文件資料作廢管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保作廢文件資料得到妥善處理，防止其非預期使用或泄露，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及所有與公司有業(yè)務往來的外部合作單位涉及的各類文件資料的作廢管理。（三）定義1.文件資料：指公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種紙質、電子文檔，包括但不限于合同協(xié)議、規(guī)章制度、業(yè)務報表、技術文件、會議紀要等。2.作廢文件資料：因各種原因不再具有現行效力、已被新文件替代、已完成使命或失去保存價值的文件資料。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定、修訂和完善文件資料作廢管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一收集、整理和保管各部門提交的作廢文件資料，定期組織銷毀工作。3.對作廢文件資料的銷毀過程進行記錄，并歸檔保存銷毀記錄。（二）各部門1.負責本部門文件資料的清理和鑒定工作，及時將不再使用或已失效的文件資料提交給行政部門。2.配合行政部門做好作廢文件資料的銷毀工作，確保本部門提交的作廢文件資料得到妥善處理。3.在文件資料的流轉過程中，嚴格按照規(guī)定對作廢文件資料進行標識和管理，防止其誤流轉或泄露。（三）保密管理部門1.負責對涉及公司機密的作廢文件資料進行審查和監(jiān)督，確保其在銷毀過程中不發(fā)生泄密事件。2.對銷毀涉及機密的作廢文件資料的場所、方式等進行指導和檢查，確保銷毀工作符合保密要求。三、文件資料作廢的鑒定（一）定期鑒定1.行政部門每年定期組織各部門對本部門保存的文件資料進行全面清理和鑒定，確定哪些文件資料已不再具有現行效力或保存價值。2.鑒定工作應依據文件資料的時效性、準確性、完整性以及公司業(yè)務發(fā)展的需要等因素進行綜合判斷。（二）動態(tài)鑒定1.在文件資料的使用過程中，如發(fā)現文件資料存在以下情況之一，相關部門應及時將其鑒定為作廢文件資料：已被新的文件、法規(guī)、標準等替代，且原文件不再具有參考價值。所涉及的業(yè)務已結束，文件資料已完成使命。文件資料的內容存在錯誤、虛假或已不真實，無法作為有效依據。文件資料的保存期限已屆滿，且無繼續(xù)保存的必要。2.各部門在日常工作中發(fā)現上述情況時，應填寫《文件資料作廢鑒定表》，詳細說明文件資料的名稱、編號、形成時間、作廢原因等信息，并提交給行政部門。（三）鑒定結果審核1.行政部門收到各部門提交的《文件資料作廢鑒定表》后，應組織相關人員對鑒定結果進行審核。審核人員應包括行政部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及保密管理部門人員（如有需要）。2.審核人員應根據文件資料的實際情況，對鑒定結果進行認真審查，確保鑒定結果準確無誤。如發(fā)現鑒定結果存在疑問或不合理之處，應及時與相關部門溝通核實，并重新進行鑒定。四、作廢文件資料的標識與隔離（一）標識1.經鑒定為作廢的文件資料，應在其封面、首頁或顯著位置加蓋“作廢”印章，并注明作廢日期。2.對于電子文件資料，應在文件名前添加“[作廢]”字樣，并在文件屬性中注明作廢日期。3.如文件資料數量較多，不便逐一加蓋印章或添加標識的，可采用清單形式進行標識，清單應注明文件資料的名稱、編號、數量、作廢日期等信息，并與文件資料一同存放。（二）隔離1.作廢文件資料應與現行有效的文件資料分開存放，避免混淆。2.對于紙質作廢文件資料，應存放在專門的文件柜或存儲區(qū)域，并設置明顯的標識，防止誤取誤用。3.對于電子作廢文件資料，應存儲在專門的服務器或存儲介質中，并設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。五、作廢文件資料的處置（一）銷毀1.對于已確定作廢的文件資料，行政部門應定期組織銷毀工作。銷毀方式可根據文件資料的性質、數量等因素選擇合適的方式，如粉碎、焚燒、電子刪除等。2.對于涉及公司機密的作廢文件資料，應按照公司保密制度的要求進行銷毀。銷毀工作應在保密管理部門的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程中不發(fā)生泄密事件。3.在銷毀文件資料前，行政部門應填寫《文件資料銷毀申請表》，詳細說明文件資料的名稱、編號、數量、銷毀原因、銷毀方式等信息，并提交給行政部門負責人審批。經審批同意后，方可組織實施銷毀工作。4.銷毀過程中，應安排專人負責現場監(jiān)督，并對銷毀情況進行記錄。記錄內容應包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、文件資料名稱、編號、數量等信息。銷毀記錄應保存至少[X]年，以備查閱。（二）存檔1.對于部分具有一定參考價值的作廢文件資料，經行政部門負責人批準后，可進行存檔保存。存檔文件資料應按照公司檔案管理的要求進行整理和編號，并妥善保管。2.存檔的作廢文件資料應建立專門的目錄清單，注明文件資料的名稱、編號、形成時間、作廢原因、存檔日期等信息，以便于查詢和管理。（三）捐贈或出售1.對于一些不涉及公司機密且對外部單位可能具有一定價值的作廢文件資料，在確保不會對公司造成不利影響的前提下，經行政部門負責人批準后，可考慮捐贈或出售給相關單位。2.在捐贈或出售作廢文件資料時，應與接收單位簽訂相關協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保文件資料的合法使用和妥善處理。同時，應要求接收單位對文件資料的使用情況進行反饋，以便公司進行跟蹤和監(jiān)督。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對文件資料作廢管理情況進行審計，檢查各部門是否按照本辦法的要求對作廢文件資料進行標識、隔離、處置等管理工作，確保文件資料的安全和有效管理。（二）日常檢查行政部門應定期對各部門的文件資料作廢管理情況進行檢查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。檢查內容包括文件資料的標識情況、隔離情況、處置記錄等。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定，未對作廢文件資料進行妥善管理，導致文件資料非預期使用或泄露的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等，并要求其采取措施消除不良影響。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，還應承擔相應的賠償責任。七、培訓與宣傳（一）培訓行政部門應定期組織各部門相關人員進行文件資料作廢管理知識培訓，使員工了解文件資料作廢管理的重要性和相關規(guī)定，掌握正確的作廢文件資料處理方法和流程。培訓內容應包括本辦法的主要內容、文件資料鑒定方法、標識與隔離要求、處置方式等。（二）宣傳公司應通過內部公告、宣傳欄、電子郵件等方式，加強對文件資料作廢管理辦法的宣傳，提高員工對文件資料作廢管理工作的認識和重視程度，營造良好的管理氛圍。八、附則（一）解釋權本辦法由公司行政部門負責解釋。（二）修訂與