貧困生學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校貧困生檔案管理，規(guī)范貧困生信息收集、整理、保管、使用等工作流程，確保貧困生檔案真實(shí)、完整、有效，為學(xué)校貧困生資助工作提供準(zhǔn)確依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有貧困生檔案的管理，包括但不限于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定檔案、各類助學(xué)金申請(qǐng)檔案、勤工儉學(xué)相關(guān)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：貧困生檔案所記錄的信息必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況和個(gè)人實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋貧困生從申請(qǐng)到受助過(guò)程中的各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容全面。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)貧困生個(gè)人隱私，對(duì)檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、家庭詳細(xì)住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：所在年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等。（二）家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料1.家庭收入證明：如父母工作單位開具的收入證明、工資條、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等，以證明家庭經(jīng)濟(jì)來(lái)源及收入水平。2.家庭財(cái)產(chǎn)證明：房產(chǎn)證、車輛行駛證、存款證明等相關(guān)材料，反映家庭資產(chǎn)狀況。3.特殊困難證明：如低保證、殘疾證、重大疾病診斷書、受災(zāi)證明等，用于說(shuō)明家庭遭遇的特殊困難情況。（三）貧困生認(rèn)定材料1.貧困生認(rèn)定申請(qǐng)表：學(xué)生本人填寫的申請(qǐng)理由、家庭經(jīng)濟(jì)狀況說(shuō)明等內(nèi)容。2.班級(jí)民主評(píng)議記錄：記錄班級(jí)同學(xué)對(duì)申請(qǐng)貧困生資格學(xué)生的評(píng)議過(guò)程及結(jié)果。3.年級(jí)審核意見：年級(jí)對(duì)班級(jí)上報(bào)的貧困生名單進(jìn)行審核后的意見。（四）助學(xué)金申請(qǐng)材料1.助學(xué)金申請(qǐng)表：學(xué)生根據(jù)不同助學(xué)金項(xiàng)目要求填寫的申請(qǐng)表格，包括申請(qǐng)金額、資金用途等。2.助學(xué)金評(píng)定材料：如綜合測(cè)評(píng)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、社會(huì)實(shí)踐表現(xiàn)等，作為評(píng)定助學(xué)金的參考依據(jù)。3.公示材料：對(duì)擬獲得助學(xué)金學(xué)生名單進(jìn)行公示的相關(guān)記錄，包括公示時(shí)間、公示地點(diǎn)、公示結(jié)果等。（五）勤工儉學(xué)相關(guān)材料1.勤工儉學(xué)申請(qǐng)表：學(xué)生申請(qǐng)勤工儉學(xué)崗位的表格，注明申請(qǐng)崗位、工作時(shí)間、期望報(bào)酬等。2.勤工儉學(xué)崗位安排記錄：學(xué)校為學(xué)生安排勤工儉學(xué)崗位的相關(guān)信息，包括崗位名稱、工作內(nèi)容、工作時(shí)間、指導(dǎo)教師等。3.勤工儉學(xué)工作考核記錄：對(duì)學(xué)生勤工儉學(xué)工作表現(xiàn)的考核評(píng)價(jià)，如工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率等。（六）其他相關(guān)材料1.學(xué)生在校期間的獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)復(fù)印件：體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)和能力，可作為貧困生綜合評(píng)價(jià)的補(bǔ)充材料。2.學(xué)生參加社會(huì)公益活動(dòng)、志愿服務(wù)等證明材料：反映學(xué)生社會(huì)責(zé)任感和積極向上的精神風(fēng)貌。3.學(xué)校與貧困生及家長(zhǎng)溝通交流的記錄：如家訪記錄、電話溝通記錄、家長(zhǎng)會(huì)記錄等，有助于全面了解學(xué)生情況。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.學(xué)生申請(qǐng)：每學(xué)年開學(xué)初，符合貧困生認(rèn)定條件的學(xué)生向所在班級(jí)提交貧困生認(rèn)定申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料。2.班級(jí)初審：班級(jí)成立貧困生認(rèn)定評(píng)議小組，對(duì)申請(qǐng)學(xué)生的材料進(jìn)行初審，組織民主評(píng)議，確定班級(jí)貧困生推薦名單，并在班級(jí)內(nèi)進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，將推薦名單及相關(guān)材料上報(bào)年級(jí)。3.年級(jí)審核：年級(jí)對(duì)班級(jí)上報(bào)的貧困生名單及材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)學(xué)校學(xué)生資助管理部門。4.學(xué)校審定：學(xué)校學(xué)生資助管理部門對(duì)各年級(jí)上報(bào)的貧困生名單進(jìn)行匯總、審定，確定最終的貧困生名單，并建立貧困生檔案。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集：各班級(jí)輔導(dǎo)員、班主任及相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)督促貧困生提交各類檔案材料，確保檔案資料按時(shí)、完整收集。2.材料審核：對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保材料真實(shí)、有效、完整，不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回學(xué)生補(bǔ)充完善。3.分類整理：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核通過(guò)的材料進(jìn)行分類整理，確保同一類別材料集中存放，便于查找和管理。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.真實(shí)性原則：保持檔案材料的原始面貌，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。2.完整性原則：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、裝訂、編目等處理，保證檔案整齊、美觀、便于查閱。（二）整理方法1.材料排序：按照檔案內(nèi)容的先后順序，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行排序，一般為學(xué)生基本信息在前，家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料次之，貧困生認(rèn)定材料、助學(xué)金申請(qǐng)材料、勤工儉學(xué)相關(guān)材料及其他相關(guān)材料依次排列。2.