國企臨時資料管理辦法一、使用背景在國企的日常運營中，臨時資料的管理至關(guān)重要。隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展和變化，各類臨時資料頻繁產(chǎn)生，如項目申報資料、會議籌備資料、突發(fā)事件處理資料等。這些資料不僅是工作開展的重要依據(jù)，還可能涉及到企業(yè)的合規(guī)性、決策支持以及知識傳承等方面。然而，目前在臨時資料管理方面，存在一些問題，如資料分散、整理不及時、存儲不規(guī)范、查閱困難等，導(dǎo)致工作效率低下，甚至可能引發(fā)潛在的風(fēng)險。因此，為了加強國企臨時資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本管理辦法。二、管理目標(biāo)1.確保臨時資料的及時收集、整理和歸檔，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.規(guī)范臨時資料的存儲和保管方式，便于查閱和使用，提高工作效率。3.加強對臨時資料的保密管理，防止資料泄露，保障企業(yè)的利益和安全。4.促進(jìn)臨時資料的有效利用，為企業(yè)的決策支持、業(yè)務(wù)發(fā)展和知識傳承提供有力保障。三、適用范圍本辦法適用于國企總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)在日常工作中產(chǎn)生的臨時資料的管理。四、職責(zé)分工1.資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)本部門臨時資料的收集、整理和初步審核工作。明確專人負(fù)責(zé)臨時資料的管理，確保資料的及時提交和規(guī)范整理。對臨時資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.資料管理部門負(fù)責(zé)制定和完善臨時資料管理的相關(guān)制度和流程。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門臨時資料的管理工作。集中存儲和保管臨時資料，建立資料檔案庫，確保資料的安全和有序存放。負(fù)責(zé)臨時資料的分類、編號、索引等工作，方便查閱和使用。3.保密管理部門負(fù)責(zé)制定和實施臨時資料的保密制度，明確保密責(zé)任和措施。對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的臨時資料進(jìn)行重點保密管理。定期對臨時資料的保密情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理保密隱患。4.使用部門根據(jù)工作需要，及時向資料管理部門查閱和借用臨時資料。在使用完畢后，按時歸還資料，并確保資料的完好無損。對查閱和借用的臨時資料負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。五、臨時資料的收集與整理1.收集要求資料產(chǎn)生部門應(yīng)在臨時資料形成后及時進(jìn)行收集，確保資料不遺漏。收集的臨時資料應(yīng)包括原件、復(fù)印件或電子文檔等，確保資料的完整性。對于重要的臨時資料，應(yīng)同時收集相關(guān)的背景信息、說明材料等，以便更好地理解和使用資料。2.整理要求資料產(chǎn)生部門應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對臨時資料進(jìn)行初步整理，如按照項目、時間、主題等進(jìn)行分類。對整理后的臨時資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。為每份臨時資料編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號、日期、來源、內(nèi)容摘要等信息，方便查閱。對臨時資料中的電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映資料的內(nèi)容和性質(zhì)。六、臨時資料的存儲與保管1.存儲方式臨時資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在企業(yè)的內(nèi)部服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限臨時資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和使用頻率等因素確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管的臨時資料，保管期限為1年至3年；中期保管的臨時資料，保管期限為3年至5年；長期保管的臨時資料，保管期限為5年以上。對于涉及企業(yè)重大決策、重要項目、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的臨時資料，應(yīng)長期保管。3.保管環(huán)境檔案庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等良好的環(huán)境條件，確保臨時資料的安全存放。定期對檔案庫進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能影響資料安全的問題。對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。七、臨時資料的查閱與借用1.查閱流程使用部門如需查閱臨時資料，應(yīng)填寫《臨時資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交給資料管理部門進(jìn)行審核，審核通過后，資料管理部門為其提供查閱服務(wù)。在查閱過程中，使用部門應(yīng)在指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出檔案庫。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.借用流程使用部門如需借用臨時資料，應(yīng)填寫《臨時資料借用申請表》，注明借用資料的名稱、編號、借用期限、歸還日期等信息。將申請表提交給資料管理部門進(jìn)行審核，審核通過后，資料管理部門與借用部門簽訂《臨時資料借用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借用部門在借用期限屆滿后，應(yīng)按時歸還借用的臨時資料。如因特殊原因需要延長借用期限，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱和借用記錄資料管理部門應(yīng)建立臨時資料查閱和借用記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱和借用的時間、人員、資料名稱、編號、查閱目的、借用期限、歸還日期等信息。定期對查閱和借用記錄進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、臨時資料的保密管理1.保密制度企業(yè)應(yīng)制定完善的臨時資料保密制度，明確保密責(zé)任和措施。對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的臨時資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、限制訪問、專人保管等措施。加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致資料泄露。2.保密措施在臨時資料的存儲和傳輸過程中，應(yīng)采取加密技術(shù)，確保資料的保密性。對涉及敏感信息的臨時資料，應(yīng)在紙質(zhì)檔案上加蓋保密標(biāo)識，并在電子文檔中設(shè)置訪問權(quán)限。嚴(yán)格限制臨時資料的查閱和使用范圍，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱和使用敏感信息。對離職員工，應(yīng)及時收回其手中的臨時資料，并進(jìn)行清查和銷毀，防止資料流失。九、臨時資料的清理與銷毀1.清理原則定期對臨時資料進(jìn)行清理，清理工作應(yīng)遵循“保留有用、銷毀無用”的原則。根據(jù)臨時資料的保管期限和實際使用情況，對已超過保管期限且不再具有使用價值的資料進(jìn)行清理。2.清理流程資料管理部門應(yīng)定期對臨時資料進(jìn)行清查，列出需要清理的資料清單。將清理清單提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式對于紙質(zhì)臨時資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。對于電子臨時資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。在銷毀臨時資料時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。銷毀完成后，應(yīng)填寫《臨時資料銷毀記錄》，記錄銷毀的時間、地點、資料名稱、編號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。十、監(jiān)督與檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對各部門臨時資料的管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。2.企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對臨時資料的管理情況進(jìn)行審計，