廣告公司客戶檔案查閱審批規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案查閱審批流程，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司全體員工及因業(yè)務(wù)往來需查閱公司檔案的客戶等外部人員。3.基本原則：遵循安全保密、規(guī)范有序、按需查閱、嚴(yán)格審批的原則。在保證檔案安全的前提下，最大程度滿足公司業(yè)務(wù)開展及相關(guān)人員工作需要。體現(xiàn)公司注重信息安全，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性的企業(yè)文化理念。4.檔案定義：本規(guī)定所指檔案是公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、行政管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、視聽資料等。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。-承擔(dān)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管等工作，確保檔案的完整性和安全性。-對檔案查閱審批申請進(jìn)行審核，根據(jù)規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)或上報(bào)審批，并負(fù)責(zé)檔案查閱過程的監(jiān)督。-定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問題。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。-根據(jù)工作需要，提出檔案查閱申請，并嚴(yán)格按照審批結(jié)果和規(guī)定流程查閱檔案。-配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.審批人員-根據(jù)檔案的密級和重要程度，明確不同層級的審批人員。一般檔案查閱由部門負(fù)責(zé)人審批；重要或機(jī)密檔案查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或公司高層審批。-審批人員應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，嚴(yán)格審核查閱申請，確保申請合理、必要，并對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。三、管理流程1.檔案查閱申請-公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱或類別、預(yù)計(jì)查閱時間等信息。-外部客戶等人員查閱檔案，需由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門接待人員協(xié)助填寫《檔案查閱申請表》，并注明查閱原因、客戶身份信息、查閱范圍等內(nèi)容，同時提交業(yè)務(wù)合作相關(guān)證明材料。-將填寫完整的申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際判斷申請的合理性，并簽署審核意見。2.審批流程-對于一般檔案查閱申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案管理規(guī)定和實(shí)際情況，在申請表上簽署審批意見。-對于重要或機(jī)密檔案查閱申請，部門負(fù)責(zé)人審核后，依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)、公司高層進(jìn)行審批。各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審查申請內(nèi)容，確保查閱行為不會對公司造成信息安全風(fēng)險(xiǎn)等不良影響。-審批通過后，申請表返回檔案管理部門，由檔案管理人員安排檔案查閱事宜；若審批不通過，檔案管理部門應(yīng)及時告知申請人并說明理由。3.檔案查閱實(shí)施-申請人按照審批通過的查閱時間和地點(diǎn)，到檔案管理部門指定場所查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。-查閱檔案時，申請人應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出指定查閱場所，不得在檔案上進(jìn)行涂改、圈劃、批注等操作，不得轉(zhuǎn)借他人查閱。-如需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，申請人應(yīng)在申請表中提前注明，并經(jīng)檔案管理部門和原審批人員再次審批同意。復(fù)制、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管和使用，不得隨意擴(kuò)散。-查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量和完整性無誤。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請查閱與本職工作相關(guān)的檔案資料，以更好地完成工作任務(wù)；在符合規(guī)定的情況下，有權(quán)申請復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。-義務(wù)：員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本規(guī)定的各項(xiàng)要求，如實(shí)填寫查閱申請信息；在查閱過程中，妥善保護(hù)檔案的安全和完整，不得泄露檔案中的機(jī)密信息；對因工作需要知悉的公司檔案內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，未經(jīng)許可不得向他人傳播。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶因業(yè)務(wù)合作需要，在履行規(guī)定審批程序后，有權(quán)查閱與合作項(xiàng)目相關(guān)的公司檔案資料。-義務(wù)：客戶應(yīng)遵守公司檔案查閱的各項(xiàng)規(guī)定，不得將查閱的檔案用于與合作項(xiàng)目無關(guān)的其他用途；對查閱過程中獲取的公司機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得向第三方泄露，若因客戶原因?qū)е鹿緳n案信息泄露，客戶應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.檔案管理部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：檔案管理部門有權(quán)對檔案查閱申請進(jìn)行審核和審批，有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的查閱申請；有權(quán)對檔案查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。-義務(wù)：檔案管理部門有義務(wù)按照規(guī)定流程和要求，及時處理檔案查閱申請；為申請人提供必要的查閱條件和協(xié)助；妥善保管檔案資料，確保檔案的安全和完整。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-檔案管理部門定期對檔案查閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，包括查閱申請審批情況、查閱過程合規(guī)情況、檔案歸還情況等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。-公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對檔案查閱審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)查閱、信息泄露等問題，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。-鼓勵員工和客戶對違反檔案查閱審批規(guī)定的行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)和處理，并對舉報(bào)人予以保密和保護(hù)。2.獎勵機(jī)制-對于在檔案管理和查閱過程中，嚴(yán)格遵守規(guī)定，表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎勵等。-對提出合理建議，有助于完善檔案查閱審批制度和提高檔案管理水平的員工，公司將給予相應(yīng)的獎勵，體現(xiàn)公司對員工創(chuàng)新和積極參與管理的鼓勵。3.懲罰機(jī)制-對于違反本規(guī)定，未經(jīng)審批擅自查閱檔案的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；造成公司重大損失或不良影響的，依法追究法律責(zé)任。-員工在查閱檔案過程中，如有故意損壞、丟失檔案等行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。-客戶若違反檔案查閱規(guī)定，公司有權(quán)終止合作，并依法追究其法律責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益和商業(yè)信譽(yù)。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