文件資料印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件資料與印章的管理，確保公司文件資料的安全、完整與有效利用，規(guī)范印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的文件資料與印章管理工作。（三）管理原則1.合法性原則：文件資料與印章的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保文件資料的存儲(chǔ)安全和印章的使用安全，防止文件資料丟失、損壞、泄露以及印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：建立健全文件資料與印章管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任性原則：明確各部門(mén)和人員在文件資料與印章管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、文件資料管理（一）文件資料分類(lèi)1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.人事文件：?jiǎn)T工檔案、勞動(dòng)合同、考勤記錄、薪酬福利文件等。6.其他文件：如會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、宣傳資料、往來(lái)信函等。（二）文件資料的起草與審核1.文件資料的起草由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、表述清晰，符合公司的政策和業(yè)務(wù)要求。2.重要文件資料在起草完成后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，涉及多個(gè)部門(mén)的文件資料還需相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，確保文件內(nèi)容的一致性和可行性。3.審核后的文件資料應(yīng)提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大文件資料需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。（三）文件資料的編號(hào)與登記1.為便于文件資料的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔，具有唯一性。2.文件資料在正式發(fā)布或歸檔前，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件名稱(chēng)、編號(hào)、起草部門(mén)、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期、密級(jí)等。（四）文件資料的印發(fā)與分發(fā)1.經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料由行政部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)確保文件格式規(guī)范、印刷清晰、數(shù)量準(zhǔn)確。2.文件資料印發(fā)后，由行政部門(mén)按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)确绞?。?duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行簽收登記，確保分發(fā)到位。（五）文件資料的歸檔與保管1.文件資料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔工作由各部門(mén)負(fù)責(zé)整理，定期移交至公司檔案室。2.檔案室應(yīng)建立完善的檔案管理制度，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)存放、編目造冊(cè)，便于查找和利用。3.文件資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。對(duì)于超過(guò)保管期限的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保文件資料的安全存儲(chǔ)。（六）文件資料的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件資料帶出檔案室。2.因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件資料損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（七）文件資料的保密與銷(xiāo)毀1.公司應(yīng)加強(qiáng)文件資料的保密管理，明確文件資料的密級(jí)劃分，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件資料采取嚴(yán)格的保密措施。2.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的文件資料，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件資料徹底銷(xiāo)毀，防止信息泄露。三、印章管理（一）印章種類(lèi)1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)的簽署，代表公司法定代表人的意志。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于公司簽訂各類(lèi)合同。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件的簽署和業(yè)務(wù)往來(lái)。（二）印章的刻制與啟用1.公司印章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位。刻制印章時(shí)，應(yīng)提供公司相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的樣式和規(guī)格進(jìn)行刻制。2.新印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱(chēng)、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、啟用日期等信息。3.印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)將印章的印模留存歸檔，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。（三）印章的保管1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管，合同專(zhuān)用章由業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，部門(mén)章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，不得隨意放置或交予他人代管。如因工作需要暫時(shí)離崗，應(yīng)將印章交予部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門(mén)、使用人、使用事由、文件名稱(chēng)等信息。（四）印章的使用1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行。使用人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、文件名稱(chēng)、使用部門(mén)、使用人等信息，并按照審批權(quán)限依次提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。2.審批通過(guò)后，印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與相關(guān)文件資料，確保使用事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。在確認(rèn)無(wú)誤后，方可在文件資料上加蓋印章，并在使用登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先行加蓋印章的，必須經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，并由印章保管人員對(duì)加蓋印章的紙張、合同等進(jìn)行編號(hào)登記，嚴(yán)格控制使用范圍。（五）印章的停用與銷(xiāo)毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布停用通知。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，由行政部門(mén)統(tǒng)一保管。對(duì)于失去使用價(jià)值的印章，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)組織專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保印章徹底銷(xiāo)毀，防止印章被非法使用。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立文件資料與印章管理監(jiān)督機(jī)制，由行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文件資料與印章管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.文件資料的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、借閱、保密與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.印章的刻制、啟用、保管、使用、停用與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.文件資料與印章管理相關(guān)制度的落實(shí)情況，包括人員培訓(xùn)、責(zé)任追究等。（三）問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，行政部門(mén)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定的流程起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管文件資料的。2.擅自擴(kuò)大文件資料查閱、借閱范圍或泄露文件資料機(jī)密的。3.未按照規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章被盜用、冒用或損壞的。4.未經(jīng)審批擅自使用印章或在違規(guī)文件資料上加蓋印章的。5.未按照規(guī)定進(jìn)行印章的刻制、啟用、停用與銷(xiāo)毀的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定損失或影響的，給予警告、罰款等處罰，并責(zé)令責(zé)任人采取措施挽回?fù)p失