外包人員文件管理辦法一、引言在當(dāng)今企業(yè)運(yùn)營中，外包業(yè)務(wù)已成為一種常見的模式，它為企業(yè)帶來了諸多優(yōu)勢，如成本控制、專業(yè)資源引入等。然而，隨著外包人員的增多，文件管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了確保公司文件的安全、完整和有效利用，同時保障外包人員能夠順利開展工作，特制定本外包人員文件管理辦法。本辦法旨在規(guī)范外包人員在文件管理方面的行為，使其與公司整體文件管理體系相契合，共同維護(hù)公司信息資產(chǎn)的安全與穩(wěn)定，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。我們鼓勵外包人員積極參與文件管理工作，遵守相關(guān)規(guī)定，為公司的高效運(yùn)作貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于與本公司簽訂外包服務(wù)合同的所有外包人員，包括但不限于技術(shù)服務(wù)外包人員、業(yè)務(wù)流程外包人員、行政事務(wù)外包人員等。涉及的文件類型涵蓋公司各類紙質(zhì)文件、電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、管理文件等。三、職責(zé)分工公司文件管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善外包人員文件管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.對外包人員進(jìn)行文件管理方面的培訓(xùn)，包括文件分類、存儲、借閱、保密等知識。3.定期檢查外包人員的文件管理工作，提供指導(dǎo)和建議，確保其符合公司要求。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理外包人員在文件管理過程中出現(xiàn)的問題和糾紛。外包服務(wù)提供商1.確保其派遣的外包人員了解并遵守本公司的文件管理辦法。2.對外包人員進(jìn)行內(nèi)部管理和監(jiān)督，督促其按照規(guī)定進(jìn)行文件管理工作。3.協(xié)助公司文件管理部門開展相關(guān)培訓(xùn)和檢查工作。外包人員1.嚴(yán)格遵守本公司的文件管理辦法，妥善保管和使用所接觸到的公司文件。2.按照規(guī)定的文件分類和存儲方式，對文件進(jìn)行整理和存放，確保文件的清晰可查。3.在工作結(jié)束或離職時，及時歸還所借用的公司文件，并清理個人工作區(qū)域內(nèi)的相關(guān)文件。4.對涉及公司機(jī)密的文件，嚴(yán)格履行保密義務(wù)，不得泄露給任何無關(guān)人員。四、文件分類與編號文件分類1.合同協(xié)議類：包括與外包服務(wù)提供商簽訂的合同、與客戶簽訂的業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等。2.技術(shù)文檔類：如項(xiàng)目技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)報(bào)告、測試文檔等。3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：各類業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客戶信息、交易記錄等。4.管理文件類：公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.其他類：不屬于上述分類的其他文件，如宣傳資料、培訓(xùn)教材等。文件編號為了便于文件的識別和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.合同協(xié)議類：以“HT”開頭，followedbytheyearofsigning(4digits),monthofsigning(2digits),andasequentialnumber(3digits).Forexample,HT202305001representsthefirstcontractsignedinMay2023.2.技術(shù)文檔類：以“JS”開頭，followedbytheprojectcode(4digits),documenttypecode(2digits),andasequentialnumber(3digits).Forexample,JS20230101001representsthefirsttechnicaldocumentofproject202301inthedesigndocumentcategory.3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：以“YS”開頭，followedbythedatatypecode(2digits),year(4digits),andasequentialnumber(3digits).Forexample,YS012023001representsthefirstpieceofbusinessdatainthesalesstatisticscategoryfortheyear2023.4.管理文件類：以“GL”開頭，followedbythedocumentcategorycode(2digits),year(4digits),andasequentialnumber(3digits).Forexample,GL022023001representsthefirstmanagementdocumentinthehumanresourcespolicycategoryfortheyear2023.5.其他類：以“QT”開頭，followedbythedocumenttypecode(2digits),year(4digits),andasequentialnumber(3digits).Forexample,QT032023001representsthefirstdocumentinthepromotionalmaterialscategoryfortheyear2023.五、文件存儲紙質(zhì)文件存儲1.外包人員應(yīng)在公司指定的文件存儲區(qū)域存放紙質(zhì)文件，保持文件存放區(qū)域的整潔和有序。2.文件應(yīng)按照分類進(jìn)行存放，同一類文件按照編號順序排列，便于查找和取用。3.對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用掃描成電子文件的方式進(jìn)行備份，并存放在安全的電子存儲設(shè)備中。電子文件存儲1.外包人員使用公司分配的電子存儲設(shè)備或指定的網(wǎng)絡(luò)存儲空間存儲電子文件。2.電子文件應(yīng)按照文件分類建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)清晰準(zhǔn)確，與紙質(zhì)文件分類相對應(yīng)。3.文件命名應(yīng)遵循簡潔明了、易于識別的原則，采用文件編號+文件名稱的方式命名。例如，“HT202305001外包服務(wù)合同.pdf”。4.定期對電子文件進(jìn)行備份，備份頻率可根據(jù)文件的重要性和變動情況確定，建議每周至少備份一次。備份文件應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤或云存儲。六、文件借閱借閱申請1.外包人員因工作需要借閱公司文件時，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《文件借閱申請表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的文件，還需經(jīng)過公司保密管理部門的審批。借閱流程1.審批通過后，外包人員憑《文件借閱申請表》到公司文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件，并記錄借閱時間、借閱人等信息。3.外包人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借閱的文件，如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請，并說明延期原因。借閱注意事項(xiàng)1.外包人員只能在公司內(nèi)部指定的區(qū)域使用所借閱的文件，不得擅自將文件帶出公司。2.借閱的文件應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.歸還文件時，外包人員應(yīng)確保文件的完整性和可讀性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向文件管理部門報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、文件保密保密責(zé)任1.外包人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對在工作中接觸到的公司文件承擔(dān)保密義務(wù)。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，外包人員不得向任何第三方披露公司文件的內(nèi)容，包括但不限于文件中的技術(shù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等。保密措施1.在處理涉及公司機(jī)密文件時，外包人員應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、加密存儲等。2.對于不再使用或涉及機(jī)密的文件，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀或妥善處理，確保文件信息不被泄露。3.外包人員離職時，應(yīng)將所保管的公司文件全部歸還，并簽署保密承諾書，承諾離職后仍將遵守公司的保密規(guī)定。八、文件使用與更新文件使用1.外包人員應(yīng)按照公司規(guī)定的文件使用權(quán)限使用文件，不得擅自擴(kuò)大或變更使用范圍。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在錯誤或需要更新，應(yīng)及時向文件管理部門反饋。文件更新1.文件管理部門負(fù)責(zé)定期對公司文件進(jìn)行審查和更新，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時效性。2.對于需要更新的文件，文件管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)外包人員，并提供更新后的文件版本。3.外包人員應(yīng)及時使用更新后的文件，避免因使用舊版本文件而導(dǎo)致工作失誤。九、文件銷毀銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、合同終止等原因不再使用的文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再需要的文件，在經(jīng)過嚴(yán)格的審批和處理流程后進(jìn)行銷毀。銷毀流程1.文件管理部門定期清理需銷毀的文件，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由文件管理部門指定專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保文件信息無法恢復(fù)。4.在文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀人等信息。十、監(jiān)督與檢查定期檢查1.公司文件管理部門定期對外包人員的文件管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件分類、存儲、借閱、保密等方面的執(zhí)行情況。2.檢查方式可采用實(shí)地查看、文件抽查、詢問外包人員等方式進(jìn)行。不定期抽查1.公司保密管理部門或其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對外包人員的文件管理工作進(jìn)行不定期抽查。2.對于抽查中發(fā)