武漢公章收回管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)武漢地區(qū)公章管理，規(guī)范公章的收回行為，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于武漢地區(qū)內(nèi)本公司/組織所有涉及公章使用與收回的相關(guān)事宜，包括但不限于公司總部、各分支機(jī)構(gòu)及下屬部門。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章收回管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障公章在收回過程中的安全性，防止公章信息泄露及不當(dāng)使用。3.責(zé)任明確原則明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，確保公章收回工作有序進(jìn)行，責(zé)任可追溯。二、公章定義及分類（一）公章定義本辦法所指公章是公司/組織以法定名稱制作，代表公司/組織行使職權(quán)，具有法律效力的印章。（二）公章分類1.公司/組織公章用于公司/組織各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司/組織的正式意志。2.法定代表人章由法定代表人個(gè)人使用，用于特定文件或業(yè)務(wù)場(chǎng)景的簽署。3.財(cái)務(wù)專用章專門用于財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章在簽訂各類合同、協(xié)議時(shí)使用，明確合同的法律效力。5.部門章各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、業(yè)務(wù)往來(lái)等。三、公章收回情形（一）正常業(yè)務(wù)變更1.公司/組織名稱變更因公司/組織發(fā)展需要，進(jìn)行名稱變更后，原公章需收回。2.經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整經(jīng)營(yíng)范圍發(fā)生重大調(diào)整，涉及到部分公章使用范圍變化，相應(yīng)公章進(jìn)行收回。3.組織架構(gòu)變動(dòng)如部門撤銷、合并等組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)部門章或涉及的其他公章進(jìn)行收回。（二）人員變動(dòng)1.法定代表人變更新法定代表人上任后，原法定代表人章收回。2.員工離職員工離職涉及到保管、使用的公章，需及時(shí)收回。3.崗位調(diào)動(dòng)員工崗位調(diào)動(dòng)不再負(fù)責(zé)原公章使用與保管工作，相應(yīng)公章收回。（三）公章?lián)p壞或遺失1.公章?lián)p壞公章出現(xiàn)磨損、損壞等情況，無(wú)法正常使用，需收回并按規(guī)定程序重新刻制。2.公章遺失公章遺失后，為防止風(fēng)險(xiǎn)，立即收回并啟動(dòng)掛失及后續(xù)處理程序。（四）其他情形1.業(yè)務(wù)終止某項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)束，不再需要使用相關(guān)公章，進(jìn)行收回。2.合作關(guān)系解除與合作方合作關(guān)系終止，涉及的用于合作事項(xiàng)的公章收回。四、公章收回流程（一）申請(qǐng)1.提出主體由涉及公章收回的相關(guān)部門或個(gè)人向公司/組織公章管理部門提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容詳細(xì)說(shuō)明公章收回的原因、涉及的公章類型及數(shù)量，并填寫《公章收回申請(qǐng)表》。（二）審批1.審批層級(jí)根據(jù)公章的重要程度和收回原因，由相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般公章收回申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要公章（如公司/組織公章）收回申請(qǐng)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)法定代表人審批。2.審批內(nèi)容審核申請(qǐng)?jiān)蚴欠窈侠砗弦?guī)，收回流程是否符合規(guī)定，確保公章收回必要性和安全性。（三）交接1.交接人員由公章管理部門安排專人與原公章保管人進(jìn)行交接。2.交接內(nèi)容核對(duì)公章數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，并在《公章交接清單》上詳細(xì)記錄。檢查公章使用記錄、審批文件等相關(guān)資料是否齊全。雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。（四）封存1.封存方式交接完成后，將收回的公章進(jìn)行妥善封存，可采用專用保險(xiǎn)柜、密封袋等方式，并注明封存日期、公章名稱等信息。2.封存地點(diǎn)選擇安全可靠的地點(diǎn)進(jìn)行封存，如公司/組織的檔案室、保險(xiǎn)柜存放室等。（五）備案1.備案部門公章管理部門將公章收回情況及時(shí)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行備案，備案信息包括收回時(shí)間、原因、涉及公章等。2.備案用途備案信息作為公司/組織公章管理檔案的重要組成部分，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。五、公章收回后的處理（一）保管1.保管期限收回的公章根據(jù)不同情況確定保管期限，一般為[X]年，重要公章保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)。2.保管責(zé)任明確專人負(fù)責(zé)保管收回的公章，確保保管期間公章安全，防止丟失、損壞或擅自使用。（二）銷毀1.銷毀情形對(duì)于已無(wú)使用價(jià)值、保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的公章，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程提出銷毀申請(qǐng)，填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀原因、公章情況等。經(jīng)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，可采用粉碎、熔毀等方式確保公章徹底銷毀。銷毀完成后，在《公章銷毀記錄》上記錄銷毀時(shí)間、方式、監(jiān)督人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（三）重新刻制1.刻制情形因公司/組織發(fā)展需要，原公章收回后需重新刻制的，按規(guī)定程序辦理。2.刻制流程申請(qǐng)：由相關(guān)部門或個(gè)人提出重新刻制申請(qǐng)，說(shuō)明刻制原因、公章規(guī)格等。審批：經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。備案：新刻制公章完成后，及時(shí)在公司/組織內(nèi)部備案，并將印模存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或公章管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章收回管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容檢查公章收回流程是否合規(guī)，審批手續(xù)是否齊全。核實(shí)公章交接記錄、封存情況及備案信息是否準(zhǔn)確完整。抽查收回公章的保管情況，確保安全。（二）外部審計(jì)1.審計(jì)頻率定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織公章管理及收回情況進(jìn)行審計(jì)，一般每年[X]次。2.審計(jì)內(nèi)容審查公章收回管理辦法的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作。評(píng)估公章收回管理對(duì)公司/組織運(yùn)營(yíng)的影響，提出改進(jìn)建議。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用、保管不當(dāng)或未按流程收回公章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，構(gòu)成違法