月度采購計劃管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購工作的計劃性、規(guī)范性和科學(xué)性，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物資采購的部門和項目，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、行政部門等。（三）基本原則1.計劃性原則：采購活動應(yīng)依據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測以及庫存狀況等，提前制定詳細的月度采購計劃，確保采購工作有序進行。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略、供應(yīng)商選擇和談判等，實現(xiàn)采購資金的有效利用，降低采購總成本。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的物資符合公司的生產(chǎn)經(jīng)營要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免因質(zhì)量問題給公司帶來損失。4.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保采購過程合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)組織編制月度采購計劃，匯總各部門的采購需求，并進行綜合平衡和審核。2.根據(jù)審核后的月度采購計劃，負責(zé)具體的采購實施工作，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤等。3.定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題，并提出改進措施和建議。（二）需求部門1.負責(zé)根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目進度等，提前向采購部門提交月度采購需求申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。2.對采購物資的質(zhì)量、性能等提出明確要求，并協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商的技術(shù)交流和質(zhì)量檢驗等工作。3.參與采購合同的評審，對合同條款中涉及本部門需求的內(nèi)容進行審核和確認(rèn)。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核月度采購計劃的資金預(yù)算，確保采購資金的合理安排和有效使用。2.參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進行審核和把關(guān)，確保公司的資金安全。3.負責(zé)對采購費用進行核算和報銷，監(jiān)督采購資金的支付情況。（四）質(zhì)量部門1.負責(zé)制定采購物資的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，并參與采購合同中質(zhì)量條款的評審。2.在采購物資到貨時，按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行檢驗和驗收，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求。3.對采購物資的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，及時反饋質(zhì)量信息給采購部門和需求部門。（五）倉儲部門1.負責(zé)提供庫存物資的相關(guān)信息，包括庫存數(shù)量、庫存位置、庫存狀態(tài)等，協(xié)助采購部門合理安排采購計劃，避免重復(fù)采購和庫存積壓。2.負責(zé)采購物資的入庫驗收工作，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，并辦理入庫手續(xù)。3.負責(zé)采購物資的存儲和保管工作，確保物資的安全和完好。三、月度采購計劃的編制（一）編制依據(jù)1.公司的年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測以及各部門的工作計劃。2.庫存狀況，包括現(xiàn)有庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率、安全庫存等。3.物資消耗定額和生產(chǎn)工藝要求。4.市場供應(yīng)情況，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、交貨期、價格波動等。（二）編制流程1.需求收集：各需求部門應(yīng)在每月[具體日期]前，將本部門下月度的采購需求申請?zhí)峤唤o采購部門。采購需求申請應(yīng)詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、質(zhì)量要求、用途等信息，并附上相關(guān)的技術(shù)文件或圖紙。2.匯總整理：采購部門收到各需求部門的采購需求申請后，應(yīng)及時進行匯總整理，對相同或相似的采購需求進行合并，并對需求的合理性和必要性進行初步審核。3.庫存核對：采購部門應(yīng)與倉儲部門進行溝通，核對庫存物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，了解庫存狀況。對于庫存充足的物資，應(yīng)在采購計劃中予以適當(dāng)調(diào)整，避免重復(fù)采購。4.綜合平衡：采購部門根據(jù)匯總整理后的采購需求和庫存狀況，結(jié)合市場供應(yīng)情況、物資消耗定額、生產(chǎn)工藝要求等因素，對采購計劃進行綜合平衡。在平衡過程中，應(yīng)充分考慮采購成本、交貨期、質(zhì)量等因素，確保采購計劃的合理性和可行性。5.編制初稿：采購部門在綜合平衡的基礎(chǔ)上，編制月度采購計劃初稿。月度采購計劃初稿應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、預(yù)計采購金額、供應(yīng)商名稱等信息，并按照物資類別或采購項目進行分類匯總。6.審核審批：月度采購計劃初稿編制完成后，應(yīng)提交給采購部門負責(zé)人進行審核。采購部門負責(zé)人應(yīng)重點審核采購計劃的合理性、可行性、完整性以及與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一致性等方面。審核通過后，月度采購計劃應(yīng)提交給財務(wù)部門進行資金預(yù)算審核，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況和預(yù)算安排，對采購計劃的資金預(yù)算進行審核。審核通過后，月度采購計劃應(yīng)提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，對采購計劃進行最終審批。7.