醫(yī)院公文制發(fā)管理辦法一、引言醫(yī)院作為救死扶傷的重要場(chǎng)所，各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展離不開(kāi)規(guī)范的管理。公文制發(fā)作為醫(yī)院日常管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)工作、規(guī)范行為等方面起著至關(guān)重要的作用。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院公文制發(fā)的質(zhì)量和效率，確保公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院各科室、部門及下屬單位在工作中形成的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。三、公文制發(fā)的基本原則1.合法性原則：公文制發(fā)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：公文表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)詳實(shí)，邏輯清晰，避免產(chǎn)生歧義。3.規(guī)范性原則：公文格式應(yīng)符合國(guó)家和醫(yī)院規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)言規(guī)范，字體、字號(hào)、排版等應(yīng)保持一致。4.時(shí)效性原則：公文應(yīng)及時(shí)制發(fā)，確保信息傳遞的及時(shí)性和有效性，避免延誤工作。5.保密性原則：對(duì)于涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等內(nèi)容的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。四、公文制發(fā)流程1.擬稿承辦部門或個(gè)人根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫公文內(nèi)容。在擬稿過(guò)程中，應(yīng)明確發(fā)文目的、主題、內(nèi)容要點(diǎn)等，確保公文內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。擬稿人應(yīng)使用統(tǒng)一格式的稿紙，注明擬稿日期、擬稿人姓名、部門等信息。我們鼓勵(lì)擬稿人在擬稿前進(jìn)行充分的調(diào)研和思考，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容具有科學(xué)性和可行性。2.審核擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性等方面，確保公文質(zhì)量符合要求。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將公文提交給醫(yī)院辦公室進(jìn)行統(tǒng)一審核。醫(yī)院辦公室審核人員應(yīng)從醫(yī)院整體工作角度出發(fā)，對(duì)公文進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核公文格式、語(yǔ)言表達(dá)、發(fā)文范圍等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。在審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與擬稿人溝通，提出修改意見(jiàn)，擬稿人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。3.簽發(fā)經(jīng)審核無(wú)誤的公文，按照醫(yī)院公文審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。一般公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見(jiàn)和姓名、日期。如對(duì)公文內(nèi)容有修改意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)反饋給擬稿人進(jìn)行修改。4.編號(hào)公文簽發(fā)后，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在公文首頁(yè)的指定位置，便于公文的管理和查詢。5.印制醫(yī)院辦公室根據(jù)公文簽發(fā)稿進(jìn)行印制。印制過(guò)程中應(yīng)確保公文格式規(guī)范、印刷清晰、裝訂整齊。對(duì)于涉密公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印制，采取必要的保密措施，防止信息泄露。6.分發(fā)公文印制完成后，由醫(yī)院辦公室按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)做好登記工作，記錄公文的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、份數(shù)等信息。對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)優(yōu)先送達(dá)，確保相關(guān)人員及時(shí)收到公文并了解公文內(nèi)容。五、公文格式要求1.頁(yè)面設(shè)置：公文應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上下左右均為2.5cm。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題，小標(biāo)題用三號(hào)黑體字。3.排版要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。頁(yè)碼一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。4.公文標(biāo)識(shí)：公文首頁(yè)應(yīng)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。5.發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。6.標(biāo)題：公文標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。7.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。8.正文：公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。9.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。10.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。11.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。12.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。13.版記：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。六、公文處理要求1.收文處理醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收、登記、分發(fā)工作。收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)公文的數(shù)量、種類、內(nèi)容等是否完整無(wú)誤，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記后，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，將公文分發(fā)給相關(guān)科室或部門，并做好分發(fā)記錄。對(duì)于緊急公文，應(yīng)立即送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。承辦部門或個(gè)人收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行辦理。辦理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照公文要求和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保工作落實(shí)到位。辦理完畢后，應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給醫(yī)院辦公室。2.發(fā)文處理醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)公文的制發(fā)工作，應(yīng)按照公文制發(fā)流程進(jìn)行操作，確保公文質(zhì)量和效率。對(duì)于涉及多個(gè)科室或部門的聯(lián)合發(fā)文，主辦科室應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)科室或部門溝通協(xié)調(diào)，共同擬稿、審核、簽發(fā)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、一致。公文發(fā)出后，醫(yī)院辦公室應(yīng)及時(shí)跟蹤公文的送達(dá)情況，確保相關(guān)人員及時(shí)收到公文。對(duì)于重要公文的執(zhí)行情況，應(yīng)進(jìn)行督促檢查，確保工作落實(shí)到位。3.公文歸檔公文辦理完畢后，承辦部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔。歸檔公文應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求。醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)公文檔案的管理工作，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等，便于查閱和利用。我們希望大家重視公文歸檔工作，及時(shí)將辦理完畢的公文移交檔案管理部門，確保醫(yī)院公文檔案的完整性和系統(tǒng)性。七、監(jiān)督與考核1.醫(yī)院成立公文制發(fā)管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院各科室、部門公文制發(fā)情況