智能識別合同管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同智能識別流程，提高合同管理效率，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.全面管理原則：涵蓋合同從洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程管理。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。4.智能高效原則：充分利用智能識別技術(shù)，提高合同管理的準(zhǔn)確性和效率。二、合同智能識別管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度及流程。2.組織開展合同智能識別系統(tǒng)的選型、建設(shè)和維護(hù)。3.對合同簽訂、履行等過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的洽談、起草、初審等工作。2.配合合同管理部門進(jìn)行合同智能識別系統(tǒng)的使用和數(shù)據(jù)錄入。3.按照合同約定履行義務(wù)，并及時(shí)反饋合同履行情況。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.對合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)收支的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助合同管理部門進(jìn)行合同款項(xiàng)的收付管理。三、合同智能識別系統(tǒng)建設(shè)（一）系統(tǒng)選型1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展趨勢，選擇具有先進(jìn)智能識別技術(shù)、穩(wěn)定性能和良好擴(kuò)展性的合同管理系統(tǒng)。2.對候選系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的功能測試、性能測試和安全測試，確保系統(tǒng)符合公司要求。（二）系統(tǒng)功能模塊1.合同模板管理：提供各類合同的標(biāo)準(zhǔn)模板，支持模板的定制和修改。2.智能識別：利用光學(xué)字符識別（OCR）、自然語言處理（NLP）等技術(shù)，對合同文本進(jìn)行自動識別和提取關(guān)鍵信息。3.風(fēng)險(xiǎn)評估：根據(jù)預(yù)設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則，對合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，提示潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。4.流程審批：實(shí)現(xiàn)合同審批流程的電子化管理，跟蹤審批進(jìn)度。5.合同歸檔：將合同電子文檔和相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲，便于查詢和檢索。6.統(tǒng)計(jì)分析：對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和分析圖表。（三）系統(tǒng)對接1.與公司現(xiàn)有辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互。2.確保系統(tǒng)接口的穩(wěn)定性和安全性，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。四、合同簽訂管理（一）合同洽談1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和商務(wù)洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。2.涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和論證。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求。2.合同文本應(yīng)語言規(guī)范、條款清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。（三）合同初審1.業(yè)務(wù)部門完成合同起草后，應(yīng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同條款的完整性、準(zhǔn)確性和合法性。2.初審?fù)ㄟ^后，將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門。（四）合同智能識別1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本后，利用智能識別系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵信息提取和風(fēng)險(xiǎn)評估。2.對識別出的關(guān)鍵信息進(jìn)行核對和補(bǔ)充，確保信息的準(zhǔn)確性。（五）合同審核1.法務(wù)部門對合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、有效性和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。2.財(cái)務(wù)部門對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)收支的合理性和合規(guī)性。3.其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核。（六）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。五、合同履行管理（一）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)按照合同約定及時(shí)履行義務(wù)，并跟蹤對方履行情況。2.合同管理部門定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，說明變更原因和內(nèi)容。2.經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，簽訂合同變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行管理。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，審核付款條件和金額。2.審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。（四）驗(yàn)收管理1.業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，確保對方履行義務(wù)符合合同要求。2.驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，并提交合同管理部門歸檔。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.利用合同智能識別系統(tǒng)和人工分析相結(jié)合的方式，對合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別。2.風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估。2.風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對策略。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本及相關(guān)附件等資料提交合同管理部門。2.合同管理部門對收到的檔案資料進(jìn)行核對和整理，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。2.對合同電子文檔進(jìn)行命名規(guī)范和存儲管理，便于查詢和檢索。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，定期對檔案進(jìn)行備份。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對各部門合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對違反合同管理制度的行為，責(zé)令限期糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理考核評價(jià)機(jī)制，對各部門合同管理工作進(jìn)行量化考核