材料編號(hào)：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、學(xué)生學(xué)號(hào)等信息，便于管理和查詢。例如，貧困生認(rèn)定檔案編號(hào)格式為：PGRD[年份][學(xué)生學(xué)號(hào)]，其中“PGRD”表示貧困生認(rèn)定檔案，[年份]為檔案建立年份，[學(xué)生學(xué)號(hào)]為學(xué)生個(gè)人學(xué)號(hào)。3.材料裝訂：將排序后的檔案材料用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。對(duì)于紙張較大或較多的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編目建冊(cè)：建立貧困生檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、檔案內(nèi)容清單等信息。根據(jù)檔案目錄，為每個(gè)貧困生建立檔案冊(cè)，將裝訂好的檔案材料放入檔案冊(cè)中，并在檔案冊(cè)封面注明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、檔案類別等信息。（三）歸檔要求1.集中存放：整理好的貧困生檔案應(yīng)集中存放在學(xué)校學(xué)生資助管理部門指定的檔案柜中，按照年級(jí)、班級(jí)順序排列，便于查找和管理。2.專柜專用：設(shè)立貧困生檔案專用柜，不得與其他檔案混合存放，確保檔案存放安全、有序。3.定期歸檔：每學(xué)期末，對(duì)本學(xué)期新增的貧困生檔案進(jìn)行集中歸檔，確保檔案資料及時(shí)、完整入庫(kù)。同時(shí)，對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案庫(kù)房管理：學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案存放方式：檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別、年份、年級(jí)、班級(jí)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、年級(jí)、班級(jí)等信息，以便快速定位。3.定期檢查：定期對(duì)貧困生檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、裝訂情況以及檔案存放環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（二）保密措施1.人員管理：參與貧困生檔案管理的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。工作人員不得擅自泄露貧困生檔案信息，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.環(huán)境管理：檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，避免檔案信息在查閱過(guò)程中被無(wú)關(guān)人員獲取。3.技術(shù)防范：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)貧困生檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。同時(shí)，對(duì)檔案查閱、借閱等操作進(jìn)行記錄，以便追溯和查詢。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：學(xué)校學(xué)生資助管理部門工作人員、年級(jí)輔導(dǎo)員、班主任因工作需要可查閱貧困生檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱：因特殊原因需要查閱貧困生檔案的校外單位或個(gè)人，須經(jīng)學(xué)校學(xué)生資助管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)出具單位介紹信或有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱貧困生檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校學(xué)生資助管理部門審批。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱借閱記錄對(duì)貧困生檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還時(shí)間等信息。查閱借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。七、檔案更新與動(dòng)態(tài)管理（一）定期更新1.每學(xué)年更新：每學(xué)年開學(xué)初，貧困生應(yīng)根據(jù)家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化情況，及時(shí)向?qū)W校提交家庭經(jīng)濟(jì)情況變更申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料。學(xué)校學(xué)生資助管理部門對(duì)貧困生檔案進(jìn)行更新，調(diào)整貧困生認(rèn)定等級(jí)及資助情況。2.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于貧困生在校期間家庭經(jīng)濟(jì)狀況發(fā)生重大變化的情況，如家庭成員突發(fā)重大疾病、家庭遭遇自然災(zāi)害等，學(xué)校應(yīng)及時(shí)了解情況，核實(shí)相關(guān)證明材料，并對(duì)貧困生檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，調(diào)整資助政策。（二）動(dòng)態(tài)管理機(jī)制1.信息跟蹤：學(xué)校建立貧困生信息跟蹤機(jī)制，定期與貧困生及家長(zhǎng)進(jìn)行溝通交流，了解學(xué)生學(xué)習(xí)、生活情況及家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化情況。同時(shí)，通過(guò)班級(jí)輔導(dǎo)員、班主任等渠道，及時(shí)掌握貧困生在校表現(xiàn)及受助情況。2.資助調(diào)整：根據(jù)貧困生家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化及在校表現(xiàn)情況，學(xué)校適時(shí)調(diào)整資助政策和資助金額。對(duì)于家庭經(jīng)濟(jì)狀況好轉(zhuǎn)不再符合貧困生條件的學(xué)生，及時(shí)停止相關(guān)資助；對(duì)于家庭經(jīng)濟(jì)狀況仍然困難且表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)生，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和資助傾斜。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.畢業(yè)離校：學(xué)生畢業(yè)離校后，其貧困生檔案在學(xué)校保存[X]年后，經(jīng)學(xué)校學(xué)生資助管理部門審核同意后，可進(jìn)行銷毀。2.重復(fù)或無(wú)效檔案：對(duì)于在檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重復(fù)、無(wú)效或不符合要求的檔案材料，經(jīng)核實(shí)后可及時(shí)銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：學(xué)校學(xué)生資助管理部門根據(jù)檔案銷毀條件，提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的類別、年份、數(shù)量等信息。2.審核批準(zhǔn)：檔案銷毀申請(qǐng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，