日常采購管理管理辦法一、總則（一）目的為加強公司日常采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及日常物資采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過科學管理和有效運作，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與，杜絕暗箱操作。4.質量優(yōu)先原則：所采購物資應符合國家質量標準和公司實際需求，優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。5.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權限，避免多頭采購和管理混亂。二、采購管理職責分工（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.建立和維護供應商檔案，對供應商進行評估和管理，確保供應商的供貨能力和質量。4.負責采購物資的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應商溝通解決。5.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、付款等相關事宜。6.定期分析采購數(shù)據(jù)，總結采購工作經(jīng)驗教訓，提出改進采購管理的建議和措施。（二）需求部門職責1.根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等詳細信息。2.參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等工作，提供必要的技術支持和質量標準。3.負責對采購物資進行使用驗收，及時反饋物資使用過程中的問題和意見。（三）財務部門職責1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關，保障公司資金安全。3.按照合同約定及時辦理采購付款手續(xù)，對采購資金的支付進行監(jiān)控和管理。4.定期對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務數(shù)據(jù)支持。（四）質量部門職責1.制定采購物資的質量檢驗標準和驗收規(guī)范。2.參與采購物資的檢驗工作，對采購物資的質量進行嚴格把關，確保所采購物資符合質量要求。3.對采購物資質量問題進行調查和處理，提出改進措施和建議，防止不合格物資流入公司。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應于每月末根據(jù)本部門下月生產(chǎn)經(jīng)營任務和物資庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明所需采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到各需求部門的《采購申請表》后，進行匯總分析，結合公司庫存情況和市場供應狀況，編制次月《采購計劃》?！恫少徲媱潯窇鞔_采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容。3.對于臨時性、緊急性采購需求，需求部門應填寫《緊急采購申請表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報采購部門。采購部門應優(yōu)先安排緊急采購任務，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。（二）采購計劃的審批1.《采購計劃》和《緊急采購申請表》編制完成后，采購部門應提交給相關部門進行審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由財務部門負責人和采購部門負責人共同審批。采購金額在[X]元以上的，由公司分管領導審批。2.審批部門應重點審查采購計劃的合理性、必要性、資金預算等內(nèi)容，對不符合要求的采購計劃提出修改意見，采購部門應根據(jù)審批意見進行調整后重新提交審批。（三）采購計劃的執(zhí)行與調整1.采購部門應嚴格按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。在采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購計劃，采購部門應及時填寫《采購計劃變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，按照原審批流程進行審批。2.因市場價格波動、供應商供貨能力變化等原因需要調整采購數(shù)量或采購時間的，采購部門應及時與需求部門溝通協(xié)調，并根據(jù)實際情況對采購計劃進行相應調整。調整后的采購計劃應重新履行審批手續(xù)。四、供應商管理（一）供應商的選擇與評估1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.在選擇供應商時，采購部門應根據(jù)采購物資的特點和要求，制定供應商選擇標準。選擇標準應包括供應商的資質信譽、產(chǎn)品質量、價格優(yōu)勢、交貨期、售后服務等方面。3.采購部門應組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、生產(chǎn)設備、技術水平、人員素質等方面。根據(jù)評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。4.采購部門應定期對供應商進行重新評估，評估周期一般為[X]年。對于評估不合格的供應商，采購部門應及時暫停與其合作，并進行整改或淘汰處理。（二）供應商的分類管理1.根據(jù)供應商的綜合表現(xiàn)和合作情況，將供應商分為A、B、C三類。A類供應商：為公司提供重要物資，合作關系穩(wěn)定，產(chǎn)品質量優(yōu)良，價格合理，交貨及時，售后服務良好。B類供應商：為公司提供一般物資，合作關系較穩(wěn)定，產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等方面表現(xiàn)較好。C類供應商：為公司提供輔助物資，合作關系相對松散，產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等方面表現(xiàn)一般。2.對不同類別的供應商采取不同的管理策略。對于A類供應商，采購部門應與其建立長期穩(wěn)定的合作關系，給予一定的政策支持和優(yōu)惠待遇；對于B類供應商，采購部門應加強溝通與管理，定期進行評估和改進；對于C類供應商，采購部門應適當控制采購量，督促其提高產(chǎn)品質量和服務水平。