模具采購對(duì)賬管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司模具采購對(duì)賬管理工作，確保采購信息準(zhǔn)確無誤，保障公司資金安全，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有模具采購項(xiàng)目的對(duì)賬管理工作，包括采購合同簽訂、執(zhí)行過程中的賬目核對(duì)及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)模具采購合同的起草、簽訂及執(zhí)行跟蹤。及時(shí)向供應(yīng)商傳遞采購需求、變更等信息。定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬溝通，收集相關(guān)對(duì)賬資料。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同中的付款條款、對(duì)賬流程等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容。依據(jù)采購合同和對(duì)賬結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理及資金支付。對(duì)采購對(duì)賬過程中的財(cái)務(wù)問題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.質(zhì)量部門參與模具到貨驗(yàn)收工作，對(duì)模具質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。及時(shí)反饋模具質(zhì)量問題，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。確保因質(zhì)量問題導(dǎo)致的扣款等事項(xiàng)在對(duì)賬中得到準(zhǔn)確處理。二、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于模具規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、對(duì)賬周期、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同中應(yīng)明確規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保在對(duì)賬過程中有據(jù)可依。對(duì)于付款方式，應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和供應(yīng)商信用狀況合理確定，避免因付款條款不清晰導(dǎo)致對(duì)賬糾紛。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立模具采購合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括訂單下達(dá)、交貨日期、驗(yàn)收情況、付款記錄等信息。2.定期跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)掌握模具生產(chǎn)、運(yùn)輸、到貨等環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施并記錄在案，作為對(duì)賬時(shí)的參考依據(jù)。三、對(duì)賬流程（一）對(duì)賬準(zhǔn)備1.采購部門在每個(gè)對(duì)賬周期開始前，應(yīng)整理本周期內(nèi)的采購訂單、收貨單、發(fā)票等相關(guān)資料，并進(jìn)行初步核對(duì)。確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商或相關(guān)部門溝通更正。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和財(cái)務(wù)核算要求，準(zhǔn)備好相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表，如應(yīng)付賬款明細(xì)、已付款記錄等，以便與采購部門提供的資料進(jìn)行核對(duì)。（二）對(duì)賬溝通1.采購部門應(yīng)按照合同約定的對(duì)賬周期，主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系，發(fā)送對(duì)賬函或通過其他雙方認(rèn)可的方式進(jìn)行對(duì)賬溝通。對(duì)賬函應(yīng)明確對(duì)賬期間、采購明細(xì)、金額、付款情況等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。2.供應(yīng)商收到對(duì)賬函后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)賬目，如有異議應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購部門溝通，并提供相關(guān)證明材料。采購部門應(yīng)及時(shí)對(duì)供應(yīng)商提出的異議進(jìn)行核實(shí)和處理，如屬于公司內(nèi)部流程問題導(dǎo)致的差異，應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決；如屬于供應(yīng)商原因?qū)е碌牟町?，?yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。（三）對(duì)賬結(jié)果確認(rèn)1.經(jīng)過雙方溝通和核實(shí)后，如對(duì)賬結(jié)果一致，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)在對(duì)賬函或確認(rèn)單上簽字蓋章，作為最終的對(duì)賬依據(jù)。2.如對(duì)賬結(jié)果存在差異，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行深入調(diào)查，分析差異原因。對(duì)于因質(zhì)量問題、數(shù)量不符、交貨延遲等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如扣除相應(yīng)款項(xiàng)、要求供應(yīng)商補(bǔ)貨或承擔(dān)違約責(zé)任等。在差異處理完畢后，重新進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)，確保雙方賬目清晰、準(zhǔn)確。四、賬目核對(duì)要點(diǎn)（一）數(shù)量核對(duì)1.采購訂單數(shù)量與收貨單數(shù)量應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保到貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，可能存在的原因包括運(yùn)輸損耗、供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤、驗(yàn)收過程中的計(jì)量誤差等。2.對(duì)于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨或換貨情況，應(yīng)在數(shù)量核對(duì)時(shí)予以明確記錄，并相應(yīng)調(diào)整采購數(shù)量和應(yīng)付賬款金額。（二）價(jià)格核對(duì)1.采購合同約定的價(jià)格與發(fā)票價(jià)格應(yīng)一致。如遇價(jià)格調(diào)整，采購部門應(yīng)及時(shí)獲取供應(yīng)商的價(jià)格變更通知，并確保財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.對(duì)于因市場(chǎng)波動(dòng)、原材料價(jià)格變化等原因?qū)е碌膬r(jià)格調(diào)整，應(yīng)按照合同約定的價(jià)格調(diào)整機(jī)制進(jìn)行操作，確保價(jià)格調(diào)整的合理性和合規(guī)性。