泰安合同發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同與發(fā)票管理，規(guī)范合同簽訂、履行及發(fā)票開具、取得、保管等行為，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)活動中涉及的合同簽訂、履行以及發(fā)票的管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保合同與發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.全面管理原則涵蓋合同從簽訂前的審核、簽訂過程、履行直至終止的全過程，以及發(fā)票從開具、取得、傳遞到保管的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則注重防范合同與發(fā)票管理過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在合同與發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、獎懲分明。二、合同管理（一）合同簽訂前管理1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提出合同立項(xiàng)申請，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息。2.合同審核法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具要求等，確保合同財(cái)務(wù)安排合理。相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身職責(zé)對合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，如技術(shù)條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等。3.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，按照公司規(guī)定的審批流程提交審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署明確的審批意見。對于重大合同或涉及重大風(fēng)險(xiǎn)的合同，需經(jīng)公司管理層集體決策。（二）合同簽訂1.合同文本合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.簽約主體資格審查簽訂合同前，應(yīng)核實(shí)對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等信息。對于自然人，應(yīng)審查其身份證件；對于法人或其他組織，應(yīng)審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)文件，并留存復(fù)印件。3.授權(quán)代表簽字合同應(yīng)由雙方當(dāng)事人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。授權(quán)代表應(yīng)持有有效的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。（三）合同履行1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，及時(shí)掌握合同履行情況，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。2.變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的程序應(yīng)與原合同簽訂程序相同，同時(shí)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，做好相應(yīng)的記錄和調(diào)整。（四）合同終止1.終止條件合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除、因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致合同無法履行等情況下，合同終止。2.終止手續(xù)合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交付相關(guān)資料、辦理驗(yàn)收結(jié)算等。同時(shí)，應(yīng)將合同終止情況通知財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門。（五）合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.檔案整理與保管檔案管理部門應(yīng)對合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號，建立電子和紙質(zhì)檔案，妥善保管。合同檔案的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)按照公司檔案管理制度辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱或借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。查閱或借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失。三、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.開票依據(jù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供開票信息，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)開票信息開具發(fā)票。2.開票流程財(cái)務(wù)部門收到開票信息后，審核無誤后按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清楚，不得壓線、錯格。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給購買方，并做好交付記錄。（二）發(fā)票取得1.取得要求業(yè)務(wù)部門在采購商品、接受服務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動中，應(yīng)按照規(guī)定取得合法有效的發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合以下要求：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的開具期限內(nèi)取得。2.審核與傳遞業(yè)務(wù)部門取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。審核無誤后，將發(fā)票移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票審核臺賬，記錄發(fā)票的取得日期、發(fā)票號碼、開票內(nèi)容、金額、審核情況等信息。（三）發(fā)票保管1.保管責(zé)任財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、保管等事宜。2.保管措施發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票被盜、丟失、損毀。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號碼順序存放，建立發(fā)票登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的購入、發(fā)出、結(jié)存情況。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。（四）發(fā)票作廢與紅沖1.作廢條件發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，可以開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。2.作廢與紅沖流程發(fā)票作廢應(yīng)在開票當(dāng)月內(nèi)進(jìn)行，且發(fā)票各聯(lián)次應(yīng)齊全。作廢發(fā)票時(shí)，應(yīng)在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行作廢處理。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)先取得購買方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，然后根據(jù)信息表開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與信息表一一對應(yīng)。（五）發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防控1.風(fēng)險(xiǎn)識別財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，識別發(fā)票管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如發(fā)票真?zhèn)物L(fēng)險(xiǎn)、虛開發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)票開具不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對針對識別出的發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。如加強(qiáng)發(fā)票審核、建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、定期開展發(fā)票管理培訓(xùn)等，防范發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同與發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、發(fā)票開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)公司經(jīng)營管理需要或外部監(jiān)管要求，可開展合同與發(fā)票管理專項(xiàng)檢查，對特定項(xiàng)目或時(shí)間段的合同與發(fā)票管理情況進(jìn)行深入檢查。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教