證券化貸款檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司證券化貸款檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保貸款檔案的完整性、準確性和安全性，為證券化業(yè)務提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開展的各類證券化貸款業(yè)務所涉及的檔案管理工作，包括但不限于基礎資產(chǎn)篩選、盡職調(diào)查、交易結構設計、文件簽署、存續(xù)期管理等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映證券化貸款業(yè)務的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集和整理業(yè)務過程中形成的各類文件資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、編號、裝訂等管理，保證檔案管理的標準化、規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善證券化貸款檔案管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各業(yè)務部門做好檔案的收集、整理、移交等工作。集中保管證券化貸款檔案，建立檔案索引和數(shù)據(jù)庫，提供檔案查詢、借閱等服務。定期對檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全和完整。2.業(yè)務部門負責本部門證券化貸款業(yè)務檔案的收集、整理、初步審核等工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。在業(yè)務辦理過程中，嚴格按照檔案管理要求形成和積累各類文件資料，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.風險管理部門參與證券化貸款檔案管理工作，對檔案中涉及風險評估、風險控制等方面的內(nèi)容進行審核。協(xié)助檔案管理部門對檔案進行定期檢查，確保檔案資料符合風險管理要求。4.法律合規(guī)部門對證券化貸款檔案管理工作進行法律合規(guī)審查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。提供法律專業(yè)支持，協(xié)助處理檔案管理過程中涉及的法律問題。二、檔案收集（一）收集范圍1.基礎資產(chǎn)相關資料，包括但不限于貸款合同、借款借據(jù)、還款記錄、抵押物清單、評估報告等。2.盡職調(diào)查資料，如盡職調(diào)查報告、財務審計報告、法律意見書、信用評級報告等。3.交易結構設計文件，包括交易合同、擔保協(xié)議、托管協(xié)議、服務協(xié)議等。4.證券發(fā)行文件，如招股說明書、募集說明書、評級公告、發(fā)行公告等。5.存續(xù)期管理資料，如資產(chǎn)監(jiān)控報告、現(xiàn)金流分析報告、信息披露文件等。6.其他與證券化貸款業(yè)務相關的文件資料，如會議紀要、工作底稿、往來函件等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務開展過程中及時收集相關文件資料，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.對于外部提供的文件資料，應要求提供方加蓋公章或簽字確認，并注明日期。3.收集的文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。4.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和可追溯性。電子文件的格式應符合公司統(tǒng)一要求，存儲介質(zhì)應安全可靠。（三）收集流程1.業(yè)務人員在完成相關業(yè)務操作后，應及時將形成的文件資料進行整理，并填寫《證券化貸款檔案收集清單》，詳細記錄文件資料的名稱、數(shù)量、形成日期等信息。2.業(yè)務部門負責人對收集的文件資料進行初步審核，確保資料齊全、真實、有效。審核通過后，在《證券化貸款檔案收集清單》上簽字確認，并將文件資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門收到業(yè)務部門移交的文件資料后，應進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與業(yè)務部門溝通解決。核對無誤后，辦理接收手續(xù)，并按照檔案管理要求進行編號、分類。三、檔案整理（一）分類標準1.按業(yè)務環(huán)節(jié)分類：可分為基礎資產(chǎn)篩選、盡職調(diào)查、交易結構設計、證券發(fā)行、存續(xù)期管理等類別。2.按文件性質(zhì)分類：可分為合同協(xié)議類、報告類、清單類、證明文件類、其他文件類等。3.按時間順序分類：按照文件資料形成的時間先后順序進行排列。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+業(yè)務類別+順序號”的格式。例如，2023年證券化貸款業(yè)務的基礎資產(chǎn)篩選檔案編號為“2023JC001”，其中“2023”表示年份，“JC”表示基礎資產(chǎn)篩選業(yè)務類別，“001”表示該類別下的順序號。2.同一業(yè)務環(huán)節(jié)的檔案編號應連續(xù)編排，不得有空號、重號現(xiàn)象。（三）裝訂要求1.對紙質(zhì)文件資料應進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.采用A4紙張規(guī)格，左側裝訂，裝訂厚度一般不超過2厘米。對于文件較多的可分冊裝訂，并在每冊封面注明冊數(shù)和總冊數(shù)。3.裝訂后的文件應在每頁的右上角或左上角編上頁碼，頁碼應連續(xù)、清晰。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應包括檔案編號、文件名稱、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。2.檔案目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，作為檔案檢索的依據(jù)。3.對電子文件應建立電子目錄，注明文件名稱、存儲位置、格式、日期等信息，并與紙質(zhì)目錄相對應。四、檔案保管（一）保管期限1.證券化貸款檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和相關法律法規(guī)要求確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為5年，適用于一些時效性較強、對后續(xù)業(yè)務影響較小的文件資料，如部分臨時性的工作底稿、往來函件等。3.中期保管期限為10年，適用于與證券化貸款業(yè)務的主要環(huán)節(jié)相關的文件資料，如盡職調(diào)查報告、交易合同、評級報告等。4.長期保管期限為15年以上，適用于涉及基礎資產(chǎn)權益、重要法律文件、存續(xù)期管理關鍵資料等具有重要保存價值的文件資料，如貸款合同、抵押物產(chǎn)權證書、資產(chǎn)監(jiān)控報告等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全保管。檔案應分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。定期對檔案進行檢查和盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文件進行集中存儲和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應具備文件上傳、下載、檢索、備份、權限控制等功能。對電子文件應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期根據(jù)文件的重要程度和變化頻率確定，一般每月或每季度進行一次全量備份，每天進行增量備份。嚴格控制電子檔案的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作電子檔案。對電子檔案的訪問和操作應進行記錄，以便追溯。（三）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。3.定期對庫房設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常、消防設施損壞等情況，應及時采取措施進行調(diào)整和修復。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，僅限于公司內(nèi)部業(yè)務需要，不得用于其他目的。3.在檔案利用過程中，應愛護檔案，不得對檔案進行涂改、損壞、丟失等行為。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因業(yè)務需要查閱檔案的，應填寫《證券化貸款檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外部查閱因監(jiān)管要求、司法調(diào)查等特殊原因需要外部機構查閱檔案的，應按照法律法規(guī)和監(jiān)管要求辦理相關手續(xù)。由公司法律合規(guī)部門或相關業(yè)務部門負責與外部機構溝通協(xié)調(diào)，并向檔案管理部門提供查閱申請函、授權委托書等文件。檔案管理部門對外部查閱申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。審批通過后，安排專人陪同外部人員查閱檔案，并對查閱過程進行全程記錄。外部查閱人員不得擅自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如需復制部分檔案內(nèi)容，應經(jīng)公司書面同意，并按照規(guī)定支付相關費用。（三）利用記錄1.對檔案查閱、借閱等利用情況應進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、歸還時間等信息。2.檔案利用記錄應妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致，以便日后查閱和追溯。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無法修復且已無利用價值的。3.經(jīng)公司內(nèi)部審計、法律合規(guī)等部門審核，確認檔案內(nèi)容涉及的業(yè)務已終結，且不存在法律糾紛或其他風險的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《證券化貸款檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將申請表提交公司內(nèi)部審計、法律合規(guī)等部門進行審核。審核部門應根據(jù)檔案管理規(guī)定和公司實際情況，對擬銷毀檔案進行認真審查，確保銷毀檔案符合銷毀條件。3.審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應