基層印章使用管理辦法一、引言在公司/組織的日常運營中，印章作為重要的憑證和工具，代表著公司/組織的意志與權(quán)力。正確、規(guī)范地使用印章，對于維護公司/組織的合法權(quán)益、保障業(yè)務(wù)的順利開展至關(guān)重要。為了加強基層印章的使用管理，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護公司/組織印章使用管理的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各基層部門、分支機構(gòu)及相關(guān)工作人員在日常業(yè)務(wù)活動中涉及印章使用的管理。三、印章種類及用途1.公章：代表公司/組織行使職權(quán)，用于各類重要文件、合同協(xié)議、對外信函等的簽署。2.財務(wù)專用章：專門用于財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：用于簽訂各類合同協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。4.部門專用章：各部門根據(jù)工作需要自行設(shè)定，用于本部門內(nèi)部文件、報表、通知等的發(fā)布。四、印章的刻制與啟用1.刻制流程需要刻制印章的部門或分支機構(gòu)，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的申請表提交至行政部門，由行政部門統(tǒng)一聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章的外觀、規(guī)格、文字等進(jìn)行核對，確保符合要求。2.啟用手續(xù)新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍等，并附上印模。經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可正式啟用。行政部門應(yīng)將印章啟用情況及時通知各相關(guān)部門和人員。五、印章的保管1.專人負(fù)責(zé)各類印章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。公章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章的保管人員，應(yīng)由公司/組織內(nèi)部正式員工擔(dān)任，并經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)。2.保管場所印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。禁止將印章隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方。3.印章交接印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)由公司/組織行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交，確保印章交接清楚、手續(xù)完備。六、印章的使用1.使用原則印章使用應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、確保安全”的原則，確保印章使用的合法性、真實性和有效性。禁止在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.審批流程用印人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關(guān)文件或材料。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同協(xié)議等的用印，需經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。3.用印登記印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人、批準(zhǔn)人等信息。登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，便于查詢和追溯。4.用印方式印章使用應(yīng)在公司/組織內(nèi)部規(guī)定的場所進(jìn)行，禁止將印章攜帶外出使用。特殊情況需要外出用印的，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。用印時，應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。用印后，應(yīng)在文件上加蓋騎縫章，防止文件被篡改。七、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司/組織名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，應(yīng)由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等，并附上印模。經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可正式停用。2.銷毀流程停用的印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，防止印章流失。銷毀印章時，應(yīng)由行政部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對印章進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀后的印章應(yīng)妥善保存銷毀記錄，以備查閱。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查公司/組織行政部門應(yīng)定期對基層印章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章使用管理符合本辦法規(guī)定。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用審批情況、用印登記情況等。2.責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。因印章使用不當(dāng)給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其