氣象記錄檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強氣象記錄檔案的科學(xué)管理，確保氣象記錄檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮氣象記錄檔案在氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及氣象記錄檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.真實性原則：氣象記錄檔案應(yīng)如實反映氣象觀測、預(yù)報、服務(wù)等業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的各類記錄，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照氣象業(yè)務(wù)的特點和規(guī)律，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施，確保氣象記錄檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作為宗旨，充分開發(fā)利用檔案資源，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的氣象記錄檔案管理辦法及相關(guān)制度。2.負責(zé)氣象記錄檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.組織開展氣象記錄檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。4.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進氣象記錄檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門氣象記錄檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的氣象記錄檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.積極支持檔案管理部門的工作，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理辦法，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度。2.負責(zé)氣象記錄檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的完整和安全。3.積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。4.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出合理的鑒定意見和建議。5.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的操作和維護，保證設(shè)備正常運行。6.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。7.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識、新技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)水平。三、氣象記錄檔案的收集（一）收集范圍1.氣象觀測記錄：包括地面氣象觀測、高空氣象觀測、氣象衛(wèi)星觀測、氣象雷達觀測等各類觀測數(shù)據(jù)及相關(guān)圖表、記錄簿等。2.氣象預(yù)報記錄：包括短期天氣預(yù)報、中期天氣預(yù)報、長期天氣預(yù)報、災(zāi)害性天氣預(yù)報等各類預(yù)報產(chǎn)品及相關(guān)分析資料、會商記錄等。3.氣象服務(wù)記錄：包括為政府部門、社會公眾、企業(yè)等提供氣象服務(wù)的各類報告、總結(jié)、反饋等資料。4.氣象科研記錄：包括氣象科研項目的立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等資料。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄：包括氣象業(yè)務(wù)計劃、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)考核、質(zhì)量控制等方面的文件資料。6.其他與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的記錄：如氣象儀器設(shè)備的采購、維修、校準(zhǔn)記錄，氣象站網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃、實施方案等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)氣象記錄檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的氣象記錄檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件形式的氣象記錄檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的存儲和備份。4.各部門應(yīng)定期對收集的氣象記錄檔案進行整理和初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案質(zhì)量符合要求后向檔案管理部門移交。（三）收集時間1.氣象觀測記錄應(yīng)在觀測任務(wù)完成后及時整理并移交，一般每月[X]日前完成上月觀測記錄的移交工作。2.氣象預(yù)報記錄應(yīng)在預(yù)報產(chǎn)品發(fā)布或會商結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交。3.氣象服務(wù)記錄應(yīng)在服務(wù)工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交。4.氣象科研記錄應(yīng)在科研項目結(jié)題或階段性成果完成后[X]個工作日內(nèi)移交。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時整理移交。四、氣象記錄檔案的整理（一）整理原則氣象記錄檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將每年的氣象記錄檔案分為若干類別。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進行分類。3.問題分類法：結(jié)合氣象業(yè)務(wù)的特點，按照氣象觀測、預(yù)報、服務(wù)、科研、業(yè)務(wù)管理等不同問題進行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對收集的氣象記錄檔案進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修復(fù)。2.編頁號：在每份文件的右上角或左上角編寫頁號，以便于統(tǒng)計和查找。3.編目：按照分類方案，對氣象記錄檔案進行編號，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、機構(gòu)、保管期限、起止卷號等信息。五、氣象記錄檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的氣象記錄檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、消防器材等。（二）保管期限1.氣象觀測記錄檔案的保管期限分為永久、長期和短期。其中，地面氣象觀測、高空氣象觀測等基礎(chǔ)觀測資料應(yīng)永久保存；氣象衛(wèi)星觀測、氣象雷達觀測等部分觀測資料可根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于[X]年；短期的氣象觀測數(shù)據(jù)備份可保存[X]年。2.氣象預(yù)報記錄檔案的保管期限一般為[X]年，重要的預(yù)報產(chǎn)品和相關(guān)資料可適當(dāng)延長保管期限。3.氣象服務(wù)記錄檔案的保管期限根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和重要程度確定，一般為[X]年[X]年。4.氣象科研記錄檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)科研項目的性質(zhì)和成果的重要性確定，一般為[X]年[X]年，重要的科研成果檔案應(yīng)永久保存。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄檔案的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定，一般為[X]年[X]年。（三）檔案保管制度1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.定期對氣象記錄檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，要定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.做好檔案庫房的安全防范工作，加強對防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。5.對超過保管期限的氣象記錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。六、氣象記錄檔案的利用（一）利用原則1.氣象記錄檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作的需要，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱氣象記錄檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱氣象記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案安全完整。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，可對氣象記錄檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、用途等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立氣象記錄檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。七、氣象記錄檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立氣象記錄檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責(zé)對氣象記錄檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)氣象記錄檔案的形成規(guī)律、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價值。2.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。失去保存價值的檔案包括：已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案；重復(fù)、無效或內(nèi)容不完整的檔案；與現(xiàn)行政策法規(guī)、業(yè)務(wù)工作無關(guān)的檔案等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對氣象記錄檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。3.對鑒定為失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。（四）銷毀方法1