小公司行政費(fèi)用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政費(fèi)用管理，規(guī)范行政費(fèi)用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政費(fèi)用方面的支出管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：行政費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，優(yōu)化資源配置，提高行政費(fèi)用使用效率，杜絕浪費(fèi)。3.規(guī)范透明原則：行政費(fèi)用的支出應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，做到流程規(guī)范、賬目清晰、公開透明。4.監(jiān)督考核原則：建立健全行政費(fèi)用監(jiān)督考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用支出的監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。二、行政費(fèi)用分類及定義（一）辦公費(fèi)用指公司日常辦公所需的文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本等消耗性辦公用品的購(gòu)置費(fèi)用。（二）通訊費(fèi)用包括公司固定電話、移動(dòng)電話的月租費(fèi)、通話費(fèi)、短信費(fèi)，以及網(wǎng)絡(luò)寬帶費(fèi)等。（三）差旅費(fèi)員工因公務(wù)出差所發(fā)生的交通費(fèi)用（飛機(jī)票、火車票、汽車票等）、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼、市內(nèi)交通費(fèi)用等。（四）業(yè)務(wù)招待費(fèi)公司因業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的招待客戶的餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、禮品費(fèi)、娛樂費(fèi)等。（五）車輛費(fèi)用涵蓋公司車輛的購(gòu)置費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、維修費(fèi)用、燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等。（六）會(huì)議費(fèi)用組織召開各類會(huì)議所產(chǎn)生的場(chǎng)地租賃費(fèi)用、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等。（七）培訓(xùn)費(fèi)用員工參加外部培訓(xùn)或內(nèi)部培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)課程費(fèi)用、培訓(xùn)教材費(fèi)用、培訓(xùn)師資費(fèi)用、交通及住宿費(fèi)等。（八）其他行政費(fèi)用除上述費(fèi)用外，其他與公司行政管理相關(guān)的費(fèi)用，如水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、清潔用品費(fèi)、綠植租擺費(fèi)等。三、費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門行政費(fèi)用預(yù)算草案，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)計(jì)支出金額及理由。2.行政部門負(fù)責(zé)匯總各部門預(yù)算草案，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，進(jìn)行綜合平衡和審核，編制公司年度行政費(fèi)用預(yù)算方案。3.年度行政費(fèi)用預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超預(yù)算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向行政部門提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)行政部門審核后報(bào)公司管理層審批。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并采取有效措施進(jìn)行糾正。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇國(guó)家政策調(diào)整、市場(chǎng)環(huán)境變化、公司業(yè)務(wù)拓展或其他不可抗力因素導(dǎo)致原預(yù)算無法執(zhí)行時(shí)，可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性和可行性原則，由相關(guān)部門提出調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)行政部門審核、公司管理層審批后執(zhí)行。四、費(fèi)用審批流程（一）辦公費(fèi)用1.辦公用品采購(gòu)由需求部門填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫(kù)存情況和實(shí)際需求進(jìn)行審核，如確需采購(gòu)，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商后，填寫《辦公用品采購(gòu)訂單》，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商開具發(fā)票，采購(gòu)人員填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)訂單、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。（二）通訊費(fèi)用1.員工因工作需要申請(qǐng)開通或變更通訊業(yè)務(wù)，應(yīng)填寫《通訊業(yè)務(wù)申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)事項(xiàng)、套餐內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門。2.行政部門根據(jù)公司通訊費(fèi)用管理規(guī)定進(jìn)行審核，報(bào)公司管理層審批。3.通訊費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算，員工每月憑通訊費(fèi)用發(fā)票和清單，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。（三）差旅費(fèi)1.員工因公務(wù)出差，應(yīng)提前填寫《出差申請(qǐng)表》，注明出差事由、目的地、出發(fā)時(shí)間、返回時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。2.出差人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的行程安排出差，如需變更行程，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人和行政部門報(bào)備。3.出差結(jié)束后，出差人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，附上出差申請(qǐng)表、機(jī)票、車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、市內(nèi)交通發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。4.差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分原則上不予報(bào)銷，特殊情況需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。（四）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.因業(yè)務(wù)需要招待客戶，應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表》，注明招待事由、招待對(duì)象、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。2.業(yè)務(wù)招待應(yīng)嚴(yán)格控制在審批額度內(nèi)，不得超標(biāo)準(zhǔn)招待。招待結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表、發(fā)票、消費(fèi)清單等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷應(yīng)注明招待對(duì)象、招待事由等詳細(xì)信息，以便審核。（五）車輛費(fèi)用1.車輛購(gòu)置由行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求提出申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。2.車輛保險(xiǎn)、保養(yǎng)、維修等費(fèi)用，由行政部門負(fù)責(zé)辦理，選擇合格的保險(xiǎn)公司和維修廠家，按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。經(jīng)辦人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上發(fā)票、維修清單、保險(xiǎn)單等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.車輛燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等，由駕駛員或相關(guān)使用人員填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上發(fā)票，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。行政部門應(yīng)定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，控制車輛使用成本。（六）會(huì)議費(fèi)用1.組織召開會(huì)議，主辦部門應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)批準(zhǔn)后，主辦部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等事項(xiàng)，并按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。經(jīng)辦人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上會(huì)議申請(qǐng)表、發(fā)票、費(fèi)用清單等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.會(huì)議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議組織和費(fèi)用管理。（七）培訓(xùn)費(fèi)用1.員工參加外部培訓(xùn)或內(nèi)部培訓(xùn)，由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要提出申請(qǐng)，填寫《培訓(xùn)申請(qǐng)表》，注明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)費(fèi)用等，經(jīng)公司管理層審批后安排參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)結(jié)束后，員工應(yīng)及時(shí)提交培訓(xùn)報(bào)告，并填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.行政部門應(yīng)建立員工培訓(xùn)檔案，對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估培訓(xùn)效果，為公司培訓(xùn)決策提供參考依據(jù)。（八）其他行政費(fèi)用1.水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、清潔用品費(fèi)、綠植租擺費(fèi)等其他行政費(fèi)用，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一結(jié)算和管理。經(jīng)辦人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上發(fā)票、費(fèi)用清單等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)其他行政費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制費(fèi)用支出，提高資源利用效率。五、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證要求1.所有費(fèi)用報(bào)銷必須提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票或其他合規(guī)憑證。發(fā)票應(yīng)注明公司名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.報(bào)銷憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得隨意涂改、刮擦。如有發(fā)票丟失等特殊情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)票手續(xù)或提供其他有效證明。（二）報(bào)銷期限1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)。2.對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷，出差人員應(yīng)在出差結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）報(bào)銷審批1.費(fèi)用報(bào)銷按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、合理性和完整性，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以退回。2.審批人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，不得拖延。如遇特殊情況需要延期審批，應(yīng)向報(bào)銷人說明原因。（四）報(bào)銷支付1.經(jīng)審批通過的費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度及時(shí)安排支付。支付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并及時(shí)通知報(bào)銷人。六、費(fèi)用控制與監(jiān)督（一）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政費(fèi)用的控制，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，合理安排各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支出不超預(yù)算。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出中的異常情況，并采取有效措施進(jìn)行控制和調(diào)整。（二）費(fèi)用監(jiān)督1.公司建立健全行政費(fèi)用監(jiān)督機(jī)制，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政費(fèi)用的支出進(jìn)行日常監(jiān)督和審核，定期檢查費(fèi)用報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行定期審計(jì)，檢查費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷流程的合規(guī)性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)行政費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向行政部門或財(cái)務(wù)部門舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。七、違規(guī)處理（一）對(duì)違反本制度規(guī)定，擅自超預(yù)算支