下達執(zhí)行：經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的月度采購計劃，由采購部門負責(zé)下達給相關(guān)的采購人員和供應(yīng)商，并組織實施采購工作。（三）編制要求1.準(zhǔn)確性：采購計劃應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的采購需求，確保采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息準(zhǔn)確無誤。2.完整性：采購計劃應(yīng)涵蓋公司下月度所需的各類物資和服務(wù)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、維修保養(yǎng)服務(wù)等，確保采購工作的全面性和完整性。3.合理性：采購計劃應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測以及庫存狀況等因素進行合理編制，避免采購過多或過少的物資，造成庫存積壓或生產(chǎn)短缺。4.及時性：采購計劃應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點編制完成，并及時下達執(zhí)行，確保采購工作能夠按時進行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。四、月度采購計劃的執(zhí)行與監(jiān)控（一）采購實施1.采購人員應(yīng)根據(jù)下達的月度采購計劃，按照采購流程和相關(guān)規(guī)定，及時開展采購工作。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購計劃中確定的物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等進行采購，確保采購物資符合公司的需求。2.采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商進行溝通和協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、庫存狀況等信息，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量交貨。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備的采購，采購人員應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通和跟蹤，必要時可駐廠監(jiān)造，確保采購物資的質(zhì)量和進度。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購活動的合法合規(guī)。采購人員應(yīng)按照規(guī)定的采購方式和程序進行采購，不得擅自變更采購方式和程序。對于采購金額較大或涉及重要物資的采購項目，應(yīng)按照公司的招標(biāo)管理辦法進行招標(biāo)采購，確保采購過程的公開、公平、公正。（二）進度跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購計劃執(zhí)行進度跟蹤制度，定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查。采購人員應(yīng)及時向采購部門負責(zé)人匯報采購工作的進展情況，包括已采購物資的數(shù)量、金額、到貨時間、質(zhì)量情況等，以及采購過程中遇到的問題和困難。2.采購部門負責(zé)人應(yīng)定期召開采購計劃執(zhí)行進度分析會議，對采購計劃的執(zhí)行情況進行分析和總結(jié)。會議應(yīng)重點分析采購計劃執(zhí)行過程中存在的問題和原因，如采購進度滯后、物資質(zhì)量不合格、供應(yīng)商違約等，并提出相應(yīng)的改進措施和建議。3.對于采購進度滯后的項目，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通和協(xié)調(diào)，了解原因并督促供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度或采取其他有效措施，確保物資能夠按時到貨。對于因供應(yīng)商原因?qū)е虏少忂M度嚴(yán)重滯后，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并及時調(diào)整采購計劃，采取緊急采購等措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。（三）質(zhì)量檢驗1.質(zhì)量部門應(yīng)按照采購合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收。在物資到貨前，質(zhì)量部門應(yīng)提前做好檢驗準(zhǔn)備工作，包括制定檢驗方案、準(zhǔn)備檢驗設(shè)備和工具、安排檢驗人員等。2.物資到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)及時組織檢驗人員對物資進行檢驗和驗收。檢驗內(nèi)容應(yīng)包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量證明文件等方面。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，質(zhì)量部門應(yīng)按照規(guī)定進行抽樣檢驗或全檢，確保物資的質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商采取整改措施或更換物資。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并及時調(diào)整采購計劃，采取其他措施確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。（四）合同管理1.采購部門應(yīng)按照公司的合同管理辦法，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給相關(guān)部門進行評審。評審內(nèi)容應(yīng)包括合同條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。財務(wù)部門應(yīng)重點審核合同中的付款條款，確保公司的資金安全。質(zhì)量部門應(yīng)重點審核合同中的質(zhì)量條款，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。需求部門應(yīng)重點審核合同中的技術(shù)條款和交貨期條款，確保合同能夠滿足本部門的需求。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并按照合同約定進行跟蹤和管理。采購人員應(yīng)及時掌握供應(yīng)商的履行合同情況，如交貨期、質(zhì)量、付款等方面的情況。對于供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)的，采購部門應(yīng)及時采取措施，如催貨、索賠、解除合同等，維護公司的合法權(quán)益。