文獻(xiàn)資源使用管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文獻(xiàn)資源的管理，規(guī)范文獻(xiàn)資源的使用行為，提高文獻(xiàn)資源的利用效率，保障公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門、員工對公司所擁有的各類文獻(xiàn)資源的使用管理。（三）基本原則1.合法性原則文獻(xiàn)資源的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得從事任何違法違規(guī)行為。2.規(guī)范性原則明確文獻(xiàn)資源的采購、存儲、借閱、歸還、查閱等各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保管理工作有序進(jìn)行。3.高效性原則優(yōu)化文獻(xiàn)資源的配置，提高其使用效率，以滿足公司不同部門和員工的工作需求。4.安全性原則保障文獻(xiàn)資源的安全，防止文獻(xiàn)資源的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文獻(xiàn)資源的范圍與分類（一）文獻(xiàn)資源范圍1.紙質(zhì)文獻(xiàn)：包括圖書、期刊、報紙、報告、手冊、檔案等。2.電子文獻(xiàn)：包括數(shù)據(jù)庫、電子圖書、電子期刊、電子文檔、多媒體資料等。3.其他文獻(xiàn)：如縮微制品、視聽資料等。（二）文獻(xiàn)資源分類1.根據(jù)學(xué)科領(lǐng)域分類：如自然科學(xué)、工程技術(shù)、社會科學(xué)、人文科學(xué)等。2.根據(jù)文獻(xiàn)類型分類：如圖書類、期刊類、報告類等。3.根據(jù)使用部門分類：如研發(fā)部門專用文獻(xiàn)、生產(chǎn)部門參考文獻(xiàn)、管理部門通用文獻(xiàn)等。三、文獻(xiàn)資源的采購（一）采購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需求，于每年年底前向文獻(xiàn)資源管理部門提交下一年度的文獻(xiàn)資源采購申請計劃。2.文獻(xiàn)資源管理部門匯總各部門的采購申請計劃后，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和預(yù)算安排，制定公司年度文獻(xiàn)資源采購計劃。（二）采購渠道選擇1.優(yōu)先選擇正規(guī)的圖書供應(yīng)商、數(shù)據(jù)庫提供商等，確保所采購的文獻(xiàn)資源質(zhì)量可靠、來源合法。2.對于重要文獻(xiàn)資源，可通過招標(biāo)、詢價等方式進(jìn)行采購，以獲取最優(yōu)的采購價格和服務(wù)。（三）采購流程1.文獻(xiàn)資源管理部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。2.供應(yīng)商按照訂單要求及時提供文獻(xiàn)資源，并將相關(guān)發(fā)票等憑證提交給文獻(xiàn)資源管理部門。3.文獻(xiàn)資源管理部門對采購的文獻(xiàn)資源進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量、版本等信息，確保與訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、文獻(xiàn)資源的存儲（一）存儲環(huán)境要求1.設(shè)立專門的文獻(xiàn)資源存儲場所，保持存儲場所的干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免文獻(xiàn)資源因環(huán)境因素受損。2.對于紙質(zhì)文獻(xiàn)，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)文獻(xiàn)的安全保存。3.對于電子文獻(xiàn)，應(yīng)建立完善的存儲系統(tǒng)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能，防止電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲方式1.紙質(zhì)文獻(xiàn)應(yīng)按照分類、編號等方式進(jìn)行上架存放，便于查找和管理。2.電子文獻(xiàn)應(yīng)按照存儲系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，方便檢索。（三）庫存管理1.定期對文獻(xiàn)資源的庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。2.對于長期未使用或損壞的文獻(xiàn)資源，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。五、文獻(xiàn)資源的借閱（一）借閱權(quán)限1.公司員工根據(jù)工作需要，可申請借閱公司文獻(xiàn)資源。2.不同崗位和級別的員工，借閱權(quán)限有所不同。例如，普通員工每次借閱數(shù)量一般不超過[X]本，借閱期限不超過[X]天；部門負(fù)責(zé)人借閱數(shù)量可適當(dāng)放寬至[X]本，借閱期限不超過[X]天等。具體借閱權(quán)限由文獻(xiàn)資源管理部門根據(jù)實際情況制定并公布。（二）借閱申請1.員工如需借閱文獻(xiàn)資源，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文獻(xiàn)的名稱、數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息。2.將借閱申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進(jìn)行審核并簽署意見。（三）借閱辦理1.借閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，員工持申請表到文獻(xiàn)資源管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文獻(xiàn)資源管理部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，為員工辦理文獻(xiàn)資源的借閱登記，并發(fā)放文獻(xiàn)資源。（四）借閱期限與續(xù)借1.員工應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還所借文獻(xiàn)資源。如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]天向文獻(xiàn)資源管理部門提出續(xù)借申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借，續(xù)借期限一般不超過[X]天。2.