合同管理辦法起草過程一、使用背景在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為公司開展各類業(yè)務(wù)活動的重要法律文件，其管理的規(guī)范性和有效性直接關(guān)系到公司的合法權(quán)益、經(jīng)濟利益以及業(yè)務(wù)的順利推進。隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大，合同數(shù)量日益增多，種類也愈發(fā)復(fù)雜，現(xiàn)有的合同管理方式逐漸暴露出一些問題，如合同審批流程不夠清晰、合同執(zhí)行跟蹤不到位、合同文檔管理混亂等，這些問題可能導(dǎo)致合同風(fēng)險增加，給公司帶來潛在的損失。為了加強合同管理，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本合同管理辦法。二、制定目的本合同管理辦法旨在規(guī)范公司合同管理流程，明確各部門在合同管理中的職責(zé)，加強合同從起草、審批、簽訂、履行到終止全過程的管理和監(jiān)督，確保合同的合法性、完整性和有效性，降低合同風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益和經(jīng)濟利益。三、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。四、基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同合法有效。2.全面管理原則：對合同全過程進行全面管理，涵蓋合同的各個環(huán)節(jié)，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、變更、解除等，確保合同管理無死角。3.分工負責(zé)原則：明確各部門在合同管理中的職責(zé)，實行分工協(xié)作、相互制約，確保合同管理工作的順利開展。4.防范風(fēng)險原則：加強合同風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同風(fēng)險，避免或減少公司損失。五、管理流程合同起草1.需求分析我們鼓勵業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，充分了解業(yè)務(wù)需求，明確合同目的、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等主要條款。例如，在涉及買賣合同時，要清楚貨物的規(guī)格、型號、交付時間和地點等細節(jié)，以便準(zhǔn)確起草合同。2.初稿擬定業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求分析的結(jié)果，負責(zé)起草合同初稿。起草過程中，應(yīng)使用規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的語言表述合同條款，避免歧義。同時，要確保合同條款符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的要求。3.內(nèi)部審核合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交給本部門負責(zé)人進行內(nèi)部審核。部門負責(zé)人要對合同的合法性、完整性、可行性等進行全面審查，提出修改意見，并確保合同內(nèi)容符合本部門的業(yè)務(wù)實際和公司整體利益。合同審核1.法務(wù)審核經(jīng)業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核通過的合同初稿，應(yīng)提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門從法律專業(yè)角度對合同條款進行審查，重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險防范等方面。例如，檢查合同是否存在違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的條款，是否對公司的潛在風(fēng)險進行了有效的防控。2.財務(wù)審核法務(wù)審核通過后，合同初稿流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門主要審核合同的價款、支付方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)安排合理、可行，符合公司的財務(wù)政策和預(yù)算要求。例如，審核付款條款是否有利于公司資金的合理安排，是否存在財務(wù)風(fēng)險。3.其他相關(guān)部門審核根據(jù)合同的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可能還需要提交給其他相關(guān)部門進行審核。如涉及技術(shù)合同，需技術(shù)部門審核技術(shù)條款的合理性和可行性；涉及重大項目合同，可能還需項目管理部門等進行審核。各相關(guān)部門應(yīng)從自身專業(yè)角度對合同條款進行審查，提出專業(yè)意見和建議。合同簽訂1.審核意見反饋與修改業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財務(wù)及其他相關(guān)部門的審核意見，對合同初稿進行修改完善。修改后的合同應(yīng)再次提交給各審核部門進行確認，確保審核意見得到充分落實。2.授權(quán)簽訂經(jīng)各部門審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)持有公司法定代表人簽署的授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán)。3.合同蓋章與存檔合同簽訂后，由專人負責(zé)加蓋公司公章或合同專用章，并按照公司檔案管理規(guī)定進行編號、存檔。合同原件應(yīng)妥善保管，確保合同的完整性和可追溯性。合同履行1.任務(wù)分配與跟蹤合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，將合同履行任務(wù)進行分解，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，并建立合同履行跟蹤機制。定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.溝通協(xié)調(diào)在合同履行過程中，如涉及與合同對方的溝通協(xié)調(diào)事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極主動與對方進行溝通，及時反饋合同履行情況，協(xié)商解決合同履行過程中出現(xiàn)的爭議和問題。對于重大事項或可能影響合同履行的問題，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.變更管理如合同履行過程中需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同變更流程，重新進行合同起草、審核、簽訂等手續(xù)。變更后的合同應(yīng)與原合同一并存檔，確保合同檔案的完整性。合同終止1.履行完畢終止合同按照約定履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對合同履行情況進行總結(jié)和評估，并辦理合同終止手續(xù)。2.提前終止如因不可抗力、對方違約等原因需要提前終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。同時，要對提前終止合同可能給公司帶來的影響進行評估，采取相應(yīng)的措施降低損失。3.合同終止后的清理合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理與合同相關(guān)的文件、資料、印章等，確保合同終止后的各項工作妥善處理。六、職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)合同的起草、談判、履行跟蹤等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際需求。2.對合同的合法性、完整性、可行性進行初步審查，并根據(jù)審核意見進行修改完善。3.及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，積極采取措施解決合同履行過程中的爭議和問題。法務(wù)部門1.從法律專業(yè)角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。2.為合同管理提供法律咨詢和指導(dǎo)，參與重大合同的談判和起草工作。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。財務(wù)部門1.審核合同的價款、支付方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)安排合理、可行。2.對合同履行過程中的財務(wù)收支情況進行監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正財務(wù)問題。3.參與合同糾紛的財務(wù)處理工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)和分析支持。其他相關(guān)部門根據(jù)合同的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，負責(zé)對合同相關(guān)條款進行專業(yè)審核，提出專業(yè)意見和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同管理工作。七、監(jiān)督與檢查1.公司建立合同管理監(jiān)督檢查機制，定期對合同管理工作進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