（三）供應商的激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵。獎勵方式包括增加采購量、優(yōu)先付款、授予榮譽稱號等。2.建立供應商約束機制，對違反合同約定或出現(xiàn)質量問題的供應商進行處罰。處罰方式包括扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。3.采購部門應與供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權利和義務，以及違約責任等內(nèi)容。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定對供應商進行管理和監(jiān)督。五、采購流程管理（一）采購申請各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明所需采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交給采購部門?！恫少徤暾埍怼窇?jīng)部門負責人簽字確認。（二）采購審批采購部門收到各需求部門的《采購申請表》后，進行匯總分析，結合公司庫存情況和市場供應狀況，編制《采購計劃》?！恫少徲媱潯窇峤唤o相關部門進行審批，審批流程按照本辦法第三章第三節(jié)的規(guī)定執(zhí)行。（三）供應商選擇與采購談判1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃，在供應商信息庫中選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《采購詢價單》?！恫少徳儍r單》應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到《采購詢價單》后，應在規(guī)定時間內(nèi)回復報價。采購部門對各供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、產(chǎn)品質量可靠、交貨期滿足要求的供應商進行采購談判。3.采購部門組織相關部門與選定的供應商進行采購談判，談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、質量標準、交貨期、售后服務、付款方式等方面。談判過程中，應做好記錄，形成《采購談判記錄》。（四）合同簽訂1.采購談判達成一致意見后，采購部門應與供應商簽訂《采購合同》?！恫少徍贤窇鞔_雙方的權利和義務，以及產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.《采購合同》簽訂前，應提交給財務部門和法務部門進行審核。財務部門重點審核合同中的付款條款，確保公司資金安全；法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險。審核通過后，由采購部門負責人簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購部門按照《采購合同》約定，及時向供應商下達《采購訂單》，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。2.供應商應按照《采購訂單》要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達公司指定地點。采購部門應及時跟蹤貨物運輸情況，確保貨物按時到貨。3.貨物到貨后，采購部門應通知質量部門、需求部門等相關人員共同進行驗收。驗收人員應按照合同約定和質量標準對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行檢驗，填寫《采購物資驗收單》。4.驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。如因供應商原因造成的損失，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）付款管理1.采購物資驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，填寫《付款申請單》，提交給財務部門。《付款申請單》應注明采購合同編號、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并附上《采購合同》、《采購訂單》、《采購物資驗收單》等相關憑證。2.財務部門收到《付款申請單》后，應按照合同約定和公司財務制度進行審核。審核通過后，報公司領導審批。審批通過后，財務部門按照規(guī)定的付款方式和時間向供應商支付貨款。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場價格波動和供應情況，建立市場價格預警機制，及時調整采購計劃和采購策略。與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低因供應商壟斷或供應中斷帶來的風險。2.供應商風險應對措施：加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和信用評級。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，以及違約責任等內(nèi)容。建立供應商應急管理機制，在供應商出現(xiàn)突發(fā)情況時，能夠及時調整采購渠道，確保物資供應不受影響。3.質量風險應對措施：嚴格按照質量標準進行采購物資的檢驗和驗收，加強對采購物資質量的全過程監(jiān)控。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和賠償方式。對出現(xiàn)質量問題的供應商，及時采取處罰措施，并要求其限期整改。4.合同風險應對措施：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方的權利和義務，及時處理合同變更、違約等問題。建立合同糾紛處理機制，妥善解決合同糾紛，維護公司合法權益。5.付款風險應對措施：加強對采購付款的審核和監(jiān)控，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。嚴格按照合同約定的付款方式和時間支付貨款，避免提前付款或逾期付款帶來的風險。建立供應商信用檔案，對信用不良的供應商采取謹慎付款措施。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購成本是否合理等。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反采購管理規(guī)定的行為，應按照公司