影視公司發(fā)行合同管理辦法

一、總則1.目的為加強本影視公司發(fā)行合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司與各類客戶就影視發(fā)行相關(guān)業(yè)務(wù)所簽訂的各類合同，公司全體員工在涉及發(fā)行合同事宜時均應(yīng)遵守本辦法。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-效益性原則：以公司利益最大化為出發(fā)點，確保合同能為公司帶來良好的經(jīng)濟效益和社會效益。-平等自愿原則：在合同簽訂過程中，遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，尊重合作方意愿。-統(tǒng)一管理與分級負責(zé)相結(jié)合原則：公司對發(fā)行合同實行統(tǒng)一管理，各部門按職責(zé)分工對合同相關(guān)事項分級負責(zé)。4.企業(yè)文化體現(xiàn)本公司秉持創(chuàng)新、協(xié)作、卓越的企業(yè)文化。在發(fā)行合同管理中，鼓勵員工積極創(chuàng)新合作模式，通過部門間的緊密協(xié)作，追求合同執(zhí)行的卓越效果，為影視行業(yè)的發(fā)展貢獻力量。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.合同管理委員會-組成：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人等組成。-職責(zé)：審議重大發(fā)行合同；制定和調(diào)整合同管理的重大政策和策略；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭議和問題。2.法務(wù)部門-合同審核：對發(fā)行合同的合法性、合規(guī)性進行審核，審查合同條款是否存在法律風(fēng)險，提出修改意見。-法律支持：在合同履行過程中提供法律咨詢，處理與合同相關(guān)的法律糾紛，維護公司合法權(quán)益。-檔案管理：負責(zé)保管合同文本及相關(guān)法律文件，建立合同檔案管理制度。3.業(yè)務(wù)部門-合同發(fā)起：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，發(fā)起發(fā)行合同的簽訂流程，提供合同基本信息和業(yè)務(wù)背景資料。-談判與執(zhí)行：負責(zé)與客戶進行合同條款的談判，確保合同條款符合業(yè)務(wù)要求；負責(zé)合同的具體履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時反饋問題。-客戶溝通：保持與客戶的密切溝通，了解客戶需求和意見，維護良好的合作關(guān)系。4.財務(wù)部門-預(yù)算審核：對發(fā)行合同涉及的財務(wù)預(yù)算進行審核，評估合同對公司財務(wù)狀況的影響。-款項收付：負責(zé)合同款項的收付管理，監(jiān)督款項的到賬情況，及時與業(yè)務(wù)部門溝通。-財務(wù)分析：對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析，為公司決策提供財務(wù)方面的支持。三、管理流程1.合同簽訂流程-發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目進展，填寫合同發(fā)起審批表，詳細說明合同背景、合作方信息、合同主要條款等內(nèi)容，提交給法務(wù)部門。-審核：法務(wù)部門對合同文本進行法律審核，重點審查合同主體資格、條款合法性、違約責(zé)任等內(nèi)容。審核通過后，提交財務(wù)部門進行預(yù)算審核。財務(wù)部門審核合同涉及的費用、付款方式等財務(wù)條款，提出意見。-談判：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見，與客戶進行合同條款的談判。如涉及重大條款變更，需重新提交法務(wù)和財務(wù)部門審核。-審批：談判達成一致后，合同文本依次提交給業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)合同管理委員會審議通過。-簽訂：審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門將合同原件交法務(wù)部門存檔。2.合同履行流程-執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門按照合同約定，組織實施發(fā)行工作，確保各項工作按時、按質(zhì)完成。在履行過程中，及時向相關(guān)部門反饋合同執(zhí)行情況。-監(jiān)督：法務(wù)部門和財務(wù)部門對合同履行情況進行監(jiān)督。法務(wù)部門監(jiān)督合同履行是否符合法律規(guī)定和合同條款，財務(wù)部門監(jiān)督款項收付情況。-變更：如因特殊情況需要變更合同條款，由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，說明變更原因和內(nèi)容，經(jīng)法務(wù)、財務(wù)部門審核，按原審批流程進行審批后，與客戶簽訂變更協(xié)議。