可能影響學校利益的合同履行情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向?qū)W校合同管理部門匯報。合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出申請，填寫《合同變更申請表》或《合同解除申請表》。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至學校合同管理部門。3.合同管理部門對申請進行初審，審核通過后報學校分管領(lǐng)導審批。4.合同變更或解除申請獲批后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合作方協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議，并按照學校的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。合同歸檔1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，交至學校合同管理部門統(tǒng)一保管。2.合同管理部門應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類、編號、存儲，確保合同檔案的完整性和安全性。五、合同管理職責分工合同管理部門1.負責制定和完善學校合同管理制度和流程，并組織實施。2.對合同立項申請進行初審，對合同文本進行形式審查。3.協(xié)調(diào)學校各部門之間的合同管理工作，定期組織合同管理培訓和交流活動。4.負責合同檔案的統(tǒng)一保管和查閱服務(wù)。業(yè)務(wù)部門1.負責合同的立項申請、起草、履行、變更與解除等具體工作。2.對合同風險進行評估和防控，及時與合作方溝通協(xié)商，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.配合合同管理部門做好合同審核、簽訂、歸檔等工作。法務(wù)部門1.負責對合同文本進行合法性審查，出具《合同合法性審查意見書》。2.為合同管理工作提供法律咨詢和服務(wù)，參與合同糾紛的處理。財務(wù)部門1.負責對合同金額進行審核，確保合同款項的支付符合學校財務(wù)規(guī)定。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同款項的結(jié)算和催收工作。六、合同風險防控1.加強合同前期調(diào)研在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解合作方的資質(zhì)、信譽、經(jīng)營狀況等情況，對合作項目進行可行性研究和風險評估，避免與信譽不佳或存在重大風險的合作方簽訂合同。2.明確合同條款合同條款應(yīng)明確、具體、詳細，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。重點條款應(yīng)進行詳細約定，如合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、違約責任等，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確界定。3.嚴格合同審核法務(wù)部門和合同管理部門應(yīng)認真履行審核職責，對合同文本進行嚴格審查，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出修改意見，督促業(yè)務(wù)部門進行完善。4.加強合同履行監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響學校利益的重大問題，應(yīng)及時向?qū)W校領(lǐng)導匯報，并采取有效措施進行處理。5.做好合同糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合作方溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定的爭議解決方式進行處理。必要時，可尋求法務(wù)部門的支持和協(xié)助，維護學校的合法權(quán)益。七、合同信息化管理1.建立合同管理信息系統(tǒng)學校應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動化。通過信息系統(tǒng)，對合同的立項、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等全過程進行管理，提高合同管理工作效率和質(zhì)量。2.信息系統(tǒng)功能要求合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：合同模板管理：提供各類合同的標準模板，方便業(yè)務(wù)部門起草合同。流程審批管理：實現(xiàn)合同立項、審核、簽訂等流程的在線審批，提高審批效率。合同文本管理：對合同文本進行電子化存儲，方便查閱和修改。合同履行跟蹤：實時跟蹤合同履行情況，提醒業(yè)務(wù)部門及時處理相關(guān)事項。統(tǒng)計分析功能：對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為學校決策提供依據(jù)。3.數(shù)據(jù)安全管理加強合同管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取有效的安全防護措施，確保合同數(shù)據(jù)的安全性和保密性。對系統(tǒng)用戶進行權(quán)限管理，嚴格控制用戶對合同數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核1.建立合同管理監(jiān)督機制學校應(yīng)建立合同管理監(jiān)督機制，定期對合同管理工作進行檢查和監(jiān)督。合同管理部門應(yīng)加強對業(yè)務(wù)部門合同管理工作的指導和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.合同管理考核將合同管理工作納入學校各部門的績效考核