在對(duì)賬時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)核對(duì)價(jià)格調(diào)整的依據(jù)和審批手續(xù)是否齊全。（三）質(zhì)量核對(duì)1.質(zhì)量部門應(yīng)依據(jù)合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨模具進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，對(duì)于檢驗(yàn)合格的模具，應(yīng)出具質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。2.在對(duì)賬過程中，應(yīng)根據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果對(duì)相關(guān)款項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整。如因質(zhì)量問題導(dǎo)致的扣款，應(yīng)在應(yīng)付賬款中予以扣除；如供應(yīng)商同意采取降價(jià)、補(bǔ)貨等方式解決質(zhì)量問題，也應(yīng)在對(duì)賬時(shí)明確記錄，并相應(yīng)調(diào)整賬目金額。（四）付款核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將采購合同中的付款記錄與實(shí)際付款情況進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，確保每一筆付款都有相應(yīng)的依據(jù)和審批手續(xù)。2.對(duì)于已付款項(xiàng)，應(yīng)在對(duì)賬函中明確標(biāo)注，并與供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)付款差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，可能存在的原因包括付款時(shí)間差異、銀行轉(zhuǎn)賬錯(cuò)誤、重復(fù)付款等。對(duì)于因付款問題導(dǎo)致的糾紛，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)可通過銀行等第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行核實(shí)。五、賬務(wù)處理（一）對(duì)賬無誤后的賬務(wù)處理1.采購部門將經(jīng)雙方確認(rèn)的對(duì)賬結(jié)果提交給財(cái)務(wù)部門后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)對(duì)賬結(jié)果及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。如確認(rèn)應(yīng)付賬款金額無誤，應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間安排進(jìn)行付款準(zhǔn)備。2.對(duì)于已到貨且驗(yàn)收合格、發(fā)票已收到的模具采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將采購成本計(jì)入相關(guān)資產(chǎn)或成本科目，并確認(rèn)應(yīng)付賬款。在付款時(shí)，沖減應(yīng)付賬款，同時(shí)記錄銀行存款等支付科目。（二）對(duì)賬差異的賬務(wù)調(diào)整1.如因?qū)~差異需要進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)差異原因和相關(guān)審批文件進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄處理。對(duì)于因數(shù)量差異導(dǎo)致的應(yīng)付賬款調(diào)整，應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量和合同價(jià)格計(jì)算調(diào)整金額；對(duì)于因價(jià)格差異導(dǎo)致的調(diào)整，應(yīng)按照調(diào)整后的價(jià)格與原價(jià)格的差額計(jì)算應(yīng)付賬款的增減額；對(duì)于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的扣款，應(yīng)直接沖減應(yīng)付賬款。2.在進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保調(diào)整依據(jù)充分、準(zhǔn)確，調(diào)整分錄清晰、規(guī)范，并及時(shí)更新相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表和賬目記錄，以便反映公司真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況和采購業(yè)務(wù)情況。六、檔案管理（一）采購合同檔案1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理和保管模具采購合同及相關(guān)附件，包括合同變更協(xié)議、補(bǔ)充條款等。合同檔案應(yīng)按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的完整性和可查閱性。2.合同檔案應(yīng)包含合同原件、審批文件、往來信函等資料，以便在對(duì)賬及后續(xù)的業(yè)務(wù)處理過程中作為重要的參考依據(jù)。對(duì)于涉及金額較大或重要的采購合同，應(yīng)進(jìn)行長期保存。（二）對(duì)賬資料檔案1.采購部門應(yīng)將每個(gè)對(duì)賬周期的對(duì)賬函、確認(rèn)單、差異分析報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等對(duì)賬資料進(jìn)行整理歸檔。對(duì)賬資料檔案應(yīng)按照對(duì)賬周期進(jìn)行分類，注明對(duì)賬期間、供應(yīng)商名稱等信息，便于查詢和追溯。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將與采購對(duì)賬相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等資料妥善保管，與采購部門的對(duì)賬資料相互印證，形成完整的采購對(duì)賬檔案體系。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)模具采購對(duì)賬管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購合同執(zhí)行情況、對(duì)賬流程的合規(guī)性、賬目核對(duì)的準(zhǔn)確性以及賬務(wù)處理的規(guī)范性等方面。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行責(zé)任追究。（二）考核機(jī)制1.建立模具采購對(duì)賬管理工作考核機(jī)制，對(duì)采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在對(duì)賬管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)可包括對(duì)賬及時(shí)率、對(duì)賬準(zhǔn)確率、合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商滿意度等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、導(dǎo)致對(duì)賬問題較多的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育或績效扣分等處罰。通過考核機(jī)制，激勵(lì)各部門積極履行職責(zé)，