-終止：合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門提出終止申請，說明終止原因。法務(wù)部門審核是否符合合同終止條件，財務(wù)部門核實款項結(jié)算情況。經(jīng)審批后，辦理合同終止手續(xù)。3.合同結(jié)算流程-結(jié)算申請：業(yè)務(wù)部門在合同約定的結(jié)算節(jié)點，填寫結(jié)算申請單，提交財務(wù)部門。結(jié)算申請單應(yīng)包括合同基本信息、已完成工作量、結(jié)算金額等內(nèi)容。-審核：財務(wù)部門對結(jié)算申請進行審核，核對合同條款、工作量、發(fā)票等相關(guān)資料，確認結(jié)算金額的準確性。-付款：審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。如涉及客戶付款的，及時跟蹤款項到賬情況。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-要求客戶按照合同約定支付款項的權(quán)利：在客戶未按合同約定支付發(fā)行費用時，公司有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任。-對發(fā)行影片進行宣傳推廣的權(quán)利：根據(jù)合同約定，公司有權(quán)制定并實施影片的宣傳推廣方案，以提高影片的市場知名度和影響力。-監(jiān)督客戶履行合同義務(wù)的權(quán)利：公司有權(quán)對客戶在合同履行過程中的行為進行監(jiān)督，確?？蛻糇袷睾贤s定。2.公司義務(wù)-按照合同約定完成影片發(fā)行工作的義務(wù)：公司應(yīng)投入專業(yè)的資源和團隊，確保影片在約定的時間、范圍內(nèi)進行發(fā)行，達到合同約定的發(fā)行效果。-保護客戶商業(yè)秘密和影片相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的義務(wù)：公司在合同履行過程中，對客戶提供的商業(yè)秘密和影片的知識產(chǎn)權(quán)負有保密和保護義務(wù)，不得泄露或侵犯。-及時向客戶反饋發(fā)行工作進展的義務(wù)：定期向客戶匯報影片發(fā)行的工作進展、市場反饋等情況，保持與客戶的良好溝通。3.客戶權(quán)利-要求公司按照合同約定提供發(fā)行服務(wù)的權(quán)利：客戶有權(quán)要求公司按照合同約定的標準和流程，為影片提供優(yōu)質(zhì)的發(fā)行服務(wù)。-了解影片發(fā)行工作進展的權(quán)利：客戶有權(quán)定期了解公司對影片發(fā)行工作的進展情況，包括宣傳推廣活動、票房數(shù)據(jù)等信息。-對發(fā)行服務(wù)提出意見和建議的權(quán)利：客戶在合同履行過程中，有權(quán)對公司的發(fā)行服務(wù)提出合理的意見和建議，公司應(yīng)認真對待并及時反饋。4.客戶義務(wù)-按照合同約定支付發(fā)行費用的義務(wù)：客戶應(yīng)在合同約定的時間和方式下，足額支付發(fā)行費用。-提供真實、準確的影片相關(guān)資料的義務(wù)：客戶應(yīng)向公司提供影片的版權(quán)證明、內(nèi)容介紹等真實、準確的資料，確保發(fā)行工作的順利進行。-配合公司發(fā)行工作的義務(wù)：客戶應(yīng)配合公司開展宣傳推廣、影片排片等發(fā)行工作，提供必要的支持和協(xié)助。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對發(fā)行合同的簽訂、履行、結(jié)算等情況進行審計，檢查合同管理是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。-部門監(jiān)督：法務(wù)、財務(wù)等部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)對合同管理進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。-客戶反饋：鼓勵客戶對公司合同執(zhí)行情況進行反饋，公司對客戶反饋的問題進行調(diào)查和處理。2.獎勵機制-對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的員工進行表彰和獎勵：如成功防范重大合同風(fēng)險、為公司節(jié)約成本、通過創(chuàng)新合同模式為公司帶來顯著效益等情況，給予物質(zhì)獎勵和精神表彰。-對為公司合同管理工作提出合理化建議并被采納的員工進行獎勵：員工提出的建議有助于提高合同管理效率、降低風(fēng)險的，公司將給予一定的獎勵。3.懲罰機制-對違反合同管理規(guī)定的員工進行處罰：如未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂合同、未按合同約定履行職責(zé)、泄露合同機密等行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。-對因工作失誤導(dǎo)致公司遭受損失的員工進行責(zé)任追究：員工因疏忽大意、違規(guī)操作等原因，