（五）成本控制1.采購部門應(yīng)加強采購成本控制，在采購過程中，應(yīng)充分運用采購策略和談判技巧，與供應(yīng)商進行協(xié)商和談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條件。采購人員應(yīng)關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格的波動情況，合理安排采購時間，降低采購成本。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購成本的核算和分析，定期對采購費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)采購成本控制中存在的問題和不足，并提出改進措施和建議。財務(wù)部門應(yīng)建立采購成本考核制度，對采購部門的采購成本控制情況進行考核和評價，激勵采購部門不斷降低采購成本。3.公司應(yīng)鼓勵各部門積極參與采購成本控制工作，如提出合理化建議、優(yōu)化采購流程、開展集中采購等。對于在采購成本控制工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司應(yīng)給予相應(yīng)的獎勵。五、月度采購計劃的調(diào)整與變更（一）調(diào)整原則1.月度采購計劃的調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性、可行性的原則，確保調(diào)整后的采購計劃能夠更好地滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。2.月度采購計劃的調(diào)整應(yīng)盡量減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響，避免因調(diào)整計劃導(dǎo)致采購進度滯后、物資短缺或庫存積壓等問題。（二）調(diào)整情形1.因公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原采購計劃無法滿足需求的。2.因市場供應(yīng)情況發(fā)生重大變化，如供應(yīng)商停產(chǎn)、原材料價格大幅上漲等，導(dǎo)致原采購計劃無法實施的。3.因庫存狀況發(fā)生重大變化，如庫存物資短缺、庫存積壓等，需要對采購計劃進行調(diào)整的。4.因其他不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等，導(dǎo)致原采購計劃無法執(zhí)行的。（三）調(diào)整流程1.提出申請：需求部門或采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，填寫月度采購計劃調(diào)整申請表，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的采購計劃等信息，并提交給采購部門負責(zé)人。2.審核審批：采購部門負責(zé)人收到月度采購計劃調(diào)整申請表后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容應(yīng)包括調(diào)整的必要性、合理性、可行性等方面。審核通過后，月度采購計劃調(diào)整申請表應(yīng)提交給財務(wù)部門進行資金預(yù)算審核，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況和預(yù)算安排，對調(diào)整后的采購計劃資金預(yù)算進行審核。審核通過后，月度采購計劃調(diào)整申請表應(yīng)提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，對采購計劃調(diào)整申請進行最終審批。3.下達執(zhí)行：經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的月度采購計劃調(diào)整申請，由采購部門負責(zé)下達給相關(guān)的采購人員和供應(yīng)商，并組織實施采購工作。（四）變更管理1.采購合同簽訂后，如因特殊原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通和協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等信息，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。2.在簽訂合同變更協(xié)議前，采購部門應(yīng)將合同變更協(xié)議草案提交給相關(guān)部門進行評審。評審內(nèi)容應(yīng)包括合同變更條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。財務(wù)部門應(yīng)重點審核合同變更協(xié)議中的付款條款，確保公司的資金安全。質(zhì)量部門應(yīng)重點審核合同變更協(xié)議中的質(zhì)量條款，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。需求部門應(yīng)重點審核合同變更協(xié)議中的技術(shù)條款和交貨期條款，確保合同變更能夠滿足本部門的需求。3.采購合同變更協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，并按照合同變更協(xié)議約定進行跟蹤和管理。采購人員應(yīng)及時掌握供應(yīng)商的履行合同變更協(xié)議情況，如交貨期、質(zhì)量、付款等方面的情況。對于供應(yīng)商未按照合同變更協(xié)議約定履行義務(wù)的，采購部門應(yīng)及時采取措施，如催貨、索賠、解除合同等，維護公司的合法權(quán)益。六、月度采購計劃的總結(jié)與評估（一）總結(jié)內(nèi)容1.采購部門應(yīng)在每月末對月度采購計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括采購計劃的完成情況、采購物資的質(zhì)量情況、采購成本控制情況、采購進度跟蹤情況、合同管理情況等方面。2.采購部門應(yīng)分析采購計劃執(zhí)行過程中存在的問題和原因，如采購進度滯后、物資質(zhì)量不合格、供應(yīng)商違約、采購成本超支等，并提出相應(yīng)的改進措施和建議。（二）評估指標(biāo)1.采購計劃完成率：采購計劃完成率=實際采購數(shù)量/計劃采購數(shù)量×100%。采購計劃完成率應(yīng)達到[具體目標(biāo)值]以上，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。2.物資質(zhì)量合格率：物資質(zhì)量合格率=合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%。物資質(zhì)量合格率應(yīng)達到[具體目標(biāo)值]以上，確保采購物資的質(zhì)量符合公司的要求。3.采購成本節(jié)約率：采購成本節(jié)約率=（