逾期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，文獻(xiàn)資源管理部門將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（五）歸還1.員工歸還所借文獻(xiàn)資源時，應(yīng)確保文獻(xiàn)資源的完整性，無損壞、缺頁等情況。2.文獻(xiàn)資源管理部門工作人員對歸還的文獻(xiàn)資源進(jìn)行驗收，驗收合格后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記記錄中注明歸還日期。六、文獻(xiàn)資源的查閱（一）查閱地點與方式1.設(shè)立專門的文獻(xiàn)資源查閱室，供員工查閱紙質(zhì)文獻(xiàn)。員工可在查閱室內(nèi)按照規(guī)定的流程查閱所需文獻(xiàn)。2.對于電子文獻(xiàn)，員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查閱。文獻(xiàn)資源管理部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和培訓(xùn)，確保員工能夠熟練使用電子文獻(xiàn)查閱系統(tǒng)。（二）查閱申請1.員工如需查閱文獻(xiàn)資源，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱文獻(xiàn)的名稱、查閱目的等信息。2.將查閱申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查閱申請進(jìn)行審核并簽署意見。（三）查閱辦理1.查閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，員工持申請表到文獻(xiàn)資源管理部門辦理查閱手續(xù)。2.文獻(xiàn)資源管理部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，為員工提供相應(yīng)的文獻(xiàn)資源查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（四）查閱限制1.涉及公司機密的文獻(xiàn)資源，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱。2.對于珍貴、稀缺的文獻(xiàn)資源，應(yīng)限制查閱人數(shù)和查閱時間，以確保文獻(xiàn)資源的安全和完整。七、文獻(xiàn)資源的使用規(guī)范（一）一般使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)文獻(xiàn)資源，不得在文獻(xiàn)資源上隨意涂寫、標(biāo)記、撕毀等。2.借閱的文獻(xiàn)資源應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.在查閱室內(nèi)查閱文獻(xiàn)時，應(yīng)保持安靜，遵守查閱室的各項規(guī)定。（二）特殊文獻(xiàn)資源使用規(guī)范1.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的文獻(xiàn)資源，如專利文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)論文等，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自復(fù)制、傳播、使用。2.對于內(nèi)部資料性文獻(xiàn)資源，員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的范圍和方式使用，不得對外泄露。八、文獻(xiàn)資源的維護(hù)與更新（一）維護(hù)1.定期對文獻(xiàn)資源進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理文獻(xiàn)資源存在的問題，如紙質(zhì)文獻(xiàn)的破損修復(fù)、電子文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)更新等。2.對文獻(xiàn)資源的存儲設(shè)備、查閱系統(tǒng)等進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運行。（二）更新1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)動態(tài)，及時更新文獻(xiàn)資源。對于時效性較強的文獻(xiàn)資源，如期刊、報告等，應(yīng)定期進(jìn)行補充和更新。2.關(guān)注文獻(xiàn)資源的版本更新情況，及時替換舊版本的文獻(xiàn)資源，確保公司所擁有的文獻(xiàn)資源具有較高的時效性和準(zhǔn)確性。九、文獻(xiàn)資源的安全管理（一）安全制度1.建立健全文獻(xiàn)資源安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對文獻(xiàn)資源采購、存儲、借閱、查閱等各個環(huán)節(jié)的安全管理。2.對涉及文獻(xiàn)資源安全的崗位和人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。（二）安全措施1.加強對文獻(xiàn)資源存儲場所的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.對電子文獻(xiàn)資源采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)泄露。3.定期對文獻(xiàn)資源進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。（三）應(yīng)急處理1.制定文獻(xiàn)資源安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、被盜、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理流程和措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保能夠及時、有效地處理文獻(xiàn)資源安全事故。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文獻(xiàn)資源管理部門定期對各部門文獻(xiàn)資源的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文獻(xiàn)資源的采購計劃執(zhí)行情況、借閱歸還情況、查閱記錄情況、使用規(guī)范遵守情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門和員工提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文獻(xiàn)資源使用管理情況納入公司員