印章使用管理辦法總則一、引言在公司的日常運營中，印章作為代表公司意志的重要象征，其正確使用與妥善管理對于維護公司的合法權益、保障業(yè)務的順利開展至關重要。為了規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的安全性和規(guī)范性，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本印章使用管理辦法總則。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同維護公司印章使用的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在處理與公司業(yè)務相關事務時涉及印章使用的情況。無論是合同簽訂、文件發(fā)布，還是其他需要加蓋公司印章的場合，均需遵循本辦法的規(guī)定。三、印章種類及用途1.公章公章是公司對外行使權力的重要標志，代表公司的正式意志。主要用于簽署各類合同、協(xié)議、重要文件，以及辦理涉及公司重大事項的相關手續(xù)等。在對外簽訂經(jīng)濟合同、合作協(xié)議時，必須加蓋公章，以確保合同的法律效力和公司的權益得到有效保障。2.財務專用章財務專用章用于公司財務核算、資金收付等財務相關業(yè)務。如開具發(fā)票、支票、匯票，辦理銀行賬戶業(yè)務等。使用財務專用章時，要嚴格按照財務管理制度的規(guī)定，確保資金流動的準確性和安全性。3.合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類合同。在簽訂合同過程中，加蓋合同專用章表明公司對合同條款的認可和承擔相應的法律責任。合同簽訂前，需對合同內(nèi)容進行嚴格審核，確保合同合法合規(guī)后，方可加蓋合同專用章。4.法定代表人章法定代表人章主要用于特定的財務、人事等業(yè)務場景，如辦理銀行預留印鑒、簽署人事任免文件等。使用法定代表人章時，要按照公司內(nèi)部規(guī)定的審批流程進行操作，確保使用的準確性和嚴肅性。四、印章的保管1.專人負責各類印章應指定專人保管，保管人員需具備高度的責任心和保密意識。公章一般由公司辦公室主任負責保管，財務專用章由財務部門負責人指定專人保管，合同專用章由合同管理部門負責人指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。2.保管要求印章保管人員應妥善保管印章，將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保保險柜的密碼和鑰匙由專人掌握。不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時交接印章，需辦理交接手續(xù)，并記錄交接時間、交接人等信息。印章保管人員如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應立即向公司相關領導報告，并采取相應的補救措施。五、印章的使用流程1.申請因業(yè)務需要使用印章的部門或個人，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、使用時間等信息。在申請表中，需明確注明用印的必要性和合法性，并由部門負責人簽字確認。2.審核《印章使用申請表》提交后，由相關審核部門按照職責分工進行審核。對于涉及合同簽訂、重要文件發(fā)布等事項，需經(jīng)法務部門審核，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)要求；對于財務相關用印，需經(jīng)財務部門審核，確保資金使用的合理性和準確性。審核通過后，審核部門負責人在申請表上簽字。3.批準根據(jù)用印事項的重要程度和審批權限，由公司領導進行批準。一般事項由分管領導批準，重大事項需經(jīng)法定代表人批準。領導批準后，在申請表上簽署意見并簽字。4.用印印章保管人員在收到經(jīng)審核批準的《印章使用申請表》后，方可進行用印操作。用印時，要確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上，并與留存的印章樣本進行核對，確認無誤后，在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印文件名稱、用印人等信息。5.歸檔用印完畢后，印章保管人員應將《印章使用申請表》、用印文件等相關資料進行整理歸檔，以便日后查閱和追溯。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對印章使用情況進行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定的流程和要求。審計部門可通過抽查《印章使用申請表》、用印文件等資料，核實用印事項的真實性、合法性和審批程序的完整性。2.外部監(jiān)督接受相關政府部門、監(jiān)管機構及合作單位等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供印章使用的相關資料。對于外部機構提出的意見和建議，要認真對待并及時整改，不斷完善印章使用管理工作。七、違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未經(jīng)審批擅自用印、用印文件內(nèi)容與申請事項不符等，給予批評教育，并責令立即改正。對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如偽造印章、利用印章謀取私利等，將依法追究相關人員的法律責任，并解除勞動合同。2.因印章保管不善導致印章遺失、被盜用等情況，給公司造成損失的，由印章保管人員承擔相應的賠償責任同時，公司將視情節(jié)輕重