商標(biāo)檔案管理暫行辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，商標(biāo)作為企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的品牌建設(shè)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和長(zhǎng)期發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。為了加強(qiáng)公司商標(biāo)檔案的管理，確保商標(biāo)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮商標(biāo)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本商標(biāo)檔案管理暫行辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同做好公司商標(biāo)檔案的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司所有商標(biāo)檔案的管理，包括商標(biāo)的申請(qǐng)、注冊(cè)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等過程中形成的各類文件、資料和記錄。三、商標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善商標(biāo)檔案管理制度和流程，確保商標(biāo)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂和保管公司的商標(biāo)檔案，建立健全商標(biāo)檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。4.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失或泄露。5.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的借閱、查閱和復(fù)制等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全使用。6.配合公司其他部門做好商標(biāo)檔案的相關(guān)工作，提供必要的檔案信息支持和服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等業(yè)務(wù)過程中形成的文件、資料和記錄的收集、整理和移交工作，并確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.協(xié)助檔案管理部門做好商標(biāo)檔案的管理工作，及時(shí)提供有關(guān)商標(biāo)業(yè)務(wù)的信息和資料，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的清查和核對(duì)等工作。3.在開展商標(biāo)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，嚴(yán)格按照公司的商標(biāo)檔案管理制度和流程辦理手續(xù)，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性，同時(shí)做好業(yè)務(wù)過程中形成的檔案資料的管理工作。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督公司商標(biāo)檔案的管理工作，確保商標(biāo)檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.參與商標(biāo)檔案管理制度和流程的制定和完善，提供專業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的意見和建議。3.對(duì)商標(biāo)檔案管理工作中涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題進(jìn)行審查和指導(dǎo)，確保商標(biāo)檔案的管理工作不會(huì)侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，同時(shí)保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益。4.配合檔案管理部門做好商標(biāo)檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，如對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行保密管理、防止商標(biāo)信息泄露等。四、商標(biāo)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商標(biāo)申請(qǐng)文件，包括商標(biāo)申請(qǐng)書、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)類別選擇說明等。2.商標(biāo)注冊(cè)過程中的各類文件，如商標(biāo)局的受理通知書、審查意見通知書、駁回通知書、注冊(cè)證書等。3.商標(biāo)續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等業(yè)務(wù)辦理過程中形成的文件，如申請(qǐng)書、相關(guān)協(xié)議、審批文件等。4.與商標(biāo)相關(guān)的法律文件，如商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理文件、商標(biāo)異議答辯文件等。5.商標(biāo)使用過程中的相關(guān)資料，如商標(biāo)宣傳資料、產(chǎn)品包裝使用商標(biāo)的圖片等。6.其他與商標(biāo)有關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在商標(biāo)業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的相關(guān)文件、資料和記錄收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的商標(biāo)檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實(shí)性和有效性。3.對(duì)于電子文件形式的商標(biāo)檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并按照公司的電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和保存。（三）整理方法1.檔案管理部門收到各業(yè)務(wù)部門移交的商標(biāo)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照商標(biāo)的類別、申請(qǐng)時(shí)間、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類，確保同一類別的商標(biāo)檔案集中存放。2.對(duì)每份商標(biāo)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用“商標(biāo)類別代碼+申請(qǐng)年份+順序號(hào)”的形式，例如：“TM012023001”，其中“TM01”表示商標(biāo)類別代碼，“2023”表示申請(qǐng)年份，“001”表示該類別下該年份的順序號(hào)。3.為每份商標(biāo)檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、商標(biāo)名稱、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、業(yè)務(wù)類型、文件名稱、頁數(shù)、備注等信息，方便查詢和利用。4.對(duì)商標(biāo)檔案中的文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得隨意增減或更換文件內(nèi)容。五、商標(biāo)檔案的保管（一）保管期限1.商標(biāo)申請(qǐng)文件、注冊(cè)證書等永久性保存。2.商標(biāo)續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等業(yè)務(wù)辦理過程中形成的文件，自業(yè)務(wù)辦理完畢之日起保存[X]年。3.與商標(biāo)相關(guān)的法律文件，自案件處理完畢之日起保存[X]年。4.商標(biāo)使用過程中的相關(guān)資料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于[X]年。（二）保管方式1.商標(biāo)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號(hào)方式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。4.對(duì)重要的商標(biāo)檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，以確保檔案的安全性和保密性。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄并形成清查報(bào)告，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)商標(biāo)檔案的保管情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善商標(biāo)檔案的保管制度和措施，提高檔案管理水平。六、商標(biāo)檔案的利用（一）借閱與查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)《商標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，安排專人在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。4.借閱和查閱商標(biāo)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號(hào)、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)《商標(biāo)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合復(fù)制條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制完成后，應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.如需摘錄商標(biāo)檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案摘錄申請(qǐng)表》，注明摘錄檔案的名稱、編號(hào)、摘錄內(nèi)容、摘錄用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)摘錄申請(qǐng)，安排專人在指定地點(diǎn)提供摘錄服務(wù)，摘錄人應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行摘錄，并對(duì)摘錄內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立商標(biāo)檔案利用登記制度，對(duì)商標(biāo)檔案的借閱、查閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、利用方式、歸還日期等信息。2.定期對(duì)商標(biāo)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解商標(biāo)檔案的利用頻率和利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，通過對(duì)利用登記情況的分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。七、商標(biāo)檔案的保密與安全1.商標(biāo)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，檔案管理部門和相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)商標(biāo)檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在商標(biāo)檔案的保管和利用過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案被盜、被篡改、被銷毀等情況的發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)接觸商標(biāo)檔案的工作人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和安全意識(shí)，確保其能夠正確履行保密職責(zé)。同時(shí)，與接觸商標(biāo)檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。4.加強(qiáng)對(duì)商標(biāo)檔案保