標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法發(fā)文一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.規(guī)范化原則。檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)方便公司/組織內(nèi)部各部門及人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行清理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱登記工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。4.本公司/組織召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本公司/組織干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號。對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目。對整理好的檔案進(jìn)行編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，從公司/組織的歷史發(fā)展、工作需要等方面綜合考慮檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價值。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合評估其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可執(zhí)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）外部人員查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫檔案查閱/借閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.外單位人員查閱或借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱或借閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.外單位人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，注明用途。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織所屬單位應(yīng)按照規(guī)定定期將本單位形成的檔案移交至公司/組